Сколько взять за перевозку: калькулятор стоимости грузоперевозки и формула ставки

Коротко: калькулятор стоимости грузоперевозки в интернете обычно считает цену для заказчика груза, а не минимальную ставку для самого перевозчика. Чтобы не уйти в рейс в минус, нужна другая формула: полная себестоимость километра (все статьи расходов, включая амортизацию и порожний пробег) плюс осознанная маржа. Ниже - как считать оба этих числа на пальцах.

Каждую неделю разбираем экономику рейса перевозчика: как считать себестоимость, ставку и не терять деньги на мелочах, которые не видно в Excel с одного взгляда. Подпишись, чтобы не пропустить разбор.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

MAXКанал «Цифровая логистика»TelegramЕсли привычнее Telegram

Чат в MAX

Самый большой чат перевозчиков

Обсуждаем ЭТрН и ЭПД, ставки, топливо, водителей и заказчиков.

Войти в чат

Почему нельзя просто взять цену конкурента с биржи и накинуть свою наценку?

Коротко: цены, которые видно на бирже грузов или в прайсах крупных перевозчиков - это усреднённые рыночные ставки по направлению, а не себестоимость вашей конкретной машины. Свой расход топлива, свой график амортизации, своя зарплата водителя и свой порожний пробег у каждой ТК разные - и рыночная цена может оказаться ниже вашей реальной точки безубыточности.

Логика «посмотрю, почём везут другие, и возьму столько же» кажется быстрым решением, но она игнорирует главное: у соседней ТК может быть новая машина без крупных трат на ремонт, водитель на окладе вместо сдельной оплаты, и рейс с уже подтверждённой обраткой - три фактора, которые снижают её себестоимость километра относительно вашей. Взять ту же ставку - значит взять чужую экономику вместо своей.

Мы уже разбирали, как посчитать себестоимость рейса: формула, пример расчёта и типичные ошибки - это первый и обязательный шаг. Дальше в этой статье - как от себестоимости перейти к ставке, которую вы называете клиенту, и какие статьи расходов чаще всего забывают именно при расчёте цены, а не самой себестоимости.

Калькулятор для перевозчика и калькулятор для грузовладельца - разные инструменты

Коротко: онлайн-калькуляторы на сайтах крупных перевозчиков и бирж грузов (Везёт Всем, ПЭК, Байкал-Сервис, ATI.su) считают одну итоговую цену доставки для заказчика груза. Они не спрашивают про ваши расходы на топливо, амортизацию или зарплату водителя и не показывают точку безубыточности - потому что решают другую задачу.

Логика типового рыночного калькулятора простая: пользователь вводит откуда и куда везти, тип и вес груза, способ погрузки-разгрузки, иногда срочность - на выходе одна цифра, цена перевозки для клиента. Это удобно грузовладельцу, который выбирает подрядчика, но бесполезно владельцу транспортной компании, который пытается понять, за сколько рейс ещё выгоден именно ему.

Инструмента именно для перевозчика - посчитать свою себестоимость и не продешевить - на рынке заметно меньше, чем калькуляторов цены для клиента. Прежде чем перейти к формуле, разберёмся с формальностями регистрации бизнеса, а дальше - к самим расходам и расчёту.

Какой ОКВЭД указывать для грузоперевозок и что такое привлечённый транспорт?

Коротко: для автомобильных грузоперевозок основной код ОКВЭД - 49.41 «Деятельность автомобильного грузового транспорта», с уточняющими подкодами 49.41.1, 49.41.2 и 49.41.3. «Привлечённый транспорт» - это машины, которые не принадлежат вашей компании, а нанимаются под конкретный рейс при нехватке собственного парка.

Код 49.41 указывают при регистрации ИП или ООО в ФНС как основной вид деятельности, если компания занимается автомобильными грузоперевозками. Внутри кода есть уточнения: 49.41.1 - перевозка специализированными транспортными средствами, 49.41.2 - неспециализированными, 49.41.3 - аренда грузового автотранспорта с водителем. Указывать нужно код длиной не менее четырёх знаков - трёхзначный шифр ФНС не примет. Если только запускаете бизнес на грузоперевозках, стоит заранее посмотреть и общий план запуска: мы разбирали его в материале как начать бизнес на грузоперевозках.

Привлечённый транспорт нанимают, когда своего парка не хватает под пиковый объём заказов, а расширять собственный парк ради временного всплеска невыгодно. В расчёте себестоимости привлечённый рейс считается отдельно от собственного: вместо амортизации и зарплаты штатного водителя в расходную часть идёт непосредственно сумма, которую вы платите владельцу привлечённой машины, - и маржу нужно закладывать уже сверх этой суммы, а не сверх себестоимости собственного парка.

Из каких статей расходов складывается себестоимость рейса

Коротко: себестоимость рейса делится на переменные расходы (зависят от пробега и рейса: топливо, шины, дорожные сборы, текущий ремонт) и постоянные (не зависят от количества рейсов: амортизация машины, оклад водителя, страховка, аренда стоянки, налоги и лизинговые платежи).

