Договор-заявка на перевозку груза: образец и готовый шаблон

Коротко: договор-заявка фиксирует условия конкретной перевозки. При наличии договора об организации перевозок стороны используют заявку, без него - заказ. Принятие документа перевозчиком может заключать договор перевозки, но транспортную накладную все равно оформляют отдельно.

Обновлено 2 октября 2026 года. С 1 сентября транспортная накладная, заказ и заявка по общему правилу оформляются электронно. Ниже - шаблон для согласования условий и проверки данных, которые предстоит внести в электронный документ. Использовать бумажную форму можно в предусмотренных случаях.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

MAXКанал «Цифровая логистика»TelegramЕсли привычнее Telegram

Чат в MAX

Самый большой чат перевозчиков

Обсуждаем ЭТрН и ЭПД, ставки, топливо, водителей и заказчиков.

Войти в чат

Что такое договор-заявка на перевозку груза

Коротко: «договор-заявка» - привычное деловое название документа на рейс. Статья 8 Устава автотранспорта различает заказ и заявку: для заявки нужен договор об организации перевозок.

По части 5 статьи 8 закона от 08.11.2007 №259-ФЗ договор перевозки можно заключить, когда перевозчик принимает к исполнению заказ либо заявку грузоотправителя. В заявке стороны уточняют конкретный груз, маршрут, машину и расчеты, опираясь на рамочные условия.

Название файла само по себе не решает, что согласовали стороны. Проверьте, кто выступает перевозчиком, кто отправителем, какие условия приняты и кем подтверждены. Сообщение «машина будет» без согласованного груза, адреса и времени подачи оставляет вопросы для будущего спора.

С 1 сентября 2026 года электронная форма заказа и заявки предусмотрена законом №140-ФЗ. Бумажные случаи перечислены в приказе Минтранса №262 с изменениями приказа №391. Даже в этих случаях электронный заказ или заявка допустимы по договоренности сторон.

Чем договор-заявка отличается от договора перевозки, экспедиции и накладной?

Коротко: заказ или заявка помогают согласовать перевозку, а транспортная накладная подтверждает заключение договора и сопровождает передачу груза. Экспедитор оказывает или организует услуги, связанные с перевозкой; его обязанности зависят от согласованных услуг.

По статье 785 ГК РФ перевозчик обязуется доставить вверенный груз и выдать его получателю, а отправитель - оплатить перевозку. Заказ или заявка используются для согласования такого обязательства применительно к рейсу.

У накладной есть самостоятельная роль: она подтверждает заключение договора перевозки, а не только его завершение. В ней фиксируются сведения о передаче и приеме груза. Поэтому подписанный заказ не дает основания отказаться от оформления транспортной накладной.

По статье 801 ГК РФ экспедитор за вознаграждение выполняет или организует услуги, связанные с перевозкой. Привлечение другого исполнителя не освобождает его от ответственности перед клиентом за исполнение договора - это правило статьи 805 ГК РФ. Но состав обязанностей экспедитора нельзя определить только по названию «заявка».

Для сравнения форм пригодится подборка шаблонов договоров для перевозчиков. Перед использованием сверяйте назначение формы: перевозка и экспедиция регулируют разные отношения.

Какие условия обязательны в договоре-заявке по закону

Коротко: для электронной заявки действуют требования к формату ФНС, а для заключения договора - к согласованию существенных условий. Старое приложение №5 к Правилам №2200 нельзя выдавать за действующий перечень после 1 сентября 2026 года.

Правила перевозок по постановлению №2200 действовали до 1 сентября 2026 года. Текущий электронный заказ или заявку формируют по приказу ФНС от 13.02.2023 №ЕД-7-26/108@ в редакции от 16.07.2026. Формат включает два обязательных файла: информацию грузоотправителя и информацию перевозчика. Порядок обмена регулирует постановление Правительства №931.

Ниже практический список данных для подготовки заявки. Это не дословный перечень всех обязательных XML-полей: в электронном документе часть реквизитов заполняют только при определенных условиях.

1. Номер, дата и вид документа: заказ или заявка.
2. Сведения о грузоотправителе: наименование или ФИО, ИНН, адрес, контакты.
3. Сведения о перевозчике, ответственном за организацию перевозки и водителе.
4. Полномочия лиц, которые согласуют и подписывают документ.
5. Место, дата и время подачи машины.
6. Адреса погрузки и выгрузки, необходимые промежуточные пункты.
7. Наименование груза, число мест, масса, объем и упаковка.
8. Для опасного груза - сведения по ДОПОГ, применимые к этой перевозке.
9. Параметры машины и оборудования, необходимые для груза.
10. Температурный режим, санитарные требования и другие указания отправителя.
11. Согласованный срок доставки.
12. Провозная плата, НДС, порядок и срок оплаты.
13. Подписи уполномоченных лиц в предусмотренной для документа форме.

