Электронные перевозочные документы: виды, полный перечень ЭПД и форматы в 2026 году

Про переход на электронную транспортную накладную (ЭТрН) мы пишем каждую неделю - но ЭТрН - это только один вид из целого списка, который закон объединяет термином «электронные перевозочные документы» (ЭПД). Разбираем, что входит в этот список целиком, что из него реально обязательно с 1 сентября 2026 года, а что можно пока не трогать.

Коротко: закон относит к ЭПД восемь видов документов - от ЭТрН и заявки на перевозку до путевого листа и экспедиторских документов, а также оставляет перечень открытым для новых видов. Обязательными с 1 сентября 2026 года для обычной автотранспортной компании становятся транспортная накладная, заказ (заявка) и, если компания работает как экспедитор, - экспедиторские документы. Форма путевого листа остаётся выбором компании, кроме перевозки маркируемых пива, сидра и спиртосодержащей непищевой продукции. Форматы утверждает ФНС отдельными приказами, каждый может охватывать сразу несколько видов.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Что закон считает электронными перевозочными документами (ЭПД)?

Коротко: перечень дан в п.27 ст.2 федерального закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» - восемь прямо названных видов, а не один ЭТрН, как чаще всего думают, и формулировка оставляет список открытым.

Термин «ЭПД» в разговоре почти всегда сужают до ЭТрН - мы сами подробно разбирали оформление ЭТрН на практике. Но юридически это собирательное понятие. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ изложил пункт 27 статьи 2 259-ФЗ в новой редакции, добавив в перечень электронные экспедиторские документы: теперь в списке восемь прямо названных видов - электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд, электронная сопроводительная ведомость, электронный договор фрахтования, электронный путевой лист, электронный заказ, электронная заявка и электронные экспедиторские документы, а закон прямо оставляет перечень открытым для «иных документов», для которых формирование в электронном виде и направление в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) предусмотрят отдельно. Тот же закон вводит электронную накладную для железнодорожных и электронную грузовую накладную для авиаперевозок - формально это тоже ЭПД, хотя и другой контур.

Важно не путать сам перечень с обязанностью применять каждый пункт из него. Закон определяет, какие документы вообще МОГУТ считаться ЭПД и попадать в государственную систему. А вот обязательность конкретного документа для конкретной компании - отдельный вопрос, который регулируют другие нормы того же 259-ФЗ и профильные приказы Минтранса. Дальше разбираем оба списка по отдельности: что входит в понятие и что реально обязательно с 1 сентября.

Какие документы из перечня ЭПД обязательны для автоперевозчика с 1 сентября 2026 года?

Коротко: для обычной коммерческой перевозки груза обязательны ЭТрН и заказ (заявка). Для компаний с функцией экспедитора - ещё и экспедиторские документы. Путевой лист, заказ-наряд, сопроводительная ведомость и договор фрахтования переходят в электронный вид по другим правилам, не по общему сроку 1 сентября.

Сводная таблица по всем восьми видам из перечня:

Основание для ЭТрН и заказа (заявки) - часть 1 и часть 5 статьи 8 259-ФЗ в редакции 140-ФЗ: обе нормы прямо говорят, что каждый формируется в электронном виде, а случаи, когда допустима бумага, определяет Минтранс. У экспедиторов - отдельная норма 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», тоже введённая 140-ФЗ: их документы формируются в электронном виде и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Чем ЭТрН отличается от остальных видов ЭПД?

Коротко: электронная транспортная накладная (ЭТрН) - самый массовый документ в этом списке, потому что оформляется на каждую перевозку груза. Остальные виды либо предшествуют ей (заказ, заявка), либо касаются не каждой компании (экспедиторские документы, фрахтование), либо вообще не обязательны по умолчанию (путевой лист).

Раз в неделю к нам приходит один и тот же вопрос: если компания уже настроила ЭТрН, нужно ли отдельно разбираться с остальными видами ЭПД? Смотря с какими. Заказ и заявку почти всегда оформляет тот же оператор, что и ЭТрН, - технически это часть одного процесса. А вот экспедиторские документы или путевой лист - это отдельные обязанности, которые не появляются автоматически вместе с ЭТрН. Полный разбор перехода на ЭТрН - кто подписывает, какие штрафы, как уложиться в сроки - в статье про ЭТрН с 1 сентября 2026.

Разбираем регуляторику перехода на электронные перевозочные документы каждую неделю - оставайтесь на связи, чтобы не собирать вручную новости по разным ведомствам.

