Как сформировать пакет документов на рейс

Собрать пакет документов на рейс кажется формальностью, пока в дороге не выясняется, что путевой лист просрочен, а транспортная накладная оформлена не на то лицо. Дальше - разбор по каждому документу: что обязательно, что можно пропустить, и что меняет обязательный переход на электронную транспортную накладную (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года. Подпишись, если хочешь получать такие разборы регуляторики по мере того, как выходят новые приказы Минтранса.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Что входит в пакет документов на рейс?

Коротко: базовый пакет на рейс - это транспортная накладная (или товарно-транспортная накладная, ТТН), путевой лист и, если он оформлялся отдельно от накладной, договор-заявка на перевозку. После того как груз доставлен, к этим трем документам добавляются закрывающие: акт оказанных услуг и счет-фактура, либо универсальный передаточный документ (УПД) вместо них обоих.

Состав пакета зависит от того, кто везет груз. Если перевозку выполняет сторонняя транспортная компания по договору, нужны все элементы списка ниже. Если груз забирает сам покупатель со своего же склада или доставку выполняет продавец собственным транспортом в счет стоимости товара, часть документов можно не оформлять вовсе - об этом ниже, в разделе про транспортную накладную.

1. Транспортная накладная (ТН) или товарно-транспортная накладная (ТТН) - подтверждает сам факт перевозки и заключение договора.
2. Путевой лист - подтверждает выпуск машины на линию и работу водителя.
3. Договор-заявка на перевозку - нужен, если не был подписан отдельный договор перевозки.
4. Закрывающие документы после рейса - акт, счет-фактура или УПД.

Дальше - через один документ, что в нем должно быть и кто его составляет.

Чем отличаются транспортная накладная, ТТН и УПД?

Коротко: транспортная накладная и товарно-транспортная накладная (ТТН) - это документ самой перевозки, он нужен, когда груз везет сторонний перевозчик по договору. Универсальный передаточный документ (УПД) - совсем из другой части учета: он про сумму сделки и вычет НДС, а не про то, кто, куда и на чем вез груз, и накладную собой не заменяет.

Транспортную накладную нужно оформлять, если заключен договор перевозки груза с транспортной компанией: она подтверждает факт заключения этого договора и то, что груз действительно передан перевозчику. По умолчанию, если в договоре перевозки не указано иное, накладную составляет грузоотправитель - это прямо следует из устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).

Если же доставка входит в стоимость товара и ее выполняет своим транспортом сам продавец, либо покупатель забирает товар со склада поставщика самостоятельно, перевозка как отдельная услуга стороннего перевозчика не оказывается. На практике в этом случае транспортную накладную и ТТН не оформляют, а для подтверждения самого факта поездки достаточно путевого листа.

УПД (универсальный передаточный документ) - из другой части учета. Он объединяет счет-фактуру и сведения об отгрузке или акте в одном документе - это способ закрыть сумму сделки и вычет НДС, а не зафиксировать, кто, куда и на чем вез груз.

Обзор судебной практики на КонсультантПлюс об этом же напоминает: отсутствие ТТН само по себе не повод отказать в вычете НДС, если доставку выполнял сам поставщик. Другое дело, если отсутствие документов - один из признаков того, что реальной поставки вообще не было; тогда риск для вычета связан не с самой накладной, а с фиктивностью сделки, и именно так это трактуют суды, поддерживая налоговые органы.

Хочешь собрать систему целиком, а не разбираться с каждым документом по отдельности? CARGO.RUN START связывает заявку, рейс и документы в одном сервисе для перевозчика - тариф «Старт» на всю компанию, с бесплатным периодом 14 дней.

Какие обязательные реквизиты должны быть в путевом листе?

Коротко: состав сведений путевого листа утвержден Минтрансом и включает шесть блоков - срок действия, данные о лице, оформившем документ, о транспортном средстве, о водителе, о виде перевозки и о виде сообщения. Оформить его можно как на один день, так и на длительный период.

Действующий порядок - приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (в редакции от 05.05.2023, срок действия документа ограничен 1 марта 2029 года). Путевой лист должен содержать сведения:

1. О сроке действия - конкретная дата или период с датой начала и окончания, если лист оформлен больше чем на один день.
2. О лице, оформившем документ - реквизиты организации или ИП, а не только данные водителя.
3. О транспортном средстве - марка, модель, госномер, показания одометра при выезде и возврате.
4. О водителе - ФИО, серия и номер водительского удостоверения, СНИЛС, отметки медосмотров.
5. О виде перевозки - коммерческая, для собственных нужд и так далее.
6. О виде сообщения - городское, пригородное или междугороднее.

«Путевой лист должен содержать следующие сведения о: 1) сроке действия путевого листа; 2