Как перейти на ЭТрН и ЭПД: 8 шагов для малого перевозчика

Коротко: с 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН), заказ-заявка и экспедиторские документы должны оформляться электронно через ГИС ЭПД. Перейти на ЭТрН малая ТК на 6-10 машин может за 8 шагов: от подписи руководителя до первого рейса с электронным документом. Начинать стоит за два-три месяца - роуминг с контрагентами и обучение водителей быстро не делаются.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Что меняется с 1 сентября 2026 года?

Коротко: закон об электронных перевозочных документах приняли в июне 2025 года, обязательным для большинства перевозок он становится с 1 сентября 2026 года. Бумага остается только для узкого списка исключений.

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внес изменения сразу в четыре акта: закон о транспортно-экспедиционной деятельности, устав автомобильного транспорта, устав железнодорожного транспорта и Воздушный кодекс. С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться: транспортная накладная (ЭТрН), заказ и заявка на перевозку, экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка), а также электронная накладная для железной дороги и грузовая накладная для авиаперевозок.

Все эти документы идут через государственную информационную систему электронных перевозочных документов - ГИС ЭПД. Систему администрирует Минтранс России, в добровольном режиме она работает с 1 сентября 2022 года. С 1 сентября 2026 года режим для большинства перевозок станет обязательным.

Не путайте это с бухгалтерским ЭДО для счетов-фактур и актов (Диадок, СБИС, Контур в привычном для бухгалтера смысле). Даже если у вас уже настроен обмен документами с бухгалтерией, для оформления перевозочных документов нужен отдельный оператор, аккредитованный именно на работу с ГИС ЭПД.

Ниже - 8 шагов, которые закрывают переход для малой ТК на 6-10 машин: от первой подписи до полноценной работы с контрагентами. А полный разбор именно по ЭТрН - кто обязан, что на самом деле со штрафами и как выбрать оператора - в опорной статье об электронной транспортной накладной.

Шаг 1. Проверьте, какие документы у вас станут электронными

Коротко: не все компании возят одинаковый набор документов. Прежде чем что-то подключать, определите свой набор и список контрагентов, с которыми предстоит обмен.

Начните с честной инвентаризации. Выпишите: сколько машин в парке, какие документы вы сейчас оформляете (только транспортную накладную или еще и экспедиторские), кто из грузоотправителей и грузополучателей уже работает с ЭДО, а кто еще на бумаге. Отдельно отметьте, есть ли среди подрядчиков-перевозчиков самозанятые - к этому пункту вернемся в шаге 6.

Если вы работаете как экспедитор (принимаете поручение, а не только везете груз), у вас появляется дополнительный набор документов - поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. Их электронные форматы утвердила ФНС; ссылка на официальную страницу с форматами - в источниках в конце статьи.

Шаг 2. Оформите подпись руководителю и разберитесь с доверенностями

Коротко: руководителю или ИП нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если документы будет подписывать сотрудник, а не первое лицо, потребуется машиночитаемая доверенность.

Титулы ЭТрН и экспедиторские документы со стороны компании подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. КЭП оформляется на руководителя организации или на индивидуального предпринимателя в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных удостоверяющих центров - это стандартная процедура по 63-ФЗ «Об электронной подписи», занимает от одного визита до нескольких дней с учетом записи и подготовки документов.

Если подписывать документы будет диспетчер или логист вместо руководителя, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) - сотрудник в этом случае работает под своей личной КЭП физлица плюс приложенная доверенность. Оформите МЧД заранее, а не в момент, когда документ уже нужно подписать.

Шаг 3. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД

Коротко: напрямую в ГИС ЭПД не заходят - работа идет через одного из операторов, аккредитованных Минтрансом. Официальный список - в реестре на сайте ведомства.

Оператора необходимо выбрать из реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов, который ведет Минтранс России. На рынке работает больше десятка аккредитованных операторов, среди них - Контур, СБИС, Такском, Калуга Астрал, СберКорус, Эдивеб. Актуальный список и требования к операторам всегда проверяйте по официальному реестру - он меняется, новые компании получают аккредитацию, поэтому называть точное число операторов в статье не имеет смысла.

