Электронный заказ-наряд: как оформить и чем он отличается от ЭТрН

Каждую неделю разбираем документы государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), которые перевозчику предстоит вести в электронном виде, - электронную транспортную накладную (ЭТрН), путевые листы, электронный заказ-наряд и другие перевозочные документы. Подпишитесь, чтобы не пропустить, что меняется у вашей компании.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Что такое электронный заказ-наряд и чем он отличается от ЭТрН?

Коротко: заказ-наряд оформляет предоставление транспортного средства по договору фрахтования - отдельная сделка, не связанная с обычной перевозкой груза. ЭТрН, наоборот, документ именно договора перевозки груза. Путать их - частая ошибка.

Транспортная накладная и заказ-наряд закрывают разные договорные отношения. ЭТрН оформляют, когда компания везет груз по договору перевозки - самая массовая схема работы перевозчика: взяли груз у отправителя, довезли до получателя, подписали накладную. Заказ-наряд - документ другой сделки, договора фрахтования: заказчик (фрахтователь) арендует у перевозчика (фрахтовщика) транспортное средство с экипажем, а не заказывает перевозку конкретного груза из точки А в точку Б.

По смыслу заказ-наряд ближе к аренде транспорта с водителем, чем к перевозке: фрахтовщик предоставляет машину в распоряжение фрахтователя на условиях, оговоренных в документе, а как именно использовать транспортное средство внутри срока фрахтования - решает уже заказчик. Оба документа входят в один пакет электронных перевозочных документов (ЭПД) и в общую систему ГИС ЭПД - государственной информационной системы электронных перевозочных документов. Но правоотношения у них разные, поэтому на одну и ту же перевозку их обычно не оформляют вместе - берут только один из двух, в зависимости от того, по какому договору идет работа.

Если ЭТрН для компании - тема новая, начните с материала «Электронная транспортная накладная (ЭТрН) для транспортной компании: как перейти в 2026 без штрафов»: он закрывает переход на уровне всей компании, а не одного документа.

В каких случаях вообще нужен заказ-наряд, а не ЭТрН?

Коротко: заказ-наряд оформляют только в двух случаях - если груз сопровождает представитель грузовладельца или если по грузу не ведется учет товарно-материальных ценностей. Для типовой грузоперевозки транспортной компании с парком 6-10 машин, где груз идет по накладной, он обычно не нужен.

Правило закреплено в статье 18 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ) и продублировано в Правилах перевозок грузов автомобильным транспортом - постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 №2200:

«Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляются транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования»

• Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, п. 15, https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_371981/709faf31f25a19c4659e7d4f35aba786f36bcb70/

Два условия альтернативные, а не совместные: достаточно одного из них, чтобы сделка перешла в формат фрахтования и потребовала заказ-наряд вместо накладной. Если ни один сценарий к перевозке не относится - учет товара ведется обычным порядком, а представитель грузовладельца в рейсе не участвует, - оформляется стандартная транспортная накладная, и заказ-наряд компании вообще не понадобится.

На практике для транспортной компании с парком 6-10 машин, которая возит грузы по обычным заявкам от клиентов и принимает их по накладной, заказ-наряд - редкий документ. Он актуальнее для нишевых сценариев: предоставление машины с водителем в распоряжение заказчика, перевозка со своим представителем грузовладельца в кабине или рейсы, где груз физически не проходит через складской учет.

Заказ-наряд и заказ-заявка - это один и тот же документ?

Коротко: нет, это два разных документа. Заказ-заявка - способ заключить обычный договор перевозки груза, а заказ-наряд - форма договора фрахтования, то есть предоставления транспортного средства в распоряжение заказчика. У них разная правовая основа, разные приказы ФНС на электронный формат и разные правила заполнения - путать их не стоит.

Похожие названия - частый источник путаницы. Заказ или заявка - это способ, которым перевозчик принимает к исполнению обычную перевозку груза: если у сторон есть рамочный договор на организацию перевозок, оформляется заявка, если нет - заказ. Формат электронного заказа и заявки утвердил отдельный приказ ФНС от 13.02.2023 №ЕД-7-26/108@.

