Учет рабочего времени водителей: нормы РТО и тахограф в 2026 году

Коротко: учет рабочего времени водителей грузовиков строится вокруг режима труда и отдыха (РТО) и данных тахографа. Сейчас действуют нормы приказа Минтранса № 424: не более 9 часов управления в обычный день, спецперерыв 45 минут через 4 часа 30 минут, ежедневный отдых не менее 11 часов и еженедельный - не менее 45 часов. За нарушение режима или правил тахографа штрафуют по статье 11.23 КоАП РФ - отдельно водителя, отдельно компанию. С 1 сентября 2026 года действующий приказ сменит новый документ, и это тот же срок, с которого обязательна электронная транспортная накладная.

Разбираю регуляторику для малых транспортных компаний: штрафы, сроки и то, что реально проверяют на дороге. Подпишись, чтобы не пропустить следующие разборы.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Что такое учет рабочего времени водителя и зачем он нужен

Коротко: учет рабочего времени водителя - это фиксация того, сколько часов он провел за рулем и сколько отдыхал, по правилам режима труда и отдыха (РТО). Данные для этого дает не блокнот диспетчера, а тахограф - прибор, который пишет их автоматически и без возможности подделать задним числом.

Режим труда и отдыха водителя - не то же самое, что обычный учет рабочего времени в отделе кадров. Табель по форме Т-12 или Т-13 фиксирует, сколько часов сотрудник отработал за месяц, и нужен для расчета зарплаты. РТО же регулирует конкретно управление автомобилем: сколько часов подряд можно ехать, когда обязателен перерыв и сколько должен длиться отдых между рейсами.

Смысл этих правил не бюрократический. Водитель за рулем большегруза устает так же, как любой человек, а цена усталости на трассе выше, чем в офисе. Отдельно от общих норм трудового права появился специальный документ - Особенности режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, который утверждает Минтранс на основании статьи 329 Трудового кодекса РФ.

На практике учет держится на трех источниках одновременно: тахограф и карта водителя дают точные цифры по часам, табель в бухгалтерии - основа для зарплаты, а данные GPS-мониторинга показывают, где машина была фактически. Все три источника должны сходиться, иначе при проверке возникают вопросы.

Какой режим труда и отдыха действует для водителей сейчас?

Коротко: до 1 сентября 2026 года действует приказ Минтранса № 424 от 16.10.2020. Нормальная продолжительность рабочего времени водителя - 40 часов в неделю, а если график так построить нельзя, вводится суммированный учет с периодом в один месяц, который можно продлить до трех месяцев по согласованию с профсоюзом.

Приказ Минтранса № 424 - основной документ, на который сегодня опирается любая проверка режима труда и отдыха. Он же определяет, когда можно перейти на суммированный учет и насколько можно увеличить продолжительность смены для отдельных категорий перевозок.

При суммированном учете смена водителя не может превышать 10 часов. Увеличение еще на 2 часа допускается, чтобы завершить рейс или доехать до места стоянки. Для водителей скорой помощи, коммунальных служб, инкассаторских машин, легкового такси и вахтовых бригад работодатель вправе увеличить смену до 12 часов. Такая же граница в 12 часов действует для городских и пригородных регулярных перевозок, но только по согласованию с представительным органом работников.

Учетный период по умолчанию - один календарный месяц, но его можно увеличить до трех месяцев по согласованию с профсоюзом. Это не отменяет ежедневные и еженедельные лимиты ниже - они действуют независимо от длины учетного периода.

Сколько часов подряд может ехать водитель без остановки?

Коротко: время управления автомобилем в течение суток - не более 9 часов, с возможностью увеличить до 10 часов не чаще двух раз в неделю. Через каждые 4 часа 30 минут вождения обязателен перерыв не менее 45 минут. Отдельно действуют недельные лимиты - не больше 56 часов за неделю и 90 часов за две недели подряд.

Приказ Минтранса № 424 отдельно нормирует не смену целиком, а именно время управления автомобилем. В течение так называемого ежедневного периода - от окончания одного отдыха до начала следующего - водитель не должен управлять машиной больше 9 часов. Дважды в неделю это время можно увеличить до 10 часов, но не больше.

