Как перейти на ЭТрН и ЭПД: 8 шагов для перевозчика

Коротко: с 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН), заказ-заявка и экспедиторские документы должны оформляться электронно через ГИС ЭПД. Перейти на ЭТрН компания может за 8 шагов: от подписи руководителя до первого рейса с электронным документом. Ниже - порядок настройки и проверки обмена. Дата обязательного перехода уже наступила: техническое тестирование не освобождает от оформления текущих документов по действующим правилам.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

MAXКанал «Цифровая логистика»TelegramЕсли привычнее Telegram

Чат в MAX

Самый большой чат перевозчиков

Обсуждаем ЭТрН и ЭПД, ставки, топливо, водителей и заказчиков.

Войти в чат

Что меняется с 1 сентября 2026 года?

Коротко: закон об электронных перевозочных документах приняли в июне 2025 года, обязательная электронная форма для соответствующих перевозочных документов действует с 1 сентября 2026 года. Бумага остается только для узкого списка исключений.

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внёс изменения сразу в четыре акта: закон о транспортно-экспедиционной деятельности, устав автомобильного транспорта, устав железнодорожного транспорта и Воздушный кодекс. С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться: транспортная накладная (ЭТрН), заказ и заявка на перевозку, экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка), а также электронная накладная для железной дороги и грузовая накладная для авиаперевозок.

Все эти документы идут через государственную информационную систему электронных перевозочных документов - ГИС ЭПД. Систему администрирует Минтранс России, в добровольном режиме она работает с 1 сентября 2022 года. С 1 сентября 2026 года электронная форма обязательна для предусмотренных законом документов, кроме установленных исключений.

Бухгалтерский ЭДО и обмен перевозочными документами проверяют отдельно. Если ваш оператор уже обслуживает счета-фактуры, выясните, включён ли он в реестр операторов ИС ЭПД и поддерживает ли нужные документы. Другую компанию выбирать необязательно: важен её статус и возможности обмена.

Ниже - 8 шагов, которые закрывают переход для компании: от первой подписи до полноценной работы с контрагентами. А полный разбор именно по ЭТрН - кто обязан, что на самом деле со штрафами и как выбрать оператора - в опорной статье об электронной транспортной накладной.

1. Шаг 1. Определить свой набор документов

   Какие документы вы обязаны оформлять электронно и с кем ими обмениваетесь.

2. Шаг 2. Оформить подпись руководителю и разобраться с доверенностями

   Руководителю или ИП - квалифицированная электронная подпись. Подписывает сотрудник - нужна машиночитаемая доверенность.

3. Шаг 3. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД

   Напрямую в ГИС ЭПД не заходят - работа идёт через оператора из официального списка Минтранса.

4. Шаг 4. Подключить личный кабинет

   Уточните возможность начать в личном кабинете, затем оцените необходимость интеграции с учётной системой.

5. Шаг 5. Настроить роуминг с контрагентами

   Проверьте обмен с оператором контрагента по каждому нужному документу.

6. Шаг 6. Проверить статус подрядчиков-перевозчиков

   Отдельно уточнить схему для самозанятых исполнителей.

7. Шаг 7. Обучить водителей и диспетчеров

   Проверьте схему подписи водителя и последующего подписания перевозчиком. Покажите действия при приёме, сдаче груза и ошибке обмена.

8. Шаг 8. Проверить обмен на выбранном маршруте

   Пройдите тестовый сценарий с основными контрагентами. По рабочим рейсам соблюдайте действующие требования уже во время настройки.

Шаг 1. Проверьте, какие документы у вас станут электронными

Коротко: не все компании возят одинаковый набор документов. Прежде чем что-то подключать, определите свой набор и список контрагентов, с которыми предстоит обмен.