Заказ-наряд - документ другой правовой природы, договора фрахтования, и его электронный формат утвердил другой приказ ФНС - от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065@. Тот же приказ, кстати, утвердил форматы ЭТрН и электронной сопроводительной ведомости - все три документа готовили и запускали в системе ГИС ЭПД одним пакетом. Похожая логика и у еще одного документа из пакета ЭПД - электронного поручения экспедитору: он тоже актуален только для перевозчиков, которые работают как экспедиторы, и живет по своему приказу Минтранса, не пересекаясь напрямую с заказ-нарядом.

Хотите собрать систему целиком? Заказ-наряд - лишь один документ из большого пакета перевозочных бумаг, которые компании предстоит вести в электронном виде. CARGO.RUN START дает транспортной компании единое место для рейсов, документов и учета - вместо набора разрозненных сервисов под каждый тип документа. Попробовать 14 дней бесплатно.

Каким законом введен электронный заказ-наряд?

Коротко: понятие электронного заказ-наряда ввел в Устав автомобильного транспорта Федеральный закон от 02.07.2021 №336-ФЗ, бумажную форму утвердило постановление Правительства №2200, а XML-формат электронного документа - приказ ФНС №ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021.

Цепочка нормативных актов такая. Федеральный закон от 2 июля 2021 года №336-ФЗ внес в Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (259-ФЗ) статью 18.1 «Электронные перевозочные документы» и закрепил саму возможность вести заказ-наряд, транспортную накладную и сопроводительную ведомость в электронном виде. Бумажную форму заказ-наряда и порядок его заполнения утвердило постановление Правительства РФ от 21.12.2020 №2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» - реквизиты документа перечислены в приложении №6 к правилам.

Формат самого электронного документа - конкретный набор XML-полей, которые система принимает от операторов ЭДО, - утвердил приказ ФНС России от 9 декабря 2021 года №ЕД-7-26/1065@ «Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказа-наряда», зарегистрированный в Минюсте 30 декабря 2021 года за №66731. Порядок обмена документами через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) и саму ГИС ЭПД отдельно регулирует постановление Правительства РФ от 21 мая 2022 года №931, действующее с 1 сентября 2022 года.

Из каких файлов состоит электронный заказ-наряд?

Коротко: электронный заказ-наряд состоит из четырех файлов обмена - два формирует фрахтователь (заказчик), два - фрахтовщик (перевозчик). Каждый файл подписывает усиленная квалифицированная электронная подпись той стороны, которая его создает, а сделка считается оформленной только после того, как все четыре файла прошли через ГИС ЭПД.

Формат построен по тому же принципу, что и ЭТрН: сделку фиксирует цепочка подписанных файлов обмена, у каждого своя роль.

1. Условия фрахтования - от фрахтователя: транспортное средство, наименование груза, маршрут, сроки и особые указания.
2. Принятие к исполнению - от фрахтовщика: подтверждение готовности предоставить транспорт и размер платы.
3. Фактическая подача транспортного средства - снова от фрахтователя: дата, время подачи, отметки заказчика.
4. Возврат транспортного средства - от фрахтовщика: фактическое завершение сделки, замечания и отметки перевозчика.

Каждый файл подписывает усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) той стороны, которая его формирует. Сотруднику, который подписывает документ вместо руководителя или самого предпринимателя, нужна еще машиночитаемая доверенность (МЧД) - без нее система не примет подпись как действительную.

Как оформить электронный заказ-наряд: пошаговый порядок

Коротко: заказ-наряд создает и первым подписывает фрахтователь через своего оператора электронного документооборота. Оператор передает документ в ГИС ЭПД и фрахтовщику, тот подтверждает согласие своей подписью, а завершается обмен уже после рейса - подписанными данными о фактической подаче и возврате транспортного средства.