Отдельно согласуйте простой, отмену рейса и порядок изменения условий. Заполненные поля электронного формата и согласованные коммерческие условия решают разные задачи: технически корректный файл еще нужно проверить по существу.

Готовый шаблон договора-заявки на перевозку груза

Коротко: шаблон помогает собрать условия рейса. Для обязательной электронной заявки эти сведения нужно перенести в документ установленного формата; обычный текстовый файл или его скан такую заявку не заменяет.

Если договора об организации перевозок нет, выберите «Заказ» и уберите ссылку на рамочный договор. Для бумажного оформления укажите применимое основание из приказа №262. Пустые поля ниже нужно заполнить или явно отметить как неприменимые; универсальных условий для любого груза этот образец не обещает.

ЗАКАЗ / ЗАЯВКА № ___ от «___» __________ 20__ г.
на перевозку груза автомобильным транспортом

Для заявки: к Договору об организации перевозок № ___ от __________
Форма документа: электронная / бумажная
Для бумаги: применимый пункт приказа Минтранса №262 и обстоятельства: __________

1. СТОРОНЫ И ПОЛНОМОЧИЯ
Грузоотправитель: _______________________, ИНН _______
Адрес: _______________________, телефон: _______________
Уполномоченное лицо, основание полномочий: _______________________
Перевозчик: _______________________, ИНН _______
Адрес: _______________________, телефон: _______________
Уполномоченное лицо, основание полномочий: _______________________
Ответственный за организацию перевозки: _______________________
Грузополучатель, адрес и контакт: _______________________
Плательщик, если отличается от грузоотправителя: _______________________

2. ГРУЗ И МАШИНА
Наименование груза: _______________________
Количество мест / масса / объем / упаковка: _______________________
Особые условия, температурный режим: _______________________
Для опасного груза - применимые сведения по ДОПОГ: _______________________
Объявленная ценность, если согласована: _______________________
Тип кузова, грузоподъемность, вместимость, оборудование: _______________________
Марка и госномер машины / прицепа: _______________________
Водитель и контакт: _______________________
Необходимые документы и разрешения: _______________________

3. МАРШРУТ И СРОКИ
Адрес погрузки, контакт на площадке: _______________________
Дата и время подачи ТС: _______________________
Адрес выгрузки, контакт на площадке: _______________________
Срок доставки: _______________________
Промежуточные пункты и особые указания: _______________________

4. СТОИМОСТЬ И РАСЧЕТЫ
Стоимость перевозки: _______ руб.; НДС: _______________________
Оплата в течение ___ рабочих / календарных дней после _______________________
Перечень документов для оплаты: _______________________
Реквизиты для оплаты: _______________________

5. ПРОСТОЙ, ОТМЕНА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Согласованное время погрузки / выгрузки: _______________________
Начало исчисления простоя и порядок его фиксации: _______________________
Штраф за простой: ___ руб. за каждый полный час сверх _______________________
Ответственность за невывоз / непредъявление груза: _______________________
Порядок отмены, срок уведомления, согласованная неустойка: _______________________
Ответственность за несохранность груза - по статье 796 ГК РФ
и применимым положениям Устава автомобильного транспорта.

6. ДОКУМЕНТЫ И ИЗМЕНЕНИЯ
Кто составляет транспортную накладную: _______________________
Порядок передачи счета, акта и иных согласованных документов: _______________________
Срок передачи: _______________________
Каналы согласования изменений и уполномоченные лица: _______________________

7. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ СТОРОН
Грузоотправитель: _______________________
Перевозчик: _______________________
Дата и время подтверждения: _______________________
Для ЭПД - подписание файлов обмена в установленном порядке.
Для бумажного документа - подписи уполномоченных лиц.

При согласовании цены можно дополнительно изучить разбор анализа ставок внутри заявки. Рыночный ориентир помогает оценить предложение, но итоговую провозную плату и порядок расчета зафиксируйте в условиях рейса.

Как заполнить шаблон: пункт за пунктом

Коротко: начните с участников и груза, затем проверьте машину, маршрут, оплату и ответственность. Время заполнения зависит от того, сколько условий уже согласовано.