Начните с честной инвентаризации. Выпишите: сколько машин в парке, какие документы вы сейчас оформляете (только транспортную накладную или еще и экспедиторские), кто из грузоотправителей и грузополучателей уже работает с ЭДО, а кто еще на бумаге. Отдельно отметьте, есть ли среди подрядчиков-перевозчиков самозанятые - к этому пункту вернемся в шаге 6.

Если вы работаете как экспедитор (принимаете поручение, а не только везете груз), у вас появляется дополнительный набор документов - поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. Их электронные форматы утвердила ФНС приказом от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ - актуальные версии публикуются на сайте налоговой службы.

Шаг 2. Оформите подпись руководителю и разберитесь с доверенностями

Коротко: определите, кто подписывает от имени компании, и проверьте его подпись и полномочия. Для руководителя или ИП используют квалифицированную подпись. Для представителя предусмотрены варианты УКЭП либо допустимой УНЭП с подтверждением полномочий; схема зависит от документа и роли.

Не оформляйте всем одинаковую подпись без разбора процесса. Составьте список: руководитель, логист, диспетчер, водитель. У каждого могут быть разные действия и основания подписания.

Минтранс разъясняет виды подписи и требования к представителям. Проверьте действительность сертификата, доверенность и полномочия сотрудника именно на нужный документ. Передача сотруднику подписи руководителя не заменяет собственную подпись и оформленные полномочия.

С оператором пройдите один файл обмена от создания до проверки подписи. Так можно заранее обнаружить неверную доверенность или неподходящий вид подписи.

Шаг 3. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД

Коротко: напрямую в ГИС ЭПД не заходят - работа идет через одного из операторов, аккредитованных Минтрансом. Официальный список - в реестре на сайте ведомства.

Оператора необходимо выбрать из реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов, который ведет Минтранс России. Используйте официальный реестр Минтранса: сопоставьте юридическое лицо и ИНН, срок записи и статус подключения. Юридически речь идёт о включении в реестр операторов ИС ЭПД по приказу № 200. Наличие другого сервиса ЭДО под тем же брендом не заменяет проверку.

При выборе оператора важны четыре вещи:

1. Мобильное приложение для водителя с офлайн-режимом. На площадках погрузки и разгрузки часто нет уверенного интернета. Если приложение требует постоянного подключения, документооборот встанет вместе с машиной.
2. Совместимость с вашей учетной системой. Если вы ведете учет в 1С - смотрите на готовый модуль оператора, а не на самостоятельную интеграцию через API.
3. Роуминг именно по нужным вам типам документов. Проверяйте поддержку обмена отдельно по ЭТрН, заказу-заявке и экспедиторским документам. Если у оператора роуминг работает только для ЭТрН, а нужного вам контрагента обслуживает другой оператор по экспедиторским документам, обмен не сложится, пока это не уточнить заранее.
4. Тариф. Сравните условия отправки, получения, поддержки и интеграции по вашему объёму документов. Не считайте входящий обмен бесплатным, пока это не подтверждено тарифом.

Шаг 4. Подключите личный кабинет - без спешки с интеграцией

Коротко: выясните, можно ли начать в личном кабинете оператора. Если такой вариант подходит, сначала проверьте обмен, затем планируйте интеграцию. Срок подключения согласуйте с оператором по своей конфигурации.

Личный кабинет может быть удобной точкой входа: не нужно ничего программировать, документы создаются и подписываются прямо в браузере. Это разумная точка входа именно для компании, где учет пока ведется в Excel или на бумаге - сначала научиться работать с процессом, а интеграцию с учетной системой сделать вторым шагом, когда процесс уже обкатан. Как пройти регистрацию у оператора и войти в личный кабинет, разобрали отдельно: подключение к ГИС ЭПД через оператора.

Разделите две задачи: доступ к обмену и автоматизацию заполнения из учётной системы. Для каждой согласуйте с исполнителем результат, срок и ответственного. Универсального обещания «за несколько часов» здесь недостаточно: срок зависит от подписи, контрагентов и доработок. Порядок такой связки на конкретном примере - в инструкции по подключению ЭТрН.