При выборе для малой ТК на 6-10 машин важны четыре вещи:

1. Мобильное приложение для водителя с офлайн-режимом. На площадках погрузки и разгрузки часто нет уверенного интернета. Если приложение требует постоянного подключения, документооборот встанет вместе с машиной.
2. Совместимость с вашей учетной системой. Если вы ведете учет в 1С - смотрите на готовый модуль оператора, а не на самостоятельную интеграцию через API.
3. Роуминг именно по нужным вам типам документов. Роуминг между операторами настраивается отдельно для каждого вида документа - ЭТрН, заказа-заявки, экспедиторских документов. Если у оператора роуминг работает только для ЭТрН, а нужного вам контрагента обслуживает другой оператор по экспедиторским документам, обмен не сложится, пока это не уточнить заранее.
4. Тариф. Стоимость у разных операторов считается по числу документов в месяц, у части операторов прием документов (без отправки) бесплатен для контрагента.

Шаг 4. Подключите личный кабинет - без спешки с интеграцией

Коротко: для старта не нужна интеграция с учетной системой. Большинство операторов дают веб-версию, чтобы начать работать за несколько дней.

Веб-версия личного кабинета - самый быстрый способ начать: не нужно ничего программировать, документы создаются и подписываются прямо в браузере. Это разумная точка входа именно для компании, где учет пока ведется в Excel или на бумаге - сначала научиться работать с процессом, а интеграцию с учетной системой сделать вторым шагом, когда процесс уже обкатан.

Подключение веб-доступа у большинства операторов занимает от нескольких часов до пары рабочих дней, если КЭП уже оформлена. Интеграция с 1С или собственной TMS - отдельная, более долгая задача: по опыту компаний с сложной учетной системой она может занять от нескольких дней при типовой конфигурации до пары месяцев при индивидуальных доработках. Для парка в 6-10 машин без нестандартной автоматизации это, как правило, ближе к нижней границе.

Пока вы разбираетесь с документами и подписями, стоит навести порядок и в остальном учете парка - сроках ОСАГО, техосмотров, лицензий, закреплении водителей за машинами. Для малой ТК, где все это разложено по бумажным папкам и памяти диспетчера, переход на электронный документооборот - удобный повод собрать данные в одном месте. Сервис CARGO.RUN START рассчитан именно на такие компании: тариф «Старт» работает для парка до 10 машин, первые 14 дней бесплатно.

Попробовать CARGO.RUN START бесплатно →

Шаг 5. Настройте роуминг с контрагентами

Коротко: если ваш контрагент подключен к другому оператору, нужен роуминг. Срок не регламентирован законом - на практике это от нескольких дней до нескольких недель.

Пригласите ключевых грузоотправителей и грузополучателей к электронному обмену через вашего оператора. Если контрагент работает с другим оператором, потребуется роуминг между операторами - соглашение, по которому документы одной системы доходят до другой. Часть операторов уже настроила автоматический роуминг между собой по основным документам, часть донастраивает его под конкретную заявку.

Главная деталь, которую часто упускают: роуминг настраивается по каждому типу документа отдельно. Прежде чем полагаться на конкретного оператора, уточните у него: работает ли роуминг именно с оператором вашего ключевого контрагента и именно по тем документам, которые вам нужны - ЭТрН, экспедиторские документы или оба вида сразу.

Шаг 6. Проверьте статус подрядчиков-перевозчиков

Коротко: если среди ваших подрядчиков есть самозанятые, уточните у оператора и в отраслевых разборах, как в вашем случае будет устроено участие в электронном обмене - на практике этот момент выясняют часто с опозданием.

Часть малых ТК работает не только своими машинами, но и привлеченными перевозчиками, оформленными как самозанятые. Отраслевые разборы обращают внимание, что статус плательщика налога на профессиональный доход не всегда совместим с прямым участием в электронном документообороте ГИС ЭПД в роли стороны сделки. Вопрос требует отдельной проверки у оператора или консультанта для вашей конкретной ситуации, а не решается по умолчанию. Разбираться с этим лучше сейчас, за два месяца до обязательного перехода, а не в последнюю неделю августа, когда обнаружится, что часть парка не готова к обмену документами.

Шаг 7. Обучите водителей и диспетчеров

Коротко: водителю КЭП не нужна - для подтверждения приема и сдачи груза он использует простую электронную подпись в мобильном приложении оператора. Основная сложность здесь не техническая, а психологическая.