Переменные расходы растут вместе с километрами: топливо - самая крупная статья (по разным оценкам, 30-40% всей себестоимости перевозки), износ шин, дорожные сборы (для большегрузов свыше 12 тонн - плата в системе «Платон», тариф которой в 2026 году вырос дважды: сначала до 3,53 рубля за километр с 1 февраля, а затем - после поэтапной отмены льготного понижающего коэффициента - до 5,19 рубля с 1 марта), текущий ремонт и мойка.

Постоянные расходы идут независимо от того, сколько рейсов сделала машина в месяц: амортизация (см. следующий раздел), оклад водителя, страховка (ОСАГО обязательно для любого транспортного средства, но оно не покрывает сам груз - об этом мы отдельно писали, когда разбирали, как Банк России изменил расчёт стоимости ремонта по ОСАГО), аренда стоянки или гаража, налоги и лизинговые или кредитные платежи за технику. Рост цен на топливо и его региональные ограничения - ещё одна причина, по которой себестоимость нужно пересчитывать не раз в год, а регулярно: мы разбирали это на примере подорожания топлива и лимитов в регионах.

Отдельная статья постоянных расходов - оплата водителя: как её считать и что выгоднее для рейса (фиксированный оклад, оплата за километр или за час), разбираем в статье «Рубль за километр или рубль за час», а готовый разбор зарплаты по рейсу на реальных цифрах показываем в кейсе расчёта зарплат водителей.

Хочешь собрать систему целиком? То, что в статье, - лишь первый шаг. CARGO.RUN START ставит расчёт себестоимости, ставку рейса и учёт машин в одну систему и доводит до результата.

Как посчитать амортизацию грузовика для калькулятора?

Коротко: линейный метод амортизации - это стоимость машины, делённая на срок полезного использования в месяцах; дальше сумму амортизации делят на средний пробег за тот же период - получают рубли на километр. Нюанс: в бухгалтерском учёте из первоначальной стоимости сначала вычитают ликвидационную (остаточную), а в налоговом линейном методе считают от полной стоимости - пример ниже использует налоговый вариант.

Для налогового учёта норма амортизации считается по формуле «1 / срок полезного использования в месяцах × 100%», а сама сумма - как первоначальная стоимость машины, умноженная на эту норму. Срок полезного использования зависит от амортизационной группы по Постановлению Правительства РФ от 1 января 2002 года № 1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы»: лёгкие грузовики массой до 3,5 тонны обычно относят к сроку свыше 3 до 5 лет включительно, а грузовики массой свыше 3,5 тонны - от среднетоннажников до магистральных тягачей - к сроку свыше 7 до 10 лет включительно.

Например: среднетоннажный грузовик стоит 4 200 000 рублей, срок полезного использования взят 8 лет (96 месяцев). Норма амортизации - 1/96 × 100% = 1,04% в месяц, сумма - около 43 750 рублей в месяц. Если машина в среднем проезжает 8 000 км в месяц, амортизация добавляет к себестоимости примерно 5,5 рубля на каждый километр. Эту цифру чаще всего забывают включать в калькулятор - машина «уже куплена», и её будущая замена кажется не текущим расходом, а делом отдалённого будущего.

Как рассчитать стоимость грузоперевозки за 1 км: формула

Коротко: себестоимость 1 км = (сумма всех постоянных расходов за месяц + сумма всех переменных расходов за тот же период) / общий пробег машины за этот период. Это себестоимость - минимальная цена, ниже которой рейс уже не окупает сам себя, без какой-либо прибыли.

Формула в общем виде:

Себестоимость 1 км = (Постоянные расходы за период + Переменные расходы за период) / Пробег за период

Разберём на условном примере для среднетоннажного грузовика (числа - для наглядности формулы, у вашей машины они будут свои): постоянные расходы за месяц - амортизация 43 750 руб., оклад водителя 60 000 руб., страховка и налоги 20 000 руб., аренда стоянки 15 000 руб. - итого 138 750 руб. Переменные расходы за тот же месяц при пробеге 8 000 км - топливо 96 000 руб., дорожные сборы 20 000 руб., шины и текущий ремонт 16 000 руб. - итого 132 000 руб.

1. Складываем постоянные и переменные: 138 750 + 132 000 = 270 750 руб.
2. Делим на пробег: 270 750 / 8 000 км = 33,8 рубля за километр.

Получилась себестоимость - точка безубыточности. Чтобы не считать формулу вручную, подставьте свои цифры в калькулятор себестоимости перевозки. Дальше нужно прибавить маржу, чтобы получить ставку, которую вы называете клиенту.

Как перейти от себестоимости к ставке: сколько накидывать маржи?

Коротко: ставка = себестоимость + себестоимость × процент наценки. Жёсткого стандарта наценки в грузоперевозках нет: перевозчики обычно закладывают от 10 до 30% сверх себестоимости в зависимости от маршрута, срочности и надёжности заказчика, а посредники-экспедиторы часто работают на более скромной марже, около 5-15%.