Напомним роли: фрахтователь - заказчик, которому нужно транспортное средство, фрахтовщик - перевозчик, который его предоставляет. Порядок действий такой:

1. Фрахтователь создает заказ-наряд в сервисе своего оператора электронного документооборота, заполняет данные об условиях фрахтования и подписывает документ УКЭП.
2. Оператор проверяет действительность подписи и соответствие данных формату, направляет документ в ГИС ЭПД.
3. ГИС ЭПД сверяет данные и присваивает документу уникальный идентификатор (УИД), который отражается в личном кабинете оператора.
4. Оператор направляет документ фрахтовщику. Тот подписывает извещение о получении своей УКЭП, подтверждая согласие работать на этих условиях, либо направляет фрахтователю уведомление об уточнении, если условия не устраивают.
5. По факту рейса стороны подписывают еще два файла: фрахтователь - о фактической подаче транспортного средства, фрахтовщик - о его возврате.
6. После передачи всех файлов фрахтователю и в ГИС ЭПД документооборот по сделке считается завершенным.

Важно. Изменить уже поданный электронный документ нельзя - при ошибке оформляют новый заказ-наряд полностью заново, со всеми файлами обмена. Самостоятельно подключаться к самой ГИС ЭПД не нужно - работа идет через операторов информационных систем электронных перевозочных документов, аккредитованных Минтрансом: например, Такском, Астрал, СБИС и другие.

Путевой лист водителя - независимый документ: его оформляют на каждый рейс вне зависимости от того, идет груз по накладной или по заказ-наряду. Как перейти на его электронный формат - в материале «Электронный путевой лист в 2026: кому обязателен и как перейти».

Кто подписывает заказ-наряд первым - фрахтователь или фрахтовщик?

Коротко: первым документ создает и подписывает фрахтователь - тот, кто заказывает транспортное средство для своих нужд. Фрахтовщик, то есть перевозчик, который это средство предоставляет, подписывает вторым, подтверждая согласие работать на предложенных условиях. Пока обе подписи не собраны, сделка не считается оформленной.

На бумаге заказ-наряд составляют в трех экземплярах, подписанных обеими сторонами: первый остается у фрахтователя, второй и третий передают фрахтовщику - один из них в итоге оказывается у водителя как основание для рейса. В электронном формате роли распределены по файлам обмена: инициатор сделки - фрахтователь, он формирует и первым подписывает файл об условиях фрахтования, а фрахтовщик подписывает свой файл вторым, подтверждая, что принимает заказ к исполнению. Пока фрахтовщик не подписал согласие, сделка не считается оформленной.

Обязателен ли заказ-наряд с 1 сентября 2026?

Коротко: обязательный переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года касается всей системы ГИС ЭПД, но конкретно заказ-наряд нужен только компаниям, которые реально работают по договору фрахтования. Для перевозки груза по обычной накладной он не требуется - независимо от даты.

С 1 сентября 2026 года вступают в обязательную силу электронные перевозочные документы - это установил Федеральный закон от 7 июня 2025 года №140-ФЗ. Но эта обязательность применяется к тому документу, который вообще нужен конкретной сделке: для перевозки груза по договору перевозки - это транспортная накладная, для фрахтования транспортного средства в одном из двух случаев из статьи 18 Устава - заказ-наряд.

Форма и XML-формат заказ-наряда закреплены тем же приказом ФНС, что и у ЭТрН, - систему готовили и запускали одним пакетом, и технически ГИС ЭПД принимает электронный заказ-наряд наравне с накладной. Компания может вообще не работать по договору фрахтования - не сопровождать грузы своим представителем и не сталкиваться со сделками без учета товарно-материальных ценностей. Тогда заказ-наряд ей не понадобится ни сейчас, ни после 1 сентября 2026 года: весь документооборот по рейсам такая компания ведет через ЭТрН.

Важно. Не путайте общий срок перехода на ЭПД (1 сентября 2026 года) с обязательностью каждого конкретного документа. Дата единая для всей системы, а какой документ нужен именно вашей компании, зависит от того, по какому договору вы возите грузы.