Есть и недельные лимиты: управление автомобилем не должно превышать 56 часов за календарную неделю и 90 часов за любые две последовательные недели. Это отдельная норма от учета рабочего времени в целом - она считает именно часы за рулем, а не время на погрузке или ожидании.

Спецперерыв - обязательный элемент, о котором часто забывают. Не позднее чем через 4 часа 30 минут управления водитель обязан сделать перерыв не менее 45 минут. Перерыв можно разбить на части: первая - не менее 15 минут, последняя - не менее 30 минут. Тахограф фиксирует и вождение, и перерывы, поэтому подогнать цифры задним числом не получится.

Сколько времени водитель должен отдыхать между рейсами?

Коротко: ежедневный отдых - не менее 11 часов, но при суммированном учете его можно сокращать до 9 часов не более трех раз между двумя еженедельными отдыхами. Еженедельный отдых - не менее 45 часов, с возможностью сократить до 24 часов не чаще раза в две недели.

Ежедневный (межсменный) отдых водитель должен использовать до завершения ежедневного периода. Сокращение до 9 часов - не запрет, а исключение, которым нельзя пользоваться постоянно: не больше трех раз за период между еженедельными отдыхами.

Еженедельный отдых должен начаться не позднее шестого ежедневного периода после окончания предыдущего еженедельного отдыха. Сократить его до 24 часов можно не чаще одного раза за любые две последовательные недели - и это сокращение работодатель обязан компенсировать позже.

Именно здесь чаще всего расходятся ожидания диспетчера и реальные возможности водителя: график, который выглядит нормально в Excel, может нарушать эти лимиты, если не учитывать, сколько отдыха водитель уже "потратил" на сокращения в предыдущие недели.

Что такое парный экипаж и чем он отличается от одиночной работы?

Коротко: при парном экипаже оба водителя обязаны одновременно и полностью использовать ежедневный отдых не менее 9 часов, а сам ежедневный период может быть увеличен до 30 часов. Время в качестве пассажира в рабочее не входит, но оплачивается отдельно. На тахографе экипаж виден по картам в левом и правом слотах устройства.

Парный экипаж - формальный термин из приказа Минтранса № 424, который называет это "группой водителей". Ключевое правило: отдых у обоих водителей должен быть одновременным и полным, не менее 9 часов, а ежедневный период между отдыхами для экипажа допускается увеличивать до 30 часов - это позволяет ехать дольше, потому что за рулем поочередно два человека.

Время, которое водитель проводит в движущейся машине, не управляя ей, в рабочее время не включается, но не остается бесплатным: за него положено дополнительное вознаграждение, размер которого устанавливает коллективный договор или локальный акт работодателя.

Есть и послабление по еженедельному отдыху: при работе экипажем сокращать его до 24 часов можно в каждую календарную неделю, а не раз в две недели, как для одиночного водителя, - при соблюдении условий компенсации.

На тахографе парный экипаж виден напрямую: первый водитель вставляет карту в левый слот тахографа и вводит PIN-код, второй - в правый слот, но только после того, как тахограф идентифицировал карту первого. Перепутанный порядок или общая карта на двоих - типичная причина вопросов при проверке.

Что изменится в правилах с 1 сентября 2026 года?

Коротко: приказ Минтранса № 424 признают утратившим силу, и с 1 сентября 2026 года его сменит приказ Минтранса № 160 от 14.04.2026, который будет действовать до 1 сентября 2032 года. Это та же дата, с которой обязательна электронная транспортная накладная для всех перевозчиков.

Минюст зарегистрировал приказ № 160 15 мая 2026 года, но конкретные часовые нормы нового документа стоит сверять отдельно ближе к дате вступления в силу - здесь и выше в статье приведены цифры действующего сейчас приказа № 424. Одновременно истекает срок действия приказа № 440 о требованиях к тахографам - ожидается синхронизированный с новыми правилами акт взамен него.