Формула:

Ставка за 1 км = Себестоимость 1 км + Себестоимость 1 км × Наценка (%)

Возьмём себестоимость из предыдущего расчёта - 33,8 рубля за километр (сумма постоянных и переменных расходов за месяц, делённая на пробег) - и накинем наценку 25%: 33,8 + 33,8 × 0,25 = 42,25 рубля за километр. Такую ставку можно предлагать заказчику на данном направлении при условии, что у машины не будет большого порожнего пробега на обратном пути - это условие чаще всего и рушит расчёт, разберём его в следующем разделе.

На простых, регулярных и предсказуемых маршрутах наценку логично держать ниже (около 10-15%): здесь риски минимальны, а конкуренция за постоянного клиента, наоборот, высокая. На разовых, дальних или срочных рейсах, где обратную загрузку ещё предстоит искать, а риск простоя выше, наценку в 25-30% можно считать оправданной страховкой, а не «накруткой».

Почему порожний пробег незаметно съедает вашу ставку?

Коротко: пока машина едет без груза - расход топлива, амортизация, дорожные сборы и время водителя всё равно капают, а выручки за этот отрезок пути нет. По разным оценкам, доля порожнего пробега грузового автотранспорта в России - около 15%, а средняя загрузка машин - около 60% от максимально возможной.

Это значит, что реальная себестоимость «полезного» километра выше, чем себестоимость, посчитанная как (постоянные расходы + переменные расходы) / пробег без поправки на порожняк. Если из десяти рейсов туда один-два раза приходится возвращаться пустым, расходы этого обратного пути нужно либо разложить на все рейсы вперёд, либо явно заложить в ставку конкретного направления - иначе однажды окажется, что машина «весь месяц работала», а прибыли почти нет.

Практический способ учесть порожняк в калькуляторе: если вы заранее знаете, что обратный рейс с высокой вероятностью будет пустым, закладывайте в ставку «туда» стоимость обоих плеч - и туда, и обратно, - а не только одного. Тогда даже если обратку удастся найти хоть по минимальной цене, это будет приятным бонусом сверх уже заложенной в расчёт рентабельности, а не спасением рейса, который без обратки уходил в минус.

Какие ошибки чаще всего портят расчёт ставки и уводят рейс в минус?

Коротко: чаще всего в минус уводят не разовые форс-мажоры, а систематически повторяющиеся пропуски в расчёте - одни и те же статьи расходов, которые владелец автопарка из месяца в месяц не закладывает в ставку.

1. Не учитывают амортизацию. Машина «уже куплена», поэтому её стоимость не считают текущим расходом - а деньги на замену техники к концу срока службы просто не накоплены.
2. Игнорируют простои. Ожидание погрузки-разгрузки и время на поиск обратного груза не приносят выручки, но водитель и машина всё это время «работают» - в расходном, а не доходном смысле.
3. Считают ставку без поправки на порожний пробег (см. раздел выше) - берут себестоимость гружёного плеча и не закладывают стоимость обратного пустого.
4. Забывают о комиссии посредника. Если груз найден через биржу или экспедитора с комиссией, эта комиссия должна вычитаться из ставки до сравнения с себестоимостью, а не после.
5. Работают по нижней границе маржи без запаса. Ставка, посчитанная впритык к себестоимости без учёта форс-мажоров (ремонт, пробки, задержка оплаты), не оставляет пространства для непредвиденных расходов - и любое отклонение от идеального сценария сразу превращает рейс в убыточный.

Регулярное - хотя бы раз в месяц - повторение таких ошибок обходится перевозчику, по разным оценкам, в 600 тысяч - 1 миллион рублей недополученной выручки на одну машину в год. Держать эти пункты в чек-листе перед каждым расчётом ставки - самый дешёвый способ не терять эти деньги. Порядок в диспетчеризации и учёте рейсов, который мы разбирали в материале про управление грузоперевозками, снижает риск пропустить эти пункты просто потому, что расчёт ставки перестаёт быть разовой операцией «на коленке» перед каждым рейсом.

Как ЭТрН с 1 сентября 2026 года заставит считать себестоимость точнее?

Коротко: с 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для коммерческой перевозки грузов по Федеральному закону от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Каждый рейс придётся оформлять документально через государственную информационную систему электронных перевозочных документов - а значит, у каждого рейса будет чёткая точка отсчёта, от которой удобно вести и расчёт себестоимости.

Федеральный закон № 140-ФЗ меняет базовый закон о транспортно-экспедиционной деятельности и обязывает участников перевозки - грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя - переходить на электронный документооборот перевозочных документов вместо бумажных бланков. Для перевозчика это означает, что каждый рейс становится документально зафиксированным событием с датой, маршрутом и грузом - той же единицей, для которой удобно параллельно считать себестоимость и ставку, а не оставлять расчёт «на глаз» до конца квартала.

Переход на ЭТрН сам по себе не считает за вас себестоимость и не заменяет калькулятор - но он приучает вести учёт по каждому рейсу отдельно, а не одной суммой по всему парку за месяц. Чем точнее документальный учёт рейсов, тем проще увидеть, какое конкретно направление или клиент регулярно уходит в минус - это и есть главный итог калькулятора: не разовая прикидка, а регулярная привычка считать каждый рейс.