Что грозит за отсутствие или ошибку в заказ-наряде?

Коротко: отдельного штрафа именно за заказ-наряд или другой электронный перевозочный документ в КоАП РФ пока нет - соответствующая норма существует только в виде законопроекта, а не принятого закона. До ее принятия применяются старые общие нормы об отсутствии перевозочных документов у водителя, и они заметно мягче.

Специальный состав административного правонарушения за непередачу электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД или использование бумажной формы вместо электронной на сегодня существует только в виде законопроекта - отдельная норма КоАП РФ под это еще не принята. До ее принятия действуют общие нормы: например, за отсутствие товарно-транспортных документов у водителя предусмотрено предупреждение или штраф 500 рублей по статье 12.3 КоАП РФ.

Отдельно стоит не путать эти риски со статьей 11.14.3 КоАП. Она касается штрафов за работу экспедитором без включения в реестр экспедиторов ГосЛог - от 100 000 до 300 000 рублей для компании при первом нарушении. Это другой состав нарушения и другая сфера регулирования, к самому факту отсутствия или ошибки в заказ-наряде она отношения не имеет.

Бумажный и электронный заказ-наряд: что изменится

Коротко: главные отличия бумажного и электронного заказ-наряда - в форме подписи (собственноручная и печать против УКЭП), в скорости передачи документа контрагенту и в том, что исправить уже поданный электронный файл нельзя - при ошибке оформляют полностью новый документ.

В таблице ниже фрахтователь - заказчик транспортного средства, фрахтовщик - перевозчик, который его предоставляет.

Какие вопросы чаще всего возникают у перевозчиков?

• Это один и тот же документ, что и заказ-заявка? Нет, у них разная правовая основа: один относится к перевозке груза, другой - к фрахтованию транспортного средства.
• Нужно ли оформлять и заказ-наряд, и ЭТрН на один и тот же рейс? Обычно нет: это документы разных договоров, и на одну сделку оформляется только один из них - тот, что соответствует типу договора.
• Если у компании нет случаев фрахтования, нужно ли вообще разбираться в заказ-наряде? Нет, если вся работа идет по обычным договорам перевозки с накладной - можно ориентироваться только на переход на ЭТрН.
• Кто первым подписывает электронный заказ-наряд? Фрахтователь - он инициирует сделку и подписывает файл с условиями первым, фрахтовщик подтверждает согласие вторым.
• Можно ли исправить ошибку в уже поданном электронном заказ-наряде? Нет, изменить поданный документ нельзя - оформляют новый со всеми файлами обмена заново.

Что сделать транспортной компании уже сейчас

Коротко: для начала разобраться, встречается ли в работе компании договор фрахтования хотя бы иногда. Если да - заранее протестировать оформление электронного заказ-наряда через своего оператора электронного документооборота, не дожидаясь сентября. Если нет - сосредоточиться на переходе на ЭТрН: это более массовый документ.

1. Определить, работает ли компания по договору фрахтования хотя бы иногда - предоставляет транспорт с экипажем в распоряжение заказчика, возит грузы с сопровождением представителя грузовладельца или без учета товарно-материальных ценностей.
2. Если такие сделки есть - уточнить у своего оператора электронного документооборота, поддерживает ли он уже прием и передачу электронного заказ-наряда, а не только ЭТрН.
3. Проверить действующую квалифицированную электронную подпись и продлить ее заранее, если срок истекает осенью.
4. Провести хотя бы один тестовый обмен заказ-нарядом с ключевым контрагентом до того, как переход станет массовым.
5. Если компания с фрахтованием не сталкивается вовсе - сосредоточиться на переходе на ЭТрН: это тот документ, который реально нужен для основной массы рейсов.

Заказ-наряд - лишь один документ в общем пакете перевозочных бумаг. CARGO.RUN START помогает компании свести рейсы, документы и учет в одном месте вместо набора разрозненных сервисов - попробовать 14 дней бесплатно.