Что такое электронный заказ и электронная заявка на перевозку?

Коротко: заказ и заявка фиксируют договорённость о перевозке до того, как груз тронется в путь. Формат утверждён приказом ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@ (версия 5.01) и действует до 01.09.2026, отдельно от формата электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Заказ и заявка технически устроены как два титула: первый (Т1) формирует грузоотправитель - что везти, в каком объёме, куда. Второй (Т2) - перевозчик, который подтверждает перевозку и указывает сведения о машине и водителе. Заказ-заявка не заменяет накладную - она предшествует ЭТрН, а не дублирует её. Мы подробно разбирали похожий по смыслу документ в статье про договор-заявку на перевозку груза.

Отдельно от заказа-заявки закон выделяет заказ-наряд - документ по договору фрахтования транспортного средства, а не конкретной перевозки груза. Формат заказ-наряда утверждён тем же приказом ФНС, что и формат ЭТрН (от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@), но по назначению это разные документы. Разница разобрана в статье про электронный заказ-наряд.

Какие документы должен перевести в электронный вид экспедитор?

Коротко: поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку. Форматы утверждены отдельным приказом ФНС от 28.04.2026, а регистрация экспедитора в реестре на платформе ГосЛог обязательна раньше остальных сроков - с 1 марта 2026 года.

Если компания работает не только как перевозчик, но и принимает на себя обязанности экспедитора по договору транспортной экспедиции, к ней применяется отдельный трек. 140-ФЗ добавил в 87-ФЗ норму: экспедиторские документы формируются в электронном виде и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), а случаи бумажной формы определяет тот же Минтранс, что и для транспортной накладной. Дата вступления в силу - та же, 1 сентября 2026 года: это прямо следует из части 4 статьи 5 140-ФЗ. Отдельным пакетом постановлений Правительство утвердило правила обмена электронными экспедиторскими документами, а также электронными накладными для железной дороги и авиаперевозок - в этот пакет электронная транспортная накладная (ЭТрН) не входит, у неё свои, более ранние правила обмена.

Форматы для всех трёх - поручения экспедитору, экспедиторской расписки и складской расписки - утверждены отдельным приказом ФНС, более поздним, чем формат ЭТрН. Мы подробно разбирали каждую из них отдельно: что такое экспедиторская расписка, как оформить электронное поручение экспедитору и когда нужна складская расписка.

Отдельно стоит запомнить более раннюю дату: регистрация экспедитора в реестре экспедиторов на платформе ГосЛог обязательна с 1 марта 2026 года - на полгода раньше, чем сама электронная форма документов. Кто именно обязан зарегистрироваться и как это сделать - в статье про реестр экспедиторов в ГИС ГосЛог.

Пока в компании одновременно есть рейсы с разным набором документов - где-то нужна только ЭТрН, где-то ещё и экспедиторские бумаги - легко упустить, какой рейс что требует. CARGO.RUN START не оператор ЭПД и не заменяет ГИС ЭПД, но держит заявки, контрагентов и закрывающие документы по каждому рейсу в одном месте, чтобы данные для оператора собирались из порядка, а не из разрозненных таблиц.

Путевой лист - это тоже ЭПД?

Коротко: формально да - путевой лист прямо назван в перечне ЭПД (п.27 ст.2 259-ФЗ). Но обязанность переводить его в электронный вид отдельная норма (ст.6 259-ФЗ) не меняет: форма остаётся на выбор компании. Исключение - перевозка маркируемых пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции: там с 1 сентября 2026 года нужен один электронный документ на выбор, электронная транспортная накладная (ЭТрН) или электронный путевой лист.

Путаница вокруг путевого листа - самая частая в этой теме, и у неё есть причина: документ одновременно упомянут в определении ЭПД и живёт по собственным, более старым правилам. Часть 2 статьи 6 закона № 259-ФЗ прямо говорит, что путевой лист оформляется на бумаге или в электронном виде - закон не обязывает выбрать именно эту форму. Возможность применять именно электронную форму появилась с 1 марта 2023 года - тогда вступили в силу поправки в 259-ФЗ, внесённые Федеральным законом от 06.03.2022 № 39-ФЗ; формат электронного путевого листа ФНС утвердила приказом от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ (вступил в силу 11 марта 2023 года), а само право выбора формы (часть 2 статьи 6) редакцией 140-ФЗ не менялось. Отдельное постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944 добавляет исключение только для перевозки маркируемых пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции: с 1 сентября 2026 года при такой перевозке нужен один из двух документов в электронном виде - ЭТрН или путевой лист, на выбор компании.

