Как посчитать себестоимость рейса: формула, пример расчета и типичные ошибки

Знакомая картина: техника загружена, заказчики есть, объемы не падают - а денег в бизнесе к концу месяца меньше, чем ожидалось. На отраслевых встречах перевозчики называют причины привычно: ставки, лизинг, солярка. Но когда доходит до трех простых вопросов - какие рейсы реально прибыльные, где компания теряет деньги и почему при одинаковой загрузке месяцы закрываются по-разному, - ответа из учета в Excel и мессенджерах не достать. Разбираем, как посчитать себестоимость рейса так, чтобы эти три вопроса перестали быть риторическими.

Коротко: себестоимость рейса = переменные затраты рейса (топливо, зарплата за рейс, дорожные платежи) + доля постоянных затрат (лизинг, страховки, ТО, офис) за дни рейса. Для сравнения рейсов между собой ее переводят в рубль за километр и обязательно поправляют на порожний пробег: при 20% порожняка себестоимость груженого километра выше «средней» на четверть. Ставку каждой заявки сравнивают с этой цифрой до выхода машины на линию.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Зачем считать, если ставки «и так известны»?

Коротко: рыночная ставка говорит, почем готовы возить конкуренты, и ничего - про то, зарабатываете ли вы. Один и тот же рейс для двух компаний может быть прибыльным и убыточным.

Пока учет живет в таблицах, части данных нет вовсе (простои, порожние перегоны, мелкий ремонт), а решения принимаются «по опыту». При стабильном рынке этого хватало. В 2026 году зазор исчез: топливо заметно подорожало, лизинговые платежи выросли, а ставки за ними не успевают. Рейс, который годами был нормальным, мог тихо уйти в минус - без расчета себестоимости этого не видно.

Расчет нужен не для отчетности, а для трех ежедневных решений: брать или не брать заявку по предложенной ставке, какие направления развивать, где в затратах аномалия, которую пора разобрать.

Что входит в себестоимость рейса?

Коротко: переменные затраты появляются, только когда машина едет. Постоянные капают каждый день, даже если машина стоит у забора, - и их тоже платит рейс.

Самая частая дыра в расчетах - постоянные затраты. Лизинг и оклады «где-то в бухгалтерии», поэтому рейс выглядит прибыльным: ставка покрыла солярку и водителя, остальное не посчитали. Проверка простая: сложите все платежи компании за месяц, которые не зависят от пробега, и разделите на количество машин - это ежедневная «аренда» каждой машины у собственного бизнеса, и ее нужно окупать.

Формула и пример: считаем себестоимость километра

Коротко: себестоимость километра = (переменные затраты на км) + (постоянные затраты за месяц / плановый пробег месяца). Дальше - поправка на порожний пробег.

Порядок расчета:

1. Соберите переменные затраты на километр: расход топлива на 100 км умножить на цену литра и разделить на 100, плюс сдельная оплата водителя с взносами, плюс износ шин и ТО на километр, плюс средние дорожные платежи.
2. Сложите постоянные затраты машины за месяц: лизинг, страховки, налоги, доля окладов и офиса на одну машину.
3. Разделите постоянные затраты на реальный месячный пробег машины - получите постоянную составляющую километра.
4. Сложите пункты 1 и 3 - это полная себестоимость километра при текущей загрузке.

Модельный пример для магистрального тягача с полуприцепом (цифры округлены для наглядности - подставьте свои):

Обратите внимание на строку лизинга: она вторая по величине после топлива и целиком зависит от пробега. Та же машина при пробеге 8 000 км в месяц дает уже 45 ₽/км только лизинга - простои удорожают каждый оставшийся километр.

Порожний пробег: без этой поправки расчет врет в плюс

Коротко: деньги приносят только груженые километры. Себестоимость груженого километра = полная себестоимость километра / долю груженого пробега.

В примере выше километр стоит 83,8 ₽ - но платят вам не за все километры, а за груженые. Если обратное плечо машина идет пустой и порожняк составляет 20% пробега, себестоимость груженого километра: 83,8 / 0,8 = 104,8 ₽. Ставка 95 ₽/км, которая выглядела прибыльной против 83,8, на деле возит в минус почти десятку с километра.

Поэтому порожний пробег - первый кандидат на оптимизацию: каждый процент порожняка напрямую снижает планку безубыточной ставки. Насколько это подвижная величина, видно по кейсу ТК «МСМ»: компания сократила порожний пробег с 18% до 8% и за полгода почти удвоила выручку на машину.

Считать это вручную на каждую заявку необязательно. Мы собрали калькулятор себестоимости перевозки - подставьте свои затраты и долю порожняка, он покажет безубыточную ставку километра. А в CARGO.RUN START экономика считается прямо в заявке: видно, что приносит рейс, до того как машина вышла на линию.

Почему руб/км недостаточно и что ловит руб/час?

Коротко: руб/км не видит простои. Короткое плечо с двумя днями ожидания на выгрузке может быть хуже длинного магистрального рейса - это ловится метрикой руб/час.

