Как вести занятость машин: таблица учета, метрики КТГ и КИП

Диспетчер помнит, что «шестая» машина вчера ушла в Казань и вернется послезавтра - пока помнит. Через месяц такого транспорта десять, рейсов в неделю - под сорок, и память перестает справляться: заявку на понедельник ставят на машину, которая физически еще в дороге. Занятость машин - это не про то, где сейчас едет грузовик (это показывает GPS), а про то, свободен ли он под новый заказ и на какую дату. Разбираем, чем путевой лист и тахограф не закрывают эту задачу, как считать использование парка и что нужно в таблице, чтобы диспетчер не держал график в голове.

Тема больше про операционку, чем про закон, но у порядка в занятости есть и денежная сторона - разбираем регулярно. Подпишись, чтобы не пропустить следующие материалы про экономику парка.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Что такое занятость машин и чем это отличается от GPS-мониторинга?

Коротко: занятость машины - это бизнес-статус («свободна», «в рейсе до 12 августа», «на ТО»), привязанный к заявке и сроку, а GPS-трекер показывает только координаты и техническое состояние - о договорных обязательствах он ничего не знает.

На грузовиках у большинства перевозчиков уже стоит GPS-мониторинг - Автограф, Виалон, Омникомм или похожая система. Она честно показывает, где сейчас находится грузовик, с какой скоростью едет и сколько топлива осталось. Но диспетчеру, который решает, кому из клиентов завтра подать машину, этого недостаточно: координата на карте не отвечает на вопрос, освободится ли этот грузовик к нужной дате и не заняли ли его уже под другой рейс.

Занятость - это отдельный слой данных поверх геолокации: у каждой машины должен быть статус («свободна», «в рейсе», «на погрузке», «в ремонте»), срок, до которого статус актуален, и привязка к конкретной заявке или клиенту. GPS-платформа этот слой не ведет - она не видит, что диспетчер по телефону пообещал машину под заявку в четверг. Именно поэтому компания может одновременно иметь исправный, современный трекинг и раз за разом сталкиваться с тем, что один и тот же грузовик назначили на два рейса сразу.

Чем путевой лист и тахограф не решают задачу учета занятости?

Коротко: путевой лист и тахограф фиксируют, что машина уже была использована - время выезда и возврата, показания одометра, время за рулем, - а не то, свободна ли она под новую заявку. Это документы о прошлом, а не инструмент планирования на завтра.

Порядок оформления путевого листа определен приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (в редакции от 05.05.2023). Документ обязывает фиксировать «дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения», а также показания одометра при выезде и при возврате. То есть путевой лист честно отвечает на вопрос «где была машина вчера», но не на вопрос «свободна ли она послезавтра» - оформляется он на уже назначенный рейс, а не как инструмент для планирования будущих рейсов.

Отдельного обязательного журнала учета занятости или простоя приказ № 390 не вводит - учет занятости остается вопросом внутренней организации работы диспетчера, а не предметом самого приказа. То же самое с тахографом: для грузовиков массой свыше 3,5 тонны он обязателен по постановлению Правительства РФ от 23.11.2012 № 1213 и приказу Минтранса от 28.10.2020 № 440 (действует до 1 сентября 2026 года, на замену Минтранс готовит новый порядок оснащения тахографами). Тахограф фиксирует режим труда и отдыха водителя - сколько часов он провел за рулем и когда обязан отдыхать, - а не то, под какую заявку и на какой срок закреплена техника. Путевой лист и тахограф - только два звена в общей цепочке рейса; весь процесс от заявки до закрывающих документов я разбирал в статье про управление грузоперевозками.

Вывод простой: обязательные документы описывают факт использования транспорта постфактум. Занятость - это отдельная задача, которую компания решает сама: обязательной формы для нее приказ № 390 не задает.

Как считать использование парка: коэффициент технической готовности и коэффициент использования?

Коротко: коэффициент технической готовности (КТГ) показывает долю исправных машин в парке, а коэффициент использования (КИП) - долю техники, которая реально работала. Разрыв между ними - это простои исправных машин не по технической причине, и часто причина - как раз плохой учет занятости.

