Как подключить ЭТрН в CARGO.RUN: настройка синхронизации с Контуром

Подключить ЭТрН - это не одна кнопка, а шесть подготовительных шагов: подписи, доверенности, две учётные записи у оператора и технический пользователь, который связывает системы. Мы ведём тему электронных перевозочных документов с осени; оставайтесь на связи, дальше разберём типовые ошибки первых рейсов.

Что нужно подготовить, чтобы подключить ЭТрН

Коротко: квалифицированные подписи и машиночитаемые доверенности на всех подписантов, плагин КриптоПро на их компьютерах, учётные записи в двух сервисах оператора и один технический пользователь.

Юридически значимый обмен накладными идёт через аккредитованного оператора ИС ЭПД - у нас это Контур. Сам по себе CARGO.RUN оператором не является: он подтягивает документы из сервисов оператора, чтобы логист работал в одном окне, а не переключался между вкладками. Значит учётные записи у оператора компании всё равно нужны, и именно их мы заводим на шагах 3-4.

Полезно сразу видеть, что где делается - иначе шаги выглядят разрозненными:

Настройка разовая. После неё логист не заходит в кабинет оператора ради накладных: титулы приходят в заявку CARGO.RUN, там же подписываются, а водитель видит документ в мобильном приложении.

1. Установить плагин КриптоПро

   Плагин ставится на компьютеры всех сотрудников, которые будут подписывать документы в CARGO.RUN. Установка и проверка - на странице диагностики плагина.

   Важная деталь: плагин ставится в тот браузер, из которого потом будут подписывать документы. Браузер выбирается из списка при установке. После проверки нужно отметить все действия и запустить настройку. Подробности - в справке по установке.

2. Выпустить подписи: КЭП руководителю, КЭП и МЧД сотрудникам

   Электронные перевозочные документы подписывают квалифицированной электронной подписью. Если у компании уже есть КЭП - например, для отчётности в налоговую, - подойдёт он, выпускать новый не нужно.

   Дальше про доверенности. Машиночитаемая доверенность (МЧД) - электронный аналог бумажной, файл в формате XML, из которого системы считывают полномочия автоматически. Это не скан бумажной доверенности. Она подтверждает, что сотрудник вправе подписывать документы от имени организации.

   Считать количество удобно так:

   • документы от лица компании подписывает либо директор своим сертификатом юрлица, либо сотрудник сертификатом физлица с приложением МЧД;
   • если в компании пять логистов и подписывают все, нужен один КЭП директору и пять комплектов КЭП плюс МЧД логистам;
   • если юрлиц несколько, а директор один, ему выпускается один КЭП, каждому подписанту - свой КЭП, а МЧД оформляется отдельная на каждое юрлицо;
   • водителям КЭП покупать не нужно - они подтверждают документы простой подписью в мобильном приложении CARGO.RUN.

   Купить подписи и доверенности можно у оператора. Дальше доверенность живёт уже в CARGO.RUN: каждый логист сам открывает профиль своей учётной записи, раздел «Доверенности», и добавляет туда свою МЧД. За сотрудника это сделать нельзя - доверенность привязана к его подписи. Пока МЧД не загружена, подписать титул в заявке не получится. Подробнее про доверенности для водителя и логиста мы писали отдельно.

3. Зарегистрироваться в сервисе электронного документооборота

   Заявка на подключение заполняется одним из двух способов.

   Если КЭП уже есть - выбираете «У меня есть КЭП» и заполняете данные. Подпись подойдёт любого удостоверяющего центра, не обязательно того же оператора. Если подписи ещё нет - «Хочу работать без сертификата» и заполняете форму целиком; менеджер свяжется в течение рабочего дня.

4. Зарегистрироваться в транспортном модуле

   Здесь тоже два пути. Прямой - регистрация в сервисе логистики; она проходит с подписью генерального директора. Порядок описан в инструкции по автоматической регистрации организаций.

   Второй путь - через уже подключённый документооборот: раздел «Транспортный ЭДО», кнопка «Перейти в Логистику».

5. Завести технического пользователя и выдать ему права

   Это тот шаг, на котором чаще всего спотыкаются. Технический пользователь - служебная учётная запись, через которую системы обмениваются данными. Ему нужна отдельная электронная почта, которой не пользуется никто из сотрудников; в полях ФИО так и пишут - «Технический пользователь».

   Завести его нужно в обоих сервисах оператора, с одной и той же почтой.

   В документообороте права такие: доступ к документам - «Ко всем документам организации»; галочки «Подписывать документы» и «Видеть списки контрагентов и работать с ними».