1. Стороны. Разделите грузоотправителя, получателя и плательщика. Если счет оплачивает третье лицо, это стоит явно записать. Проверьте полномочия подписанта.
2. Груз. Вместо слова «товар» укажите наименование, массу, объем, число мест и упаковку. Особые требования вынесите в отдельное поле, чтобы их не потеряли при передаче рейса водителю.
3. Маршрут. Запишите точный адрес склада и контакт на площадке, дату и время подачи. Для пропускного режима добавьте порядок въезда и номер ворот, если он уже известен.
4. Машина и водитель. Сопоставьте груз с кузовом и оборудованием. Если машину назначают позже, зафиксируйте, кто и когда передаст ее данные, и получите их до выезда.
5. Оплата. Укажите сумму, условие о НДС, срок в рабочих или календарных днях и событие, от которого он считается. Например, не просто «после доставки», а «в течение ___ рабочих дней после получения ___».
6. Ответственность. Сверьте свой пункт о простое с общими условиями сотрудничества. Отдельно опишите отмену рейса, сроки уведомления и санкции. Учтите и законные штрафы, о которых сказано ниже.
7. Подтверждение. Согласуйте условия до подачи машины. Для электронной заявки проверьте подписание обоих обязательных файлов, а не только отправку приглашения или черновика.

Сканы и переписку нельзя автоматически считать юридически бесполезными. Статья 160 ГК РФ допускает письменную форму с помощью электронных средств, если содержание можно воспроизвести неизменно и достоверно определить лицо, выразившее волю. Согласуйте адреса и полномочия участников переписки. Но это общее правило не заменяет специальный формат электронной заявки по статье 8 Устава и приказу ФНС.

Что будет, если забыли согласовать существенное условие?

Коротко: несогласованные существенные условия создают риск спора о заключении договора. Однако принятую перевозку нельзя автоматически объявить бесплатной из-за пустого поля в заявке.

Статья 432 ГК РФ требует согласовать предмет, условия, названные существенными или необходимыми законом, и условия, по которым одна из сторон потребовала соглашения. Поэтому до рейса нужно устранить разночтения в том, какой груз и куда доставляют, когда подают машину и как рассчитываются.

В той же статье есть защита от недобросовестной ссылки на незаключенность: сторона, принявшая исполнение или иначе подтвердившая договор, не вправе требовать признать его незаключенным, если это противоречит добросовестности. При споре сохраняйте заявку, накладную, подтверждения передачи груза и переписку. Исправление реквизитов и доказательство принятых условий - разные вопросы.

Как прописать штраф за простой транспорта?

Коротко: размер штрафа за простой можно установить договором. Если стороны его не установили, статья 35 Устава предусматривает за каждый полный час 5% провозной платы в городском и пригородном сообщении либо 1% среднесуточной провозной платы в междугородном.

Часть 4 статьи 35 закона №259-ФЗ относится к задержке транспорта, поданного под погрузку или выгрузку. Штраф за задержку под погрузкой уплачивает грузоотправитель, под выгрузкой - грузополучатель. Междугородная ставка рассчитывается от среднесуточной провозной платы с учетом установленного договором срока перевозки, а не автоматически от всей цены рейса.

По части 5 при простое специализированного транспорта размер штрафа увеличивается вдвое, если договором не предусмотрено иное. По части 6 основанием начисления служат отметки о прибытии и убытии в транспортных накладных или путевых листах. Просите внести их на площадке; если контрагент отказывается, сохраняйте другие доказательства задержки для спора.

В своем условии укажите допустимое время погрузки и выгрузки, момент начала простоя, ставку и способ фиксации времени. Условный пример: стороны установили 1 000 руб. за полный час сверх согласованного времени. Три полных часа задержки дают 3 000 руб. до учета иных условий и обстоятельств спора. Это пример договорной ставки, не тариф из закона.

Какую ответственность стороны несут за срыв или отказ от заявки?

Коротко: закон предусматривает штрафы и без отдельного пункта об отказе от заявки. За невывоз по вине перевозчика и за непредъявление груза отправителем установлено по 20% провозной платы, если договором не предусмотрено иное.

Часть 1 статьи 34 Устава обязывает перевозчика уплатить отправителю 20% платы за невывоз груза по вине перевозчика. Часть 1 статьи 35 устанавливает встречный штраф отправителя за непредъявление предусмотренного договором груза. В обоих случаях договор может установить иное; закон также предусматривает право требовать возмещения причиненных убытков в установленном порядке.