Коэффициент технической готовности считается через автомобиле-дни: КТГ = АД(исправных) / АД(списочного состава), где автомобиле-день - это один день, который одна машина числится в парке. Показатель отвечает на вопрос, сколько грузовиков в принципе готовы выйти на линию, если не считать поломки и ТО.

Коэффициент использования парка (иногда называют коэффициентом выпуска на линию) считается похоже: КИП = АД(в эксплуатации) / АД(списочного состава) - только в числителе вместо «исправна» стоит «реально работала». Ключевая связка между двумя показателями такая: коэффициент использования парка всегда меньше или равен коэффициенту технической готовности. Если он заметно меньше - технически парк в порядке, но простаивает. Причины простоя бывают разные: нет заказа, ждут ремонта прицепа, но нередко - диспетчер просто не знал, что машина уже освободилась, потому что нигде это не зафиксировано.

Считать оба коэффициента по каждой машине сложно вручную, но раз в месяц прикинуть их по парку в целом - за час работы с данными о выездах. Если разрыв между КТГ и КИП растет от месяца к месяцу, это сигнал проверить, как построен учет занятости: вероятная причина не в технике.

Какие поля нужны в таблице учета занятости машин?

Коротко: минимальный набор - госномер машины, текущий статус, дата освобождения, город/адрес, ответственный диспетчер и заявка, под которую машина закреплена. Без даты освобождения и привязки к заявке таблица превращается в список транспорта, а не в инструмент планирования.

Даже без специальной программы задачу закрывает обычная таблица, если в ней есть нужные поля, а не просто перечень транспорта парка:

1. Госномер и тип машины - чтобы диспетчер сразу видел, подходит ли она под груз (тент, рефрижератор, длина кузова).
2. Статус - фиксированный список значений: «свободна», «в рейсе», «на погрузке/выгрузке», «на ТО или в ремонте», «простой». Свободный текст в этом поле почти всегда приводит к путанице.
3. Дата и время, до которых актуален статус - когда машина освободится или когда обязана вернуться. Без этого поля «в рейсе» ничего не говорит о том, можно ли ставить её на заявку через два дня.
4. Текущий город или маршрут - помогает сразу прикинуть, успеет ли машина к новой точке погрузки.
5. Заявка или клиент, под которые закреплена машина - если статус «в рейсе», должно быть понятно, по какому именно заказу.
6. Ответственный - какой логист ведет эту машину и кому звонить, если статус разошелся с реальностью.

Если такую таблицу ведет один человек и обновляет ее вручную после каждого звонка водителю, она работает, пока транспорта немного. Слабое место - скорость обновления: данные заносятся руками и с задержкой, и пока диспетчер не дозвонился, статус «висит» устаревшим - именно в этот момент один и тот же грузовик чаще всего назначают на рейс дважды.

Порядок работы с заявками - от приема до закрытия - я подробно разбирал в статье про учет заявок на перевозку: занятость транспорта логично вести рядом с этим же журналом, а не отдельным несвязанным списком.

Какие ошибки чаще всего возникают без системного учета занятости?

Коротко: главные последствия - двойное бронирование одной машины на два рейса, простой уже освободившейся машины из-за того, что диспетчер не знает об этом, и лишний порожний пробег, когда рядом был подходящий грузовик, но его статус никто не проверил.

Двойное бронирование. Диспетчер, который держит занятость в голове или в переписке, рано или поздно назначает одну и ту же машину на два рейса с пересекающимися датами. Обнаруживается это обычно в последний момент - когда клиент уже ждет подачу, а машина физически в другом городе. Цена ошибки - не только штраф за срыв подачи по конкретной заявке, но и репутация перед клиентом.

Скрытый простой. Обратная ситуация: машина освободилась раньше срока, но информация об этом не дошла до диспетчера вовремя, и грузовик простаивает лишний день, хотя рядом была подходящая заявка. Именно эта разница видна в разрыве между коэффициентом технической готовности (КТГ) и коэффициентом использования парка (КИП): технически парк исправен, а фактически недозагружен.

Лишний порожний пробег. Если диспетчер не уверен в статусе ближайшей свободной машины, он на всякий случай отправляет за грузом ту, в которой уверен точно - даже если она дальше. Расчет реальной стоимости такого решения на конкретных цифрах я разбирал в статье про автоматизацию работы логиста: чаще всего порожний пробег обходится дороже, чем кажется на первый взгляд, именно потому что решение принимается вслепую.

