Программа для экспедиторов: что должна уметь и чем отличается от TMS перевозчика

Программы для экспедиторов, TMS и другие инструменты автоматизации грузоперевозок - каждую неделю разбираем новый выпуск с реальными цифрами и разбором ошибок при выборе. Подпишись, чтобы не пропустить.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Чем экспедитор отличается от перевозчика?

Коротко: перевозчик доставляет груз собственным транспортом по договору перевозки. Экспедитор организует перевозку чужого груза как посредник по договору транспортной экспедиции - своего транспорта у него может не быть вовсе. Роль определяется функцией в конкретной сделке, а не тем, есть ли у компании машины.

Путаница между этими двумя ролями - самая частая ошибка владельцев транспортных компаний при выборе программы. У перевозчика простая схема: взял груз клиента, довез своей машиной из точки А в точку Б, оформил транспортную накладную и заказ-заявку. У экспедитора все устроено иначе - его отношения с клиентом регулирует Федеральный закон от 30.06.2003 №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», и физически везти груз он не обязан. Его задача - найти подходящего подрядчика, согласовать маршрут, собрать нужные документы и отвечать перед заказчиком за результат целиком, а не только за свой отрезок пути.

Разница на бумаге простая, но на практике роли смешиваются в рамках одной компании. Если транспортная компания возит своим парком и одновременно берет часть заказов клиента, которые передает субподрядчику как посредник, - в этой конкретной сделке она действует уже как экспедитор, даже если в остальном бизнесе остается обычным перевозчиком. Это разграничение - не только теория: с 1 марта 2026 года у него есть прямое юридическое следствие в виде обязательной регистрации, о которой дальше в статье.

Что такое ТМС и почему ее путают с программой для экспедитора?

Коротко: ТМС (transportation management system, система управления перевозками) - программа, которая у большинства вендоров закрывает и часть задач учета работы с подрядчиками. Путаница возникает потому, что оба класса программ работают с одной и той же заявкой на перевозку, просто с разных сторон сделки.

ТМС в логистике - это программа, которая ведет весь цикл перевозки: от приема заявки до закрывающих документов. У парка со своим транспортом это в первую очередь мониторинг рейса и документы по своим машинам. Когда та же компания начинает работать еще и как экспедитор, часть задач - учет подрядчиков, документооборот поручений - логично вести в той же системе, а не заводить для этого отдельный сервис. Именно поэтому границу между «TMS» и «программой для экспедитора» на практике проводят не всегда четко: у современных облачных сервисов для транспортных компаний это часто один и тот же продукт с разным набором подключенных модулей. Подробный разбор функциональных блоков ТМС - в материале про ТМС-систему для транспортной компании.

Что должна уметь программа для экспедитора?

Коротко: минимальный набор - учет пула перевозчиков-подрядчиков, с которыми экспедитор работает одновременно, финансовый расчет между ставкой клиента и ставкой подрядчика, электронный документооборот экспедиторских документов и client-трейсинг статуса заявки. Мониторинг собственного транспорта в этот список обычно не входит - у экспедитора часто нет своих машин.

Функционально программа для экспедитора строится вокруг сделки и подрядчиков, а не вокруг своего транспорта. Экспедитор одновременно ведет несколько заказов с разными перевозчиками-подрядчиками, и без единого места, где виден весь пул с их условиями и загрузкой, эту работу быстро перестает получаться держать в голове или в разрозненных таблицах.

Финансовая часть работы экспедитора устроена сложнее, чем у обычного перевозчика. Экспедитор фиксирует ставку для клиента и отдельно - ставку для подрядчика, который физически везет груз, и разница между ними - его доход. При этом он часто платит подрядчику раньше, чем получает деньги от клиента, - кассовый разрыв в такой схеме может доходить до пятнадцати и более дней, по данным научного анализа ролей экспедитора и перевозчика на транспортном рынке. Программа без раздельного учета этих двух ставок и контроля кассового разрыва делает такой учет ручным и рискованным.

Отдельный блок - электронный документооборот. У экспедитора по приказу Минтранса №23 три обязательных документа: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. С 1 сентября 2026 года все три переходят в электронный вид через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и подписываются квалифицированной электронной подписью - подробно о каждом документе и сроках перехода дальше в статье.

Чем ПО экспедитора отличается от TMS перевозчика?

Коротко: TMS перевозчика построена вокруг своего транспорта - GPS-мониторинг, мобильное приложение водителя, путевые листы. Программа экспедитора построена вокруг сделки и подрядчиков - учет пула перевозчиков, документооборот поручений и расписок, финансовый расчет между двумя ставками. Общий у них только принцип - вести рейс от заявки до закрывающих документов в одном месте вместо таблиц и звонков.

TMS для транспортной компании с собственным парком закрывает совсем другой набор задач: прием заявки, планирование маршрута, GPS-мониторинг рейса, путевые листы, транспортные накладные, тарификацию рейса и расчет зарплаты водителя по фактическому пробегу. Экспедитору, у которого нет своих машин, большая часть этого функционала просто не нужна - GPS нечего мониторить, а путевой лист заполняет водитель подрядчика, а не сотрудник компании.