У километровой метрики есть слепая зона: время. Рейс на 300 км со ставкой 120 ₽/км выглядит отлично - пока не выясняется, что машина двое суток стояла в очереди на выгрузку. Постоянные затраты за эти двое суток капали, а километров не было.

Поэтому рядом с руб/км нужна вторая метрика - выработка на машину в рубль за час: вся выручка рейса, деленная на полное время рейса от выезда до освобождения машины, включая погрузку, дорогу, ожидания и выгрузку. Как переход на пару «руб/км + руб/час» меняет картину, показывает кейс ТК «Азимут»: компания считала только руб/км и не видела, как простои съедают прибыль; после перехода на две метрики выработка выросла с 900 до 2 000 ₽/час, а парк и выручка удвоились за год.

Практическое правило: руб/км отвечает «не продешевили ли со ставкой», руб/час - «не теряем ли мы деньги на времени». Убыточные рейсы, у которых со ставкой все в порядке, ловятся именно второй метрикой.

Маржинальность заявки: решение до выхода на линию

Коротко: маржа рейса = ставка минус себестоимость груженого километра, умноженная на километры рейса. Считается до подтверждения заявки, а не после закрытия месяца.

Когда себестоимость груженого километра известна, оценка любой заявки занимает минуту: ставка за километр против вашей планки. Дальше появляются нюансы, которые и отличают осмысленный выбор заявок от «берем все подряд»:

• Заявка ниже планки не всегда зло: если альтернатива - порожний перегон в регион погрузки, рейс «в небольшой минус» дешевле пустого плеча. Важно, что решение принимается с открытыми глазами, а не по ощущениям.
• Заявка выше планки не всегда добро: проверьте время. Долгая выгрузка, ожидание оформления, обратная загрузка через три дня - и по руб/час рейс проигрывает соседнему.
• Постоянный клиент с чуть меньшей ставкой, но стабильными объемами и быстрой оплатой, может быть выгоднее разовых дорогих заявок с ожиданием денег по 45 дней.

Как вести расчет на потоке, а не раз в квартал?

Коротко: разовый расчет устаревает за месяц - цены топлива, лизинг и маршруты меняются. Работает только расчет, встроенный в ежедневный процесс приема заявок.

Разовая табличка с себестоимостью - хорошее упражнение, но через месяц она врет: топливо подорожало, добавилась машина в лизинге, изменились плечи. Чтобы расчет жил, ему нужны свежие данные по каждому рейсу - пробег, заправки, простои, фактические расходы. Собирать их вручную из путевых листов, чеков и мессенджеров - работа на полдня в неделю, поэтому в таблицах она обычно умирает.

Дальше два пути. Первый - дисциплина вокруг Excel: единый шаблон, обязательное заполнение по каждому рейсу, еженедельная сверка. На парке до 3-5 машин это работает, если есть человек, который не даст процессу умереть. Второй - система, которая сама собирает данные по рейсам и считает экономику; что это дает малому парку и когда окупается, мы разбирали в статье про ТМС для малого перевозчика. Как такое единое окно выглядит в живой системе - показали в разборе АРМ логиста: руб/км и руб/час там обновляются по каждой машине по ходу недели, без ручного сбора данных.

Типичные ошибки расчета

Коротко: чаще всего расчет ломают забытые постоянные затраты, усреднение по парку, игнорирование порожняка и зарплата без взносов.

• Лизинг и оклады не в рейсе. Самая дорогая ошибка - считать только «кассовые» затраты рейса. Планка безубыточности занижается на треть и больше.
• Зарплата без налогов и взносов. К сдельной ставке водителя добавляется порядка 30% обязательных платежей - в расчете должна быть полная стоимость часа водителя.
• Одна средняя цифра на разный парк. Себестоимость километра новой фуры в лизинге и старой машины в собственности отличается в разы - считать нужно по каждой машине или хотя бы по группам.
• Порожняк «потом учтем». Без поправки на долю груженого пробега все ставки выглядят лучше, чем есть.
• Ремонт как сюрприз. Внеплановый ремонт - не форс-мажор, а статистика: среднемесячные затраты на ремонт за год должны сидеть в километре, иначе каждая поломка «внезапно» съедает квартальную прибыль.
• Расчет ради расчета. Если себестоимость посчитана, но заявки по-прежнему принимаются «по рынку», цифра не работает. Планка безубыточности должна быть перед глазами того, кто подтверждает заявки.

Статья - первый шаг. CARGO.RUN START ставит учёт автопарка, заявки и документы в одну систему и доводит до результата.

Попробовать бесплатно 14 дней →

Источники

• Росстат: о потребительских ценах на нефтепродукты с 16 по 22 июня 2026 года
• Ведомости: биржевая цена дизеля обновила исторический максимум (по данным СПбМТСБ)
• Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р - нормы расхода топлив и смазочных материалов
• РЖД-Партнер: колонка об окупаемости автоматизации в логистике
• TAdviser: обзор рынка ТМС в России