По разъяснению удостоверяющего центра Контура, водитель фиксирует прием и сдачу груза простой электронной подписью через мобильное приложение - квалифицированная подпись ему для этого не нужна. Компании, уже прошедшие внедрение, отмечают: убедить водителей, особенно старшего возраста, что подтверждение через QR-код в телефоне - такой же законный документ, как бумажная накладная с печатью, оказывается сложнее, чем настроить само приложение.

Простой чек-лист для обучения одного водителя:

1. Установить мобильное приложение оператора, войти по номеру телефона.
2. Показать реальный рейс: как принять груз, как подтвердить сдачу.
3. Объяснить, что делать при отсутствии интернета в точке погрузки (офлайн-режим).
4. Дать номер поддержки оператора на случай, если приложение не открывается.

Закладывайте на обучение группы водителей один-два дня - опыт компаний, уже прошедших через это, показывает, что для парка в несколько машин этого достаточно, если показывать процесс на живом рейсе, а не только рассказывать.

Шаг 8. Проведите пилотный обмен и только потом переходите полностью

Коротко: не переводите весь парк на электронный документооборот сразу. Сначала протестируйте на одном-двух маршрутах и с двумя-тремя ключевыми контрагентами.

Выберите тестовый маршрут и одного-двух контрагентов, с которыми обмен документами происходит чаще всего. Проведите несколько рейсов полностью в электронном виде: от заказа-заявки до подписания ЭТрН всеми сторонами. Это вскрывает ошибки в процессе - неправильно настроенный роуминг, непонятный шаг для водителя, нестыковку в данных с учетной системой - пока они касаются одного маршрута, а не всего парка сразу.

Только после того, как пилотный рейс прошел без сбоев, расширяйте обмен на остальных контрагентов и машины. Компании, которые пропускают этот шаг и подключают сразу всех, чаще сталкиваются с тем, что одна и та же ошибка повторяется на десятках рейсов одновременно, вместо того чтобы быть исправленной один раз на тестовом.

Когда бумага еще разрешена?

Коротко: закон предусматривает узкий список исключений, когда документ можно оформить на бумаге. Для типичной малой ТК на внутренних перевозках по России большинство из них не применяется.

Минтранс России отдельными приказами определил случаи, когда бумажная форма все еще допустима. Для транспортной накладной, заказа и заявки (приказ от 01.06.2026 № 262) это, в частности:

Для экспедиторских документов действует отдельный приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115 - список случаев там похож по духу, но не идентичен. Бумага разрешена для специальных и воинских грузов, на территориях с режимом ЧС или военного положения, при технической невозможности передать документ у клиента или у экспедитора, при услуге физлицу для личных нужд и если контрагент - иностранное лицо.

Если ваша компания возит грузы по России для российских заказчиков без форс-мажорных обстоятельств - скорее всего, ни одно исключение к вам не относится, и с 1 сентября 2026 года документы нужно оформлять электронно.

Отсрочка до 1 марта 2027: что уже решено, а что пока предложено?

Коротко: обязательность ЭПД с 1 сентября 2026 года - это принятый закон. А вот смягченный контроль до 1 марта 2027 года - пока инициатива Минтранса, которую публично поддержал Президент, но отдельные поправки в закон на момент подготовки материала депутатам еще предстоит принять.

В июне 2026 года на совещании с Президентом министр транспорта Андрей Никитин предложил ввести переходный период: до 1 марта 2027 года при обнаружении бумажного документа вместо электронного инспекторам предлагается ограничиваться устным предупреждением, а не штрафом. Президент публично поддержал эту инициативу, а необходимые изменения в закон о транспортно-экспедиционной деятельности должны внести депутаты.

Здесь важно не путать две вещи. Дата обязательности документов - 1 сентября 2026 года - установлена принятым законом и не зависит от дальнейших решений. А вот смягчение контроля до марта 2027 года - это предложение, которое еще должно пройти оформление поправками. Пока конкретные размеры штрафов за отсутствие ЭПД после переходного периода не определены в открытых источниках - следить за этим вопросом стоит отдельно, ближе к дате.

Подробный разбор того, как именно будет устроен переходный период, - в отдельном материале: отсрочка штрафов по ЭТрН до 2027 года. А если вы еще не подключались к системе вовсе - начните с базового руководства: как подключиться к ГИС ЭПД.

Какие ошибки чаще всего делают малые перевозчики?

Коротко: технология здесь редко оказывается главной проблемой. Основные сложности возникают из-за того, что переход откладывают до последнего месяца и не проверяют детали заранее.

