Как посчитать себестоимость рейса: формула, пример расчета и типичные ошибки

Ставка 95 ₽/км может покрывать топливо, водителя и лизинг - и все равно оставлять перевозчика в минусе. Так получится в расчете ниже, если пятая часть пробега проходит без груза и заказчик ее не оплачивает. Себестоимость рейса нужно считать по всему маршруту: с учетом оплачиваемого пробега и времени, на которое машина будет занята.

Коротко: себестоимость рейса для управленческого расчета = прямые затраты рейса + распределенная доля постоянных затрат. Для сравнения со ставкой расходы делят на оплачиваемые километры. Если 20% общего пробега - неоплачиваемый порожняк, стоимость груженого километра на 25% выше стоимости километра общего пробега при тех же суммарных затратах.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

MAXКанал «Цифровая логистика»TelegramЕсли привычнее Telegram

Чат в MAX

Самый большой чат перевозчиков

Обсуждаем ЭТрН и ЭПД, ставки, топливо, водителей и заказчиков.

Войти в чат

Зачем считать, если ставки «и так известны»?

Коротко: рыночная ставка помогает сравнить предложения, но прибыльность заявки зависит от ваших затрат. Один маршрут может давать разный результат двум перевозчикам.

У одной компании машина в лизинге, у другой - в собственности; одна нашла обратный груз, другая возвращается пустой. Одинаковая выручка за прямое плечо еще не означает одинаковый финансовый результат. В таблице это тоже можно посчитать, если в нее попадают все расходы и километры.

Проверяйте расчет при изменении цены топлива, платежей за технику и загрузки. Как цена дизеля влияет на рейс, разобрано в материале о росте топливных затрат. Для сравнения с предложениями заказчиков есть медианы ставок по направлениям. Сопоставляйте один период, тип кузова и условия по НДС: чужая ставка не заменяет вашу себестоимость.

Расчет помогает решить, брать ли заявку, какие направления оставлять в работе и где искать перерасход. После рейса план нужно сравнить с фактом: иначе следующая заявка унаследует прежнюю ошибку.

Что входит в себестоимость рейса?

Коротко: переменные затраты зависят от объема работы, а постоянные сохраняются и во время стоянки. Некоторые расходы смешанные: например, у водителя могут быть оклад и сдельная часть.

Зафиксируйте, какую задачу решает таблица. В модели покрытия платежей можно включить месячный платеж по лизингу. В модели экономической прибыли учитывают износ техники и финансирование; полный лизинговый платеж поверх них добавлять нельзя - одни и те же затраты окажутся учтены дважды. Собственная машина тоже изнашивается, даже если очередного платежа за нее нет.

Общие расходы распределяйте по понятному правилу: например, поровну между сопоставимыми машинами. Месячные расходы, поделенные на число машин, дают сумму на машину за месяц. Чтобы получить сумму на календарный день, результат нужно еще разделить на число дней месяца.

Формула и пример: считаем себестоимость километра

Коротко: себестоимость километра общего пробега = переменные затраты на км + постоянные затраты машины за месяц / общий пробег за месяц. Для плана берут ожидаемый пробег, для проверки результата - фактический.

Порядок расчета:

1. Переведите топливо в ₽/км: расход на 100 км × цена литра / 100. Добавьте оплату водителя со взносами, резерв на шины и ремонт, дорожные платежи.
2. Соберите постоянные затраты машины за месяц, включая ее долю общих расходов.
3. Разделите постоянные затраты на общий пробег - груженый и порожний.
4. Сложите обе части. Проверьте, что одну статью не включили дважды: например, ремонт и в резерв на километр, и отдельной полной суммой.

Ниже условный пример модели покрытия затрат тягача с полуприцепом. Это учебные исходные данные, а не средние цены рынка. Предполагаем, что все суммы уже приведены к сопоставимой базе по НДС, а 10,4 ₽/км на водителя включают всю принятую в примере стоимость его труда.

Лизинг здесь - крупнейшая строка: 30 ₽/км против 27,39 ₽/км на топливо. При пробеге 8 000 км тот же платеж даст 45 ₽/км. Весь блок постоянных затрат вырастет с 37 до 55,50 ₽/км, а итог при неизменной переменной части - до 102,29 ₽/км.

С НДС нельзя поступать одинаково во всех компаниях. Исключайте из расходов только тот входной налог, который можно принять к вычету; при отсутствии права на вычет он остается в затратах. Например, ФНС отдельно поясняет ограничения на вычет входного НДС при специальных ставках 5% и 7% на УСН. Перед расчетом согласуйте налоговую базу таблицы с бухгалтером, а не вычитайте один процент из всех строк. Разъяснение ФНС.

Порожний пробег: без этой поправки расчет врет в плюс

Коротко: если оплачивают только груженое плечо, его километры должны покрыть расходы всего маршрута. Себестоимость оплачиваемого километра = общие затраты / оплачиваемый пробег.

В примере общий километр стоит 83,79 ₽. При 20% неоплачиваемого порожняка доля груженого пробега равна 0,8: 83,79 / 0,8 = 104,74 ₽ за оплачиваемый километр после округления. Ставка 95 ₽/км не покрывает около 9,74 ₽ затрат на каждый такой километр.