Совпадение даты с обязательным переходом на электронную транспортную накладную не случайное для отрасли: 1 сентября 2026 года меняется сразу несколько документов, с которыми работает малая транспортная компания. Подробно о самом переходе на ЭТрН - в материале про электронную транспортную накладную.

Как тахограф фиксирует режим труда и отдыха и что такое карта водителя?

Коротко: тахограф непрерывно и без возможности скорректировать записывает скорость, маршрут, время управления и отдыха. Обязателен для грузовиков массой свыше 3,5 тонны и автобусов. Карта водителя - персональный ключ, который включает "рабочий" режим записи, а владелец транспортного средства обязан регулярно выгружать эти данные и хранить их для проверок.

Требования к тахографам устанавливает отдельный приказ Минтранса № 440. Задача устройства - обеспечить непрерывную и некорректируемую регистрацию информации о скорости и маршруте движения, времени управления и отдыха, режиме труда и отдыха водителя в целом.

У тахографа несколько режимов, которые включаются разными картами: "рабочий" активирует карта водителя, "контроль" - карта инспектора, "корректировка установочных данных" - карта мастерской, "предприятие" - карта работодателя. Водитель обязан использовать одну действующую карту водителя; вторая карта допускается, только если начинает действовать не раньше, чем закончится первая.

Отдельная обязанность лежит на владельце транспортного средства: выгружать данные с карты водителя каждые 28 дней и хранить их не менее года, обеспечивая доступ для проверяющих органов. Это правило часто упускают из виду небольшие компании, у которых нет выделенного человека для тахографической дисциплины - а именно оно чаще всего всплывает при документальной проверке, а не при остановке на дороге.

Что проверяет инспектор Ространснадзора или ГИБДД?

Коротко: инспектор проверяет распечатку данных с тахографа - сколько часов водитель управлял машиной и сколько отдыхал, исправен ли сам прибор и не нарушен ли режим труда и отдыха. Эту проверку вправе проводить и Ространснадзор в рамках постоянных рейдов, и ГИБДД при остановке на дороге; на саму проверку закон отводит не более 30 минут, не считая оформления протокола при нарушении.

Инспектор запрашивает у водителя распечатку данных с тахографа - по ней видно, исправен ли прибор, правильно ли он используется и соблюдает ли водитель нормы времени управления и отдыха. Если по документам получается, что водитель ехал дольше положенного или отдыхал меньше нормы, инспектор оформляет протокол.

К отсутствию тахографа приравнивается ряд ситуаций, которые водитель может не считать нарушением: карта с истекшим сроком действия, карта, извлеченная во время движения, заблокированный или неисправный тахограф, невозможность предоставить распечатку по требованию инспектора. Каждая из них дает тот же состав правонарушения, что и полное отсутствие прибора.

Проверка режима труда и отдыха и весогабаритный контроль - разные истории, хотя проводят их зачастую одни и те же посты на дороге. Ниже - отдельно о штрафах за РТО и тахограф, отдельно - коротко о перегрузе по оси.

Какой штраф за нарушение режима труда и отдыха или правил тахографа?

Коротко: базовая норма ответственности - статья 11.23 КоАП РФ. Она отдельно наказывает управление без тахографа, отдельно - выпуск машины на линию без тахографа, и отдельно - само нарушение норм времени управления и отдыха. Суммы разные для водителя, должностного лица, ИП и юридического лица.

«За административное правонарушение, предусмотренное частью 3 настоящей статьи, юридические лица и должностные лица несут ответственность в случае, если это правонарушение совершено в результате фактического установления ими для водителей времени управления транспортным средством и отдыха с несоблюдением требований нормативных правовых актов Российской Федерации»

• примечание к статье 11.23 КоАП РФ, текст на КонсультантПлюс

Это важная оговорка: штраф на компанию и должностное лицо по части 3 не автоматический - его накладывают, только если доказано, что именно работодатель составил водителю график с нарушением норм, а не водитель сам решил проехать лишний час.

Важно. По статьям КоАП РФ предусмотрена скидка 25% при оплате штрафа в первые 30 дней. На нарушения по статье 11.23 КоАП РФ эта скидка не распространяется - штраф платится полностью.