Первые два пункта решаются одной дисциплиной: статус машины должен обновляться сразу, как только что-то изменилось, а не раз в день на утренней планерке.

Excel, GPS-мониторинг или доска диспетчера в TMS: что выбрать для учета занятости?

Коротко: у каждого инструмента своя ограниченность - Excel требует ручной дисциплины и не подсказывает о конфликтах дат, GPS-система видит координаты, но не различает бизнес-статус машины; доска диспетчера в TMS привязывает статус к заявке и обновляет его автоматически.

Важно понимать: GPS-мониторинг и учет занятости - это два разных слоя данных, которые дополняют друг друга. В CARGO.RUN START, например, модуль «Планирование» показывает график загрузки каждого авто и загрузку по городам, а сами заявки двигаются по статусам автоматически - по GPS-геозонам погрузки и выгрузки и отметкам водителя в мобильном приложении, без ручного ввода диспетчером. Это не отменяет GPS-мониторинг, который уже стоит на грузовиках (система интегрируется с ним через API), а добавляет к координатам бизнес-статус, которого GPS-платформа сама по себе не хранит.

Как построить учет занятости за несколько шагов?

Коротко: начать можно за один день - завести таблицу с фиксированными статусами, договориться, что статус обновляется сразу после звонка водителю, а не в конце дня, и раз в неделю сверять её с фактическими путевыми листами.

1. Зафиксировать список статусов. Не больше пяти-шести значений («свободна», «в рейсе», «на погрузке», «на ТО», «простой») - произвольный текст в этом поле убивает всю пользу таблицы.
2. Добавить обязательные поля. Дата освобождения, город, заявка, ответственный - без них статус «в рейсе» не дает диспетчеру ничего, кроме факта, что машины сейчас нет на месте.
3. Договориться о правиле обновления. Статус меняется сразу после разговора с водителем или подтверждения от клиента, а не раз в сутки на планерке - иначе таблица всегда будет отставать от реальности на полдня.
4. Сверять с путевыми листами раз в неделю. Путевой лист фиксирует факт выезда и возврата - если данные в таблице и в путевых листах расходятся, это повод разобраться, где именно теряется информация.
5. Считать коэффициент технической готовности (КТГ) и коэффициент использования парка (КИП) раз в месяц. Если разрыв между коэффициентами растет, ищите причину в том, как быстро обновляется занятость, а не в состоянии транспорта.

Если на этом этапе таблица уже не успевает за числом рейсов - десятки заявок в неделю, несколько диспетчеров одновременно, - это тот самый сигнал перейти на инструмент, где статус машины обновляется сам, а не руками. С этого стоит начинать: CARGO.RUN START дает 14 дней бесплатно, чтобы проверить учет занятости на своем парке до 10 машин.

Как вести занятость, если в компании один диспетчер на весь парк?

Коротко: при небольшом числе рейсов в неделю память одного человека действительно справляется - таблица нужна как подстраховка на случай отпуска, болезни или просто плотного дня, когда рейсов больше обычного.

Пока диспетчер один и рейсов немного, он реально держит занятость в голове точнее любой таблицы - и переубеждать его вести параллельный учет ради самого учета не стоит. Проблема начинается с числа одновременных решений, а не с размера парка: как только в один день нужно закрыть три-четыре заявки подряд, а не одну, человеческая память начинает давать сбои первой - раньше, чем это заметно по общей статистике парка.

Практичный компромисс - завести минимальную таблицу заранее, до того как она понадобится в кризисный момент. Если диспетчер заболеет или уйдет в отпуск, замещающий человек не должен восстанавливать картину занятости по памяти коллеги - у него должен быть документ, по которому можно продолжить работу с первого дня.

Занятость машин - это данные, для которых приказ № 390 не задает обязательной формы учета, но без них диспетчер работает вслепую: путевой лист и тахограф расскажут, что уже случилось, а не что можно спланировать на завтра. Начать можно с таблицы на пять полей, а дальше ориентироваться на разрыв между КТГ и КИП - если он растет, время переходить на инструмент, который ведет статус машины сам. Разобраться, что из этого подойдет именно вашему парку, можно на бесплатном периоде CARGO.RUN START.