Если компания одновременно возит своим парком и берет часть заказов клиента на субподряд как экспедитор, ей мало одной только TMS или одной только программы для экспедитора - нужна система, которая ведет оба потока рядом, без ручного переноса цифр из одной таблицы в другую. CARGO.RUN START устроен именно так: рейсы на своих машинах и документы по экспедиционным заказам видны в одном окне, без отдельной биржи и торга ставками - это про учет, а не про поиск подрядчиков.

Нужна ли регистрация в реестре экспедиторов, если у компании уже есть свой транспорт?

Коротко: да, если компания хотя бы иногда организует перевозку чужого груза как посредник - наличие своего транспорта эту обязанность не отменяет. Реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог» действует с 1 марта 2026 года, штраф за работу без регистрации - от 100 до 300 тысяч рублей для юрлица и ИП за первое нарушение.

Собственник транспортной компании нередко решает, что раз у него есть машины, он по умолчанию перевозчик и обязанности экспедитора его не касаются. На деле регистрация в реестре экспедиторов зависит не от наличия транспорта, а от того, какую роль компания играет в конкретной сделке. Если компания хотя бы иногда берет груз клиента, ищет для него подрядчика и организует перевозку как посредник - в этой части бизнеса она действует как экспедитор по Федеральному закону №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», и на нее распространяется обязанность регистрации, независимо от того, что в остальных сделках та же компания возит грузы собственным парком. Подробный порядок самой регистрации через Госуслуги разобран в материале про реестр экспедиторов в ГИС ГосЛог.

Норма об ответственности звучит так:

Осуществление транспортно-экспедиционной деятельности лицом, сведения о котором отсутствуют в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности... влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей

• ст. 11.14.3 КоАП РФ, consultant.ru

По примечанию к этой же статье индивидуальный предприниматель отвечает как юридическое лицо, то есть по верхней планке штрафа, а не по льготной гражданской. При повторном нарушении сумма для юрлиц и ИП вырастает до 500 тысяч - 1 миллиона рублей. Само по себе привлечение субподрядчика не превращает перевозчика в экспедитора автоматически - решает то, кто перед клиентом выступает организатором сделки, а не только факт, что груз физически везет чужая машина.

Какие документы обязательны у экспедитора и как они переходят в электронный вид?

Коротко: по приказу Минтранса №23 у экспедитора три обязательных документа - поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. С 1 сентября 2026 года все три оформляются электронно через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, а сам оператор электронного документооборота обязан направить их дальше в ГИС ЭПД не позднее чем за 10 минут с момента получения.

Три документа закрывают разные шаги одной сделки. Поручение экспедитору заполняет клиент - им он ставит задачу организовать перевозку, согласовать маршрут, привлечь подрядчика. Экспедиторская расписка - обратный документ, ей экспедитор подтверждает клиенту, что принял груз к организации перевозки. Складская расписка нужна, если экспедитор дополнительно хранит груз на своем складе. Правила их оформления устанавливает постановление Правительства РФ от 08.09.2006 №554, а саму форму бланков утвердил приказ Минтранса от 11.02.2008 №23. Подробный разбор реквизитов и электронных титулов каждого документа - в материале про электронное поручение экспедитору.

С 1 сентября 2026 года документооборот по всем трем документам переходит в электронный вид - постановление Правительства РФ от 27.04.2026 №469 установило порядок обмена ими через ГИС ЭПД, а формат самого электронного поручения утвердила ФНС России приказом от 28.04.2026. Компания передает документы своему оператору электронного документооборота, а тот обязан направить их дальше в государственную систему не позднее чем за 10 минут с момента получения - это требование к скорости работы самого оператора, а не к тому, как быстро документы должны дойти от компании до него. Программа для экспедитора без готовой интеграции с оператором создает двойную работу: вести сделку в одном сервисе и отдельно оформлять документы в личном кабинете оператора.

До начала обязательного оформления осталось менее 4 месяцев, рекомендуем подключаться к системе уже сейчас

• Полина Давыдова, директор Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика», mintrans.gov.ru

Мораторий на штрафы за бумажные перевозочные документы вместо электронных действует до 1 марта 2027 года - до этой даты инспектор ограничится устным замечанием. Но этот мораторий не распространяется на штраф за отсутствие в реестре экспедиторов по статье 11.14.3 КоАП - это разные составы нарушения, и по второму санкции действуют уже сейчас.

Программа для экспедитора, TMS перевозчика или гибридная система: что выбрать?

Коротко: выбор зависит не от размера компании, а от роли, которую она чаще всего играет в сделках. Чистому экспедитору без своего транспорта нужен учет подрядчиков и документооборот, перевозчику со своими машинами - GPS-мониторинг и путевые листы, а компании с гибридной моделью - система, которая ведет оба потока рядом, без переноса данных вручную.

Три сценария требуют разных решений, и подмена одного другим - частая причина, почему купленная программа не закрывает реальную работу компании.