Штрафы по этой статье выписывают два разных органа. Ространснадзор - когда речь о соблюдении режима труда и отдыха и оснащении тахографами на уровне компании. ГИБДД - когда останавливают конкретную машину на дороге и проверяют исправность тахографа и данные конкретного водителя.

Рядом со статьей 11.23 КоАП РФ есть похожая по номеру статья 12.31.1 - но она про другое: профессиональные требования к водителям, обязательные медосмотры и предрейсовый техконтроль машины. К тахографу и режиму труда и отдыха она прямого отношения не имеет, и путать эти два состава не стоит.

Причем тут штраф за перегруз по оси?

Коротко: перегруз и негабарит - отдельная тема, ее регулирует статья 12.21.1 КоАП РФ, а не нормы режима труда и отдыха. С июля 2025 года штраф за перегруз в большинстве случаев платит собственник машины, а не водитель, и суммы доходят до 600 000 ₽.

Весогабаритный контроль путают с проверкой РТО, потому что оба вида контроля часто проводят одни и те же посты Ространснадзора и ГИБДД. Но регулируют их разные статьи и разная логика ответственности.

После поправок в КоАП РФ от 7 июля 2025 года штраф за превышение допустимой массы или габаритов во всех случаях, кроме перевозок иностранным перевозчиком, назначается владельцу транспортного средства, а не водителю. Суммы растут вместе с превышением: от 150 000 ₽ за минимальное превышение до 600 000 ₽, если перегруз или негабарит превышают наиболее серьезный порог. Теми же поправками у Ространснадзора закреплено право требовать обязательной остановки машины для взвешивания, а за отказ от весового контроля предусмотрен отдельный штраф.

Стационарные посты весового контроля считывают вес автоматически, без остановки машины, и при превышении отправляют данные в ГИБДД вместе с фото номера. Так что если тема статьи для вас - именно перегруз по оси, а не режим труда и отдыха, стоит читать про это отдельно: логика ответственности здесь совсем другая.

Как перевозчику наладить учет рабочего времени водителей на практике?

Коротко: учет держится на трех слоях - бумажный табель для расчета зарплаты, тахограф с картой водителя как источник точных данных о часах, и программа или TMS-система, которая скачивает эти данные и заранее предупреждает о приближении лимита. Без третьего слоя первые два работают, но требуют постоянной ручной сверки.

Табель по форме Т-12 или Т-13 остается обязательным документом для бухгалтерии - он основа для начисления зарплаты. Но табель не заменяет тахограф: он фиксирует итоговые часы, а не то, как именно водитель их провел - за рулем, на погрузке или в очереди.

Тахограф и карта водителя дают точные, некорректируемые данные, но сами по себе требуют ручной работы: кто-то должен вовремя выгружать эти данные, следить за сроком действия карт и хранить архив на случай проверки. Именно здесь малая компания без выделенного специалиста чаще всего теряет дисциплину - не потому, что водители нарушают режим, а потому что данные просто не выгружают вовремя.

Третий слой - программные решения, которые интегрируются с тахографами, GPS-мониторингом и бухгалтерскими системами. Они автоматически скачивают данные с карт, строят отчеты о нарушениях режима труда и отдыха и могут уведомлять диспетчера заранее, если водитель приближается к лимиту вождения - а не постфактум, когда нарушение уже случилось.

Для малой транспортной компании, где рейсы, машины и водители уже собраны в одной системе, встроить в этот же процесс контроль режима труда и отдыха проще, чем тянуть данные из блокнота, тахографа и Excel по отдельности. CARGO.RUN START устроен именно так - рейс, машина и водитель в одном окне вместо набора разрозненных источников.

Похожая логика - у автоматизации самого рейса: как диспетчер видит все текущие рейсы и машины в одном окне, разобрано в материале про АРМ логиста, а как автоматизация меняет контроль рейсов на практике - в материале про контроль рейсов и автоматизацию работы логиста.

Как данные о рабочем времени водителя попадают в расчет зарплаты?