   В транспортном модуле в разделе «Доступные документы и роли» в поле «Накладные» выбирается «Сотрудник (работа с накладными)» и отмечаются все права: создавать титулы и исправления, редактировать черновики, архивировать, подписывать КЭПом, отправлять на подпись, отправлять на согласование водителю, подписывать первичные документы, создавать прототип накладной и отправлять на подпись грузоотправителю.

   После создания пользователя на его почту придёт письмо - вход нужно подтвердить, иначе связка не заработает. Если несколько юрлиц ведутся в одном кабинете CARGO.RUN, одного и того же технического пользователя добавляют в каждое.

   Дальше авторизуетесь в сервисах оператора под техническим пользователем и открываете в CARGO.RUN раздел «Администрирование - Интеграция - Контур.Диадок». Кнопка «Подключить», подтверждение входа - и статус интеграции должен стать «Активен». Настройка доступна только пользователю с ролью администратора.

6. Подключить трафик и API-лицензии

   Последний шаг делаем мы. Чтобы документы можно было подписывать прямо из CARGO.RUN, менеджеру передаются: наименование компании, ИНН и КПП, контакты ответственного за подключение (ФИО, должность, телефон, почта) и адрес почты технического пользователя. Если юрлиц несколько - данные по каждому, где будет подписание.

   Два условия. Данные нужны в электронном виде таблицей - не скриншотом и не сканом. И отправлять их имеет смысл только после того, как закрыты предыдущие пять шагов: регистрации в обоих сервисах, действующий КЭП директора, подписи и доверенности подписантов, плагин на рабочих местах, технический пользователь заведён в обеих системах.

   Оставить заявку и получить контакты менеджера можно на странице тарифа.

Что появляется в CARGO.RUN, когда интеграция включена

Коротко: в карточке заявки возникает блок статуса подписания, в разделе ЭПД - реестр накладных, в списке заявок - два фильтра, а у водителя в приложении - сам документ и QR-код.

Ради этого всё и настраивается. После того как статус интеграции стал «Активен», в системе появляется четыре вещи:

• Блок «Статус подписания ЭТрН» в заявке. Титулы с 1 по 4, время получения и подписания каждого, кнопка скачивания QR-кода. Накладная привязывается к рейсу сама - по номеру тягача, правам водителя и активному статусу заявки.
• Раздел «Накладные (ЭТрН)». Реестр всех документов: номер, дата, статус, отправитель, получатель, перевозчик и связанная заявка.
• Два фильтра в списке заявок. «ЭТрН» показывает рейсы, где есть хотя бы Титул 1; «Ожидают подписания ЭТрН» - только те, где действие за логистом. Второй и есть рабочая очередь на день.
• Документ у водителя в мобильном приложении. Он подтверждает накладную кнопкой «Принять груз», может внести замечания, а после подписания получает QR-код, который открывается без интернета.

Подробный разбор каждого экрана - в материале про подписание ЭТрН в CARGO.RUN.

Сколько документов покрыто и что оплачивается отдельно

Коротко: пакет CARGO.RUN покрывает подписание титулов на 10 заявок в месяц на одно транспортное средство; другие перевозочные документы идут по своему пакету у оператора.

Формулировка «работа с ЭТрН без доплат» звучит как «сколько угодно», поэтому объём стоит назвать честно. Пакет CARGO.RUN покрывает подписание титулов из расчёта 10 заявок в месяц на одно транспортное средство. Для парка из десяти машин это сто заявок в месяц - для большинства перевозчиков с запасом.

Отдельно оплачиваются другие электронные перевозочные документы - поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки - если вы работаете с ними через другие интерфейсы: веб-версию сервиса логистики, свою учётную систему и так далее. Для них нужен свой пакет документов у оператора.

Что делать после того, как удалось подключить ЭТрН

Коротко: проверить статус интеграции, подписать допсоглашения с водителями и провести первый рейс.

Когда статус интеграции стал «Активен», технически подключить ЭТрН уже получилось - остаётся два организационных дела.

Первое - допсоглашения с водителями. Водитель подтверждает накладную простой электронной подписью, и технически это его логин с паролем от мобильного приложения. Чтобы такая подпись имела юридическую силу, с водителем нужно заключить дополнительное соглашение. Без него подписи формально нет.

Второе - пройти цикл на одном рейсе и посмотреть, как титулы ложатся в заявку: как это работает по шагам, от Титула 1 до QR-кода в телефоне водителя.

Если вы только начинаете переход и не уверены, что уже сделано, а что нет, - общий маршрут перехода на ЭПД показывает, на каком вы шаге, а реестр аккредитованных операторов - с кем вообще можно работать.