Параллельно проверьте карточки машин и водителей: ошибки из справочников могут переноситься в документы. Информация о сервисе учёта рейсов CARGO.RUN START:

Попробовать CARGO.RUN START бесплатно →

Шаг 5. Настройте роуминг с контрагентами

Коротко: если ваш контрагент подключен к другому оператору, нужен роуминг. Уточните у оператора готовность обмена по нужным документам, требуется ли заявка и как проверить завершение настройки.

Пригласите ключевых грузоотправителей и грузополучателей к электронному обмену через вашего оператора. Если контрагент работает с другим оператором, потребуется роуминг между операторами, обеспечивающий обмен документами между их системами. Не ограничивайтесь ответом «роуминг есть»: отправьте документ конкретному контрагенту и проверьте ответную подпись.

Главная деталь, которую часто упускают: поддержку роуминга нужно проверять для каждого нужного типа документа. Прежде чем полагаться на конкретного оператора, уточните у него: работает ли роуминг именно с оператором вашего ключевого контрагента и именно по тем документам, которые вам нужны - ЭТрН, экспедиторские документы или оба вида сразу.

Шаг 6. Проверьте статус подрядчиков-перевозчиков

Коротко: проверьте, кто указан перевозчиком в договоре и документах, его реквизиты и возможность участвовать в обмене. Если подрядчик платит налог на профессиональный доход, отдельно уточните наличие статуса ИП. Само слово «самозанятый» не описывает всю правовую и техническую схему.

Сопоставьте договор, реквизиты в кабинете и данные подписанта. Не допускайте ситуации, когда услугу оказывает одно лицо, а электронные документы оформляют от имени другого без понятного основания.

Для нестандартной схемы с привлечённым исполнителем проверьте требования к его роли и способу подписания у оператора и ответственного за договоры. Настройка кабинета подтверждает техническую возможность, но сама по себе не разрешает любую договорную модель.

Шаг 7. Обучите водителей и диспетчеров

Коротко: водитель может использовать предусмотренную схему с ПЭП или УНЭП, но затем ЭТрН должен подписать перевозчик УКЭП или УНЭП. Это условие прямо указано в разъяснении Минтранса. Обучение должно охватывать всю цепочку, а не только кнопку в приложении водителя.

На учебном примере покажите, кто фиксирует приём груза, кто подтверждает сведения от имени перевозчика и где виден итоговый статус. Если роль подписанта у водителя другая, отдельно проверьте применимые требования к подписи и полномочиям.

Чек-лист для водителя и диспетчера:

1. Войти в приложение под своей учётной записью.
2. Найти нужный рейс и проверить машину, стороны и груз.
3. Выполнить действие при приёме или сдаче и проверить его статус.
4. Убедиться, что требуемая подпись перевозчика также выполнена.
5. Пройти сценарий отсутствия связи и сохранить контакт поддержки.

Время обучения планируйте по результату: сотрудник должен самостоятельно пройти сценарий и объяснить, что делать при ошибке. Один показ экрана не подтверждает готовность к работе.

Шаг 8. Проведите пилотный обмен и только потом переходите полностью

Коротко: проверяйте процесс на выбранном маршруте и с основными контрагентами. После успешного теста тиражируйте настройки. Но с 1 сентября 2026 года обязательная электронная форма уже действует, поэтому пилот не даёт права оставить остальные рабочие рейсы на бумаге без предусмотренного основания.

Выберите понятный сценарий и пройдите все действия: создание, подписание, получение ответного файла, обработку и проверку статуса. Зафиксируйте ошибки и ответственного за каждую. Исправление считайте завершённым после повторной проверки обмена.

Затем проверьте отличающиеся маршруты: другой оператор у получателя, несколько точек доставки, работа без устойчивой связи. Успех на одном контрагенте не подтверждает все остальные схемы.

Пилот - способ проверить настройки. Документы текущих перевозок при этом оформляйте по действующим правилам, включая предусмотренные исключения.