Практический вывод: если перевозчик и так уже перешёл на ЭТрН, путевой лист отдельно переоформлять ради этой категории грузов не требуется - обязанность закрывает любой из двух документов. Полный разбор путевого листа - виды, бланки, сроки хранения - в статье про электронные путевые листы с 2026 года, а сроки, на которые опираться при архиве, - в материале про срок хранения путевых листов.

Касаются ли автоперевозчика электронные накладные для железной дороги и авиаперевозок?

Коротко: нет, это отдельные контуры со своими форматами и своим кругом участников - железнодорожные перевозчики и авиакомпании соответственно, автотранспортной компании эти документы оформлять не нужно.

140-ФЗ ввёл обязательную электронную транспортную железнодорожную накладную (правка в устав железнодорожного транспорта) и обязательную электронную грузовую накладную для авиаперевозок (правка в Воздушный кодекс) - обе тоже направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), но по отдельным форматам и с отдельным кругом обязанных лиц. Для пассажирских документов на воздушном транспорте (билет, багажная квитанция) закон, наоборот, оставляет эту форму правом, а не обязанностью. Для владельца грузового автопарка эти два вида ЭПД - справочная информация, а не то, что придётся оформлять самому.

В каком формате подаются документы и кто утверждает эти форматы?

Коротко: форматы ЭПД утверждает ФНС отдельными приказами - один приказ может охватывать сразу несколько видов документов, единого ГОСТа нет. Передача идёт через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и только через аккредитованных Минтрансом операторов - напрямую подключиться к системе нельзя.

Обратите внимание на дату 01.09.2026 в верхних двух строках: формально действие текущих форматов ЭТрН и заказа-заявки заканчивается в тот же день, когда эти документы становятся обязательными для большинства перевозчиков. Летом 2026 года на федеральном портале проектов нормативных актов появился проект приказа ФНС о продлении действующего формата - но статус этого проекта на момент выхода статьи не финализирован, поэтому актуальный формат на дату после 1 сентября стоит уточнить у своего оператора ЭПД, а не полагаться на автоматическое продление.

Технические требования к информационным системам электронных перевозочных документов и правила представления сведений в ГИС ЭПД устанавливает отдельное постановление Правительства РФ от 03.03.2022 № 281. Реестр аккредитованных операторов ведёт Минтранс по приказу от 10.02.2022 № 40, а порядок включения и исключения из реестра - приказ от 25.05.2022 № 200. По данным Минтранса, с момента запуска ГИС ЭПД в 2022 году через систему прошло свыше 45 млн документов, к ней подключено более 25 тысяч компаний, а ежемесячный объём превышает 2,4 млн документов. Как выбрать оператора и на что смотреть при подключении - в справочнике реестр операторов ИС ЭПД, а пошаговый порядок регистрации - в инструкции регистрация в ГИС ЭПД.

Что остаётся на бумаге и после 1 сентября 2026 года?

Коротко: приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 даёт закрытый перечень из восьми случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумаге. Рядовая коммерческая перевозка груза внутри страны в этот перечень не попадает.

Перечень исключений:

1. Перевозки грузов военного назначения, где грузоотправитель или грузополучатель - Минобороны.
2. Перевозки для иностранного юрлица, сведения о котором не включены в реестр аккредитованных представительств.
3. Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.
4. Перевозки для физического лица - для личных, семейных, домашних нужд.
5. Технический сбой, который делает невозможным направление документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и зафиксирован государственной системой обнаружения компьютерных атак.
6. Отсутствие доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из отдельного перечня распоряжения Правительства РФ.
7. Перевозки, где грузоотправитель и грузополучатель - одно и то же лицо.
8. Перевозки драгоценных металлов и драгоценных камней.

Размер компании и вид груза (кроме двух специальных пунктов из списка) роли не играют - требование одинаково для парка из трёх машин и из трёхсот. Как собрать пакет документов на обычный рейс с учётом всех этих нюансов - в инструкции как сформировать пакет документов на рейс, а пошаговый план перехода целиком - в материале 8 шагов перехода на ЭТрН и ЭПД.

Статья - первый шаг. CARGO.RUN START ставит учёт автопарка, заявки и документы в одну систему и доводит до результата.

Попробовать бесплатно 14 дней →