Расход топлива под грузом и без него может отличаться, поэтому для отдельной заявки лучше посчитать оба плеча раздельно. Формула деления на долю груженого пробега работает, когда исходная стоимость общего километра уже учитывает эти различия. Если клиент оплачивает подачу или обратный перегон отдельно, включите эту оплату в доход маршрута.

В опубликованном кейсе ТК «МСМ» указано сокращение порожнего пробега с 18% до 8% за полгода. Проверьте, что даст ваша доля порожняка, в калькуляторе себестоимости перевозки.

Почему руб/км недостаточно и что ловит руб/час?

Коротко: ставка в руб/км сама по себе не показывает, сколько времени занята машина. Выручка за час помогает сравнить рейсы с разной длительностью ожидания, но тоже не равна прибыли.

Условный рейс на 300 км по 120 ₽/км дает 36 000 ₽ выручки. Если полный цикл занял 24 часа, это 1 500 ₽/час. Если к тем же суткам добавились двое суток неоплаченного ожидания, получится 500 ₽/час: при той же выручке машина занята втрое дольше.

Для такого сравнения делите выручку на полное время от начала подачи до освобождения машины, включая погрузку, дорогу и ожидание. Используйте одинаковые границы цикла для всех заявок. В кейсе ТК «Азимут» приведен рост выработки с 900 до 2 000 ₽/час после изменения учета и работы с простоями.

Отдельно проверьте, кто и на каких условиях оплачивает простой. Часть 4 статьи 35 Устава автомобильного транспорта предусматривает штраф за задержку машины под погрузкой или выгрузкой. Ожидаемая сумма претензии еще не означает полученную оплату рейса.

Маржинальность заявки: решение до выхода на линию

Коротко: расчетный результат рейса = его выручка − учтенные затраты. Для маржинальности в процентах этот результат делят на выручку; наценку считают иначе - относительно затрат.

Если вы сравниваете ставку и себестоимость одного оплачиваемого километра, результат равен их разнице, умноженной на оплачиваемый пробег. Назовите показатель точно: разница после полной распределенной себестоимости отличается от маржинального дохода после одних переменных затрат. Налоги с дохода или прибыли и прочие не включенные расходы еще могут уменьшить остаток.

Условный пример: затраты 100 000 ₽, цена 120 000 руб. Разница - 20 000 руб., наценка - 20%, а маржинальность по принятой модели - 16,7%. Чтобы получить 20% от выручки при тех же затратах, нужна цена 100 000 / (1 − 0,20) = 125 000 ₽.

Перед подтверждением заявки проверьте три обстоятельства:

• Альтернатива рейсу. Обратный груз ниже полной распределенной себестоимости иногда выгоднее пустого перегона. Сравните дополнительную выручку с дополнительными расходами, временем и риском потерять следующую загрузку.
• Длительность. Высокая ставка за километр может сопровождаться долгой выгрузкой или ожиданием обратного груза. Пересчитайте весь цикл.
• Оплата. При отсрочке, например на 45 дней, расходы придется финансировать до поступления денег. Учтите стоимость такого финансирования и запас оборотных средств.

Как вести расчет на потоке, а не раз в квартал?

Коротко: обновляйте исходные данные при изменении затрат и загрузки, а после рейса сверяйте план с фактом.

Для каждой заявки сохраняйте плановый и фактический пробег, топливо, время ожидания, дорожные платежи и другие расходы. Если факт расходится с планом, запишите причину: объезд, очередь на складе, перерасход или забытая статья. Так можно исправить исходные данные следующего расчета.

Начать можно с единого шаблона таблицы и регулярной сверки. Переход к системе учета имеет смысл оценивать по объему ручной работы и числу ошибок, а не по универсальному порогу в несколько машин. Критерии выбора разобраны в статье про ТМС для перевозчика; пример организации рабочего экрана есть в разборе АРМ логиста.

Типичные ошибки расчета

Коротко: проверьте постоянные расходы, базу по НДС, полную стоимость труда, порожний пробег и двойной учет затрат. Именно эти строки меняют границу, ниже которой ставка перестает покрывать принятую модель расходов.

• Забыли постоянные затраты. В нашем примере это 37 ₽ на каждый километр общего пробега. Без них таблица покажет 46,79 ₽/км вместо 83,79 ₽/км.
• Взяли только сумму на руки водителю. В расчете нужна начисленная зарплата и взносы работодателя. НДФЛ удерживают из начисленной зарплаты, поэтому его нельзя механически добавлять к ней второй раз. Сумму взносов берите по своему тарифу: ФНС указывает основной единый тариф 30% в пределах базы и 15,1% сверх нее, а также отдельные условия льгот. Взносы на травматизм учитываются отдельно.
• Усреднили разный парк. Разделите хотя бы машины с сопоставимыми расходами и режимом работы. Средняя цифра может скрыть убыток конкретной машины.
• Посчитали только груженое плечо. Добавьте расходы подачи и возвращения, а также подтвержденные доходы на обратном пути.
• Ремонт учли дважды или не учли вовсе. Для плана используйте обоснованный резерв по истории парка, для анализа факта - реальные расходы. Их сложение удвоит одну статью затрат.
• Расчет остался отдельно от выбора заявки. Дайте расчет тому, кто согласует цену, и фиксируйте причину каждого отступления от принятой планки.

Для начала пересчитайте один закрытый рейс целиком и сравните его с похожим маршрутом. Если разница объясняется пробегом, временем и конкретными расходами, модель уже помогает принимать решения.