Поэтому сначала определите, что произошло: груз не предъявили, перевозчик виновно не вывез его или стороны согласовали отмену. Любое сообщение «отказываемся от заявки» еще нужно соотнести с согласованными условиями и обстоятельствами. В заявке полезно заранее записать срок отмены, канал уведомления и согласованную неустойку.

За несохранность груза действует статья 796 ГК РФ. Перевозчик отвечает за утрату, недостачу или повреждение после приема и до выдачи груза, если не докажет обстоятельства, которые он не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело.

Договор-заявка или рамочный договор с приложениями: что выбрать?

Коротко: для отдельного рейса можно использовать заказ. Для постоянных перевозок удобно согласовать общие условия в договоре об организации перевозок, а конкретные рейсы оформлять заявками. Договор экспедиции выбирают по составу услуг.

Частые ошибки при составлении договора-заявки

Коротко: проверьте точность адресов, срок оплаты, согласование ответственности и форму документа. Пустое поле не всегда делает договор незаключенным, но оставляет сторонам лишний предмет для спора.

• Нет точного адреса. «Склад в Подольске» замените на адрес и контакт площадки.
• Не согласовано время подачи. Запишите дату, время и допустимый интервал, если он нужен сторонам.
• Непонятен срок оплаты. Укажите, после какого события и в течение скольких дней платит клиент; перечислите документы, от получения которых зависит расчет.
• Скан принят за обязательную электронную заявку. Согласование в переписке и оформление ЭПД установленного формата проверяйте отдельно.
• Санкции противоречат рамочному договору. До подписания сопоставьте условия простоя, отмены и невывоза в обоих документах.
• Условия меняют после погрузки без подтверждения другой стороны. Сохраняйте согласованные версии и подтверждения изменений.

Организацию работы с заявками можно сравнить с опытом компаний из материала «Автоматизация транспортной компании: 4 истории перевозчиков». Юридические условия своего рейса все равно проверяют его участники.

Чек-лист перед подписанием договора-заявки

Коротко: перед подтверждением проверьте семь вещей - участников, груз, маршрут, расчеты, простой, отмену и оформление документа.

1. Указаны нужные участники и проверены полномочия подписантов.
2. Описаны груз, упаковка и особые условия.
3. Согласованы адреса, время подачи и срок доставки.
4. Понятны цена, НДС, срок оплаты и необходимые для нее документы.
5. Определены время погрузки и выгрузки, ставка и фиксация простоя.
6. Согласован порядок отмены; условия ответственности сверены с договором и законом.
7. Выбрана допустимая форма; заказ или заявка подтверждены до начала исполнения.

Пример организации подготовки документов есть в кейсе «Стандарт Европа». Сравнивайте прежде всего порядок заполнения и проверки, а не переносите чужие результаты на свой парк без замера.

Часто задаваемые вопросы о договоре-заявке на перевозку груза

Коротко: отсутствие рамочного договора, печать, изменение условий и опасный груз требуют разных проверок. Одного названия документа или подписи под пустым шаблоном недостаточно.

Как составить договор-заявку на грузоперевозку, если рамочного договора ещё нет? Для такого случая часть 5 статьи 8 Устава предусматривает заказ. Уберите ссылку на договор об организации перевозок, согласуйте условия конкретного рейса и оформите заказ в предусмотренной форме. Принятие заказа перевозчиком может заключать договор перевозки; транспортная накладная оформляется отдельно.

Нужна ли печать на договоре-заявке? По общему правилу статьи 160 ГК РФ письменный документ подписывает сторона или ее уполномоченное лицо. Печать относится к дополнительным требованиям, которые могут следовать из закона, иных актов или соглашения сторон. Проверьте условия подписания. В электронной заявке нужно выполнить требования к электронной подписи, а не вставить изображение печати.

Можно ли изменить условия заявки после подтверждения перевозчиком? Согласуйте изменения с другой стороной и сохраните подтверждение. По статье 452 ГК РФ соглашение об изменении договора оформляется в той же форме, что и договор, если из закона, иных актов, договора или обычаев не следует иное. Для ЭПД дополнительно соблюдайте порядок работы с исправлениями у оператора.

Что делать, если перевозчик не приложил спецификацию по опасному грузу? Сначала запросите у грузоотправителя сведения о грузе. В формате электронной заявки отгрузочное наименование опасного груза указывают по ДОПОГ; для такой перевозки заполняют и информацию по каждому опасному веществу, материалу или изделию. Проверяйте содержание сведений и необходимые документы, а не только наличие приложения с названием «спецификация». До подтверждения рейса устраните пробелы вместе с отправителем и ответственным за перевозку опасных грузов.