• Тянут до конца лета. Даже у компаний с ресурсами полноценное внедрение с интеграцией и обучением занимает от нескольких недель до нескольких месяцев. Начинать в конце августа - значит стартовать в цейтноте.
• Выбирают оператора, не проверив роуминг с ключевыми контрагентами. Это выясняется обычно постфактум, когда обмен с конкретным партнером не складывается.
• Подключают документооборот формально, не меняя процесс. Если данные по-прежнему вбиваются вручную вместо того, чтобы браться из учетной системы, электронный документ просто переносит ту же нагрузку в другой интерфейс.
• Не обучают водителей заранее, рассчитывая, что кто-то другой (диспетчер, бухгалтер) подпишет документы "задним числом". Это создает риск, что реальный процесс на линии не будет соответствовать тому, что записано в системе.
• Не проверяют статус подрядчиков-перевозчиков (самозанятые, статус ИП) до того, как переход становится обязательным.

Что делать прямо сейчас, если у вас 6-10 машин?

Коротко: у вас есть около двух месяцев. Разумный порядок - подпись и оператор в первую очередь, затем подключение и роуминг, и только потом пилотные рейсы.

Спокойный сценарий для парка на 6-10 машин выглядит так: сначала подпись руководителю и выбор оператора, параллельно - инвентаризация контрагентов и проверка статуса подрядчиков. Затем подключение личного кабинета и настройка роуминга с двумя-тремя ключевыми партнерами. После этого - обучение водителей и пилотные рейсы, и только когда пилот прошел без сбоев - перевод остальных машин и контрагентов.

Полная картина по автопарку и документам помогает не терять из виду детали, которые обычно всплывают в последний момент - сроки подписей, состав контрагентов, статус подрядчиков. CARGO.RUN START - сервис-помощник для малых ТК до 10 машин: он не заменяет оператора ЭПД, но помогает держать в одном месте автопарк, документы и рейсы, пока вы проходите через переход.

Частые вопросы об ЭТрН и ЭПД

Что такое ЭТрН?

ЭТрН - электронная транспортная накладная, основной документ на перевозку груза автотранспортом в электронном виде. С 1 сентября 2026 года она оформляется через ГИС ЭПД и заменяет бумажную транспортную накладную для большинства перевозок.

Что такое ГИС ЭПД?

Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Её администрирует Минтранс России; в добровольном режиме система работает с 1 сентября 2022 года, с 1 сентября 2026 года становится обязательной. Напрямую в неё не заходят - работа идёт через аккредитованного оператора.

Чем ЭПД отличается от бухгалтерского ЭДО?

Бухгалтерский ЭДО закрывает счета-фактуры и акты, а ЭПД - перевозочные документы через ГИС ЭПД. Даже если обмен с бухгалтерией уже настроен, для оформления ЭТрН и экспедиторских документов нужен отдельный оператор, аккредитованный Минтрансом.

Как перейти на ЭТрН, если контрагент подключён к другому оператору?

Через роуминг между операторами. Он настраивается отдельно по каждому типу документа - ЭТрН, заказ-заявка, экспедиторские документы, - поэтому до выбора оператора стоит уточнить, работает ли роуминг именно с оператором вашего ключевого контрагента и именно по нужным документам.

Что будет, если после 1 сентября 2026 года остаться на бумаге?

Обязательность электронных документов с 1 сентября 2026 года установлена принятым законом. При этом Минтранс предложил до 1 марта 2027 года ограничиваться устным предупреждением вместо штрафа; инициативу публично поддержал Президент, но поправки в закон ещё должны быть приняты. Подробнее - в разборе отсрочки штрафов по ЭТрН.

Статья - первый шаг. CARGO.RUN START ставит учёт автопарка, заявки и документы в одну систему и доводит до результата.

Попробовать бесплатно 14 дней →

Источники

• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ
• ФНС России: обязательный переход на электронные перевозочные документы
• Минтранс России: о государственной информационной системе ЭПД
• ФНС России: утвержденные форматы электронных перевозочных документов
• Гарант.ру: инициатива о переходном периоде до 1 марта 2027 года
• Приказ Минтранса России от 03.04.2026 № 115 (исключения для экспедиторских документов)
• Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (исключения для транспортных накладных)
• Реестр операторов информационных систем ЭПД - Минтранс России
• Контур.Диадок: роуминг между операторами ИС ЭПД в логистике