1. Чистый экспедитор без своего транспорта. Здесь на первом месте - учет пула подрядчиков, документооборот поручений и расписок, финансовый расчет между двумя ставками. Модуль GPS-мониторинга такой компании не пригодится вообще - мониторить нечего.
2. Перевозчик, который возит только своими машинами. Здесь нужна TMS, построенная вокруг собственного парка - планирование маршрута, мониторинг рейса, путевые листы и зарплата водителя по пробегу. Функционал под подрядчиков и экспедиторские документы такой компании не нужен, пока она не начинает брать чужие заказы на субподряд.
3. Гибридная модель - свой парк плюс часть заказов на субподряде. Такой компании нужна система, которая ведет оба потока рядом: рейсы на своих машинах через привычный функционал TMS и документы по экспедиционным заказам - без переноса цифр между двумя разными сервисами вручную.

Если у компании нет и не планируется собственный транспорт, тариф, рассчитанный на автопарк, обычно оказывается для нее избыточным - в этом случае разумнее присматриваться к специализированным сервисам именно для экспедиторской и биржевой работы. CARGO.RUN START в первую очередь рассчитан на компании со своим парком, которые часть заказов ведут по экспедиции рядом со своими рейсами, а не заменяет собой полноценную биржу подрядчиков.

Какие ошибки чаще всего допускают при выборе ПО для экспедиторской работы?

Коротко: главные ошибки - не признавать себя экспедитором в отдельных сделках и пропускать обязательную регистрацию в реестре на платформе «ГосЛог», выбирать чистое биржевое решение без документооборота под Федеральным законом №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», не проверять интеграцию с государственной информационной системой электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) заранее и не считать кассовый разрыв между оплатой подрядчику и клиенту.

• Не признают себя экспедитором. Компания считает, что раз у нее есть машины, обязанности экспедитора ее не касаются - и пропускает регистрацию в реестре даже там, где часть заказов фактически передает субподрядчику как посредник.
• Берут биржевое решение без документооборота. Программа помогает найти подрядчика и торговаться ставками, но не формирует поручение экспедитору и расписки по правилам приказа Минтранса №23 - документы приходится оформлять отдельно, вручную.
• Не проверяют готовность к ГИС ЭПД заранее. С 1 сентября 2026 года электронный документооборот обязателен, и часть операторов донастраивала прием электронных поручений только весной-летом 2026 года - стоит уточнить готовность конкретного оператора, а не полагаться на общие заявления.
• Не считают кассовый разрыв отдельно. Если программа не показывает, сколько денег заморожено между оплатой подрядчику и получением оплаты от клиента, разрыв обнаруживается по факту нехватки денег, а не заранее.
• Путают гибридную модель с чистым перевозчиком. Компания со своим парком, которая время от времени берет заказы на субподряд, выбирает обычную TMS без экспедиторского функционала - и в части сделок остается без обязательных документов.

Что чаще всего спрашивают про программы для экспедиторов?

Коротко: собственников транспортных компаний чаще всего волнует, нужна ли регистрация в реестре экспедиторов при наличии своих машин, нужна ли отдельная лицензия на экспедиторскую деятельность, чем реестр экспедиторов отличается от готовящегося реестра перевозчиков и можно ли вести рейсы на своих машинах и экспедиционные заказы в одной системе.

Нужна ли лицензия на экспедиторскую деятельность? Нет, лицензия для стандартной грузовой перевозки и для экспедиторской деятельности в России не нужна ни ИП, ни ООО. Лицензируется только перевозка пассажиров и отдельные категории опасных грузов. Регистрация в реестре экспедиторов - отдельная, самостоятельная обязанность, она не заменяет и не подразумевает лицензирование.

Чем реестр экспедиторов отличается от готовящегося реестра перевозчиков? Это разные системы учета на платформе «ГосЛог». Реестр экспедиторов уже действует с 1 марта 2026 года и касается компаний, которые организуют перевозку чужого груза как посредник. Реестр перевозчиков только готовится и должен заработать с 1 марта 2027 года для владельцев грузовиков свыше 3,5 тонны - это отдельное обязательство с другим кругом компаний.

Можно ли вести рейсы на своих машинах и экспедиционные заказы в одной программе? Да, если сервис изначально поддерживает оба потока. Иначе компания вынуждена держать два разных инструмента и вручную сверять данные между ними, что увеличивает риск ошибки и задваивания заявок.

С какого объема заказов выгодно работать как экспедитор? Однозначного порога в отрасли нет, но по данным научного анализа ролей на транспортном рынке экономическая целесообразность такой работы обычно начинается от 20-50 перевозок в месяц - при меньшем потоке кассовый разрыв и издержки на организацию сделок съедают маржу.

Понимание своей роли в сделке - экспедитор она, перевозчик или и то и другое одновременно - определяет не только выбор программы, но и обязанности перед законом. CARGO.RUN START ведет рейсы на своих машинах и документы по экспедиционным заказам в одном окне и доводит дело до результата - попробовать 14 дней бесплатно.