Коротко: часы, которые тахограф и табель фиксируют по каждому водителю, - это и есть основа для расчета его зарплаты, особенно при сдельной или почасовой оплате рейса. Если данные о времени управления и отдыха расходятся с тем, что видит бухгалтер в табеле, зарплата считается неточно, и спор с водителем из-за суммы в расчетном листке почти неизбежен.

Когда часы за рулем и отдых учтены точно, зарплата водителя перестает быть предметом спора: видно, сколько часов он реально отработал, были ли переработки и полагается ли за них доплата. Ошибка в учете рабочего времени почти всегда означает и ошибку в расчете зарплаты - либо в пользу компании, либо в пользу водителя, но обе одинаково портят отношения.

Про то, как автоматический расчет зарплаты водителей избавляет от ручных пересчетов и ошибок, - отдельный разбор в кейсе про расчет зарплаты водителей.

Какие ошибки чаще всего допускают при учете РТО?

Коротко: главные ошибки при учете режима труда и отдыха (РТО) - не технические, а организационные: забывают вовремя выгружать данные с тахографа, оформляют вторую карту водителя с наложением сроков, полагаются на устные договоренности вместо документов и не соблюдают одновременность отдыха при парном экипаже. Каждая ошибка сама по себе выглядит мелочью, но именно на них чаще всего спотыкаются при проверке.

• Забывают выгружать данные с карты водителя каждые 28 дней. Формальное требование, о котором вспоминают только на проверке, когда данные уже потеряны или архив неполный.
• Оформляют вторую карту с пересекающимся сроком действия. По правилам вторая карта водителя может начать действовать только после окончания первой - если сроки накладываются, это тоже нарушение.
• Не соблюдают одновременность отдыха при парном экипаже. Если один из водителей экипажа отдыхает, а второй в это время работает над другой задачей, требование одновременного полного отдыха не выполняется.
• Держат график в голове диспетчера, а не в документах. Устная договоренность о том, кто и сколько отдыхал, не поможет при проверке - учитываются только данные тахографа и оформленные документы.
• Считают, что раз машина не выезжает на дальние рейсы, тахограф не нужен. Обязанность привязана к массе транспортного средства и типу перевозок, а не к дальности маршрута.

Частые вопросы об учете рабочего времени водителей

Сколько часов может ехать водитель в течение дня?

По приказу Минтранса № 424 время управления автомобилем в течение ежедневного периода - не более 9 часов, с увеличением до 10 часов не чаще двух раз в неделю. Отдельно действуют недельные лимиты - 56 часов за неделю и 90 часов за две недели подряд.

Сколько водитель может ехать без остановки по тахографу?

Не позднее чем через 4 часа 30 минут управления обязателен спецперерыв не менее 45 минут. Его можно разделить на части: первая - не менее 15 минут, последняя - не менее 30 минут.

Что проверяет инспектор по тахографу?

Инспектор запрашивает распечатку данных с тахографа и смотрит, исправен ли прибор, правильно ли используется карта водителя и не превышены ли нормы времени управления и отдыха. При нарушении оформляется протокол по статье 11.23 КоАП РФ.

Какой штраф за нарушение режима труда и отдыха водителей?

По части 3 статьи 11.23 КоАП РФ штраф на водителя - от 1 500 до 2 000 ₽, на должностное лицо - от 7 000 до 10 000 ₽, на ИП - от 15 000 до 25 000 ₽, на юридическое лицо - от 20 000 до 50 000 ₽. Компанию и должностное лицо штрафуют, только если нарушение возникло из-за графика, который установил именно работодатель.

Нужен ли тахограф на все грузовики?

Тахограф обязателен для грузовых автомобилей с разрешенной максимальной массой свыше 3,5 тонны и для автобусов - независимо от того, на какие расстояния они ездят.

Учет рабочего времени водителей проще держать в порядке, когда рейсы, машины и водители уже собраны в одной системе. CARGO.RUN START объединяет их в одном окне и помогает не собирать данные по кусочкам из блокнота, тахографа и Excel.