Когда бумага еще разрешена?

Коротко: закон предусматривает узкий список исключений, когда документ можно оформить на бумаге. Для типичной транспортной компании на внутренних перевозках по России большинство из них не применяется.

Минтранс России отдельными приказами определил случаи, когда бумажная форма все еще допустима. Для транспортной накладной, заказа и заявки действует приказ № 262 в редакции с 12 пунктами. Ниже - примеры из перечня, а не его полный текст:

Для экспедиторских документов действует отдельный приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115 - его условия нельзя подменять перечнем для транспортной накладной. Бумага разрешена для специальных и воинских грузов, на территориях с режимом ЧС или военного положения, при технической невозможности передать документ у клиента или экспедитора вследствие непреодолимой силы, при услуге физлицу для личных нужд и если контрагент - иностранное лицо.

Если ваша компания возит грузы по России для российских заказчиков без форс-мажорных обстоятельств - скорее всего, ни одно исключение к вам не относится, и с 1 сентября 2026 года документы нужно оформлять электронно.

Отсрочка до 1 марта 2027: что уже решено, а что пока предложено?

Коротко: обязательная электронная форма действует с 1 сентября 2026 года. Пункт 6 перечня поручений президента от 19 июля предписывает МВД и Ространснадзору принять решения об устном замечании до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажных перевозочных документов вместо электронных. Это не перенос даты перехода.

Инициатива прозвучала на совещании 23 июня и была закреплена в перечне поручений Пр-1784. В прежнем тексте она одновременно называлась только предложением и уже принятым поручением. Здесь нужно различать этапы: предложение поддержано, поручение опубликовано, а сам перечень не является поправкой в КоАП.

Мера относится к указанной ситуации с предъявлением документов. Она не отменяет обязанности экспедитора, правила налогового учёта или необходимость подтвердить саму перевозку.

Подробности - в материале отсрочка штрафов по ЭТрН до 2027 года. Порядок начала работы - в руководстве как подключиться к ГИС ЭПД.

Какие ошибки чаще всего делают перевозчики?

Коротко: перед рабочим обменом проверьте контрагентов, подписи, данные и действия сотрудников. Подключённый кабинет ещё не означает, что все сценарии рейса отработаны.

• Считают регистрацию завершённым переходом. Нужен результат по конкретному документу: он получен, подписан нужными сторонами и обработан без неразобранных ошибок.
• Выбирают оператора, не проверив роуминг с ключевыми контрагентами. Это выясняется обычно постфактум, когда обмен с конкретным партнером не складывается.
• Подключают документооборот формально, не меняя процесс. Если данные по-прежнему вбиваются вручную вместо того, чтобы браться из учетной системы, электронный документ просто переносит ту же нагрузку в другой интерфейс.
• Не обучают водителей заранее, рассчитывая, что кто-то другой (диспетчер, бухгалтер) подпишет документы "задним числом". Это создает риск, что реальный процесс на линии не будет соответствовать тому, что записано в системе.
• Не проверяют статус подрядчиков-перевозчиков (самозанятые, статус ИП) до того, как переход становится обязательным.

Что делать прямо сейчас?

Коротко: проверьте текущий обмен по восьми шагам. Сначала устраните проблемы с подписью, полномочиями и оператором, затем проверьте получение документов контрагентами и действия водителей. Для каждого незавершённого обмена назначьте ответственного и следующий шаг.

Начните с одного текущего рейса и проследите его документы от создания до завершения обмена. Отдельно выпишите рейсы на бумаге и основания для такой формы. Это покажет, где действует исключение, а где ещё не решена задача подключения.

Не назначайте общий срок «переход завершён» по факту регистрации. Проверяйте готовность по документам и участникам: транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские документы, если они относятся к вашей работе.

Информация о сервисе учёта рейсов и документов CARGO.RUN START:

Попробовать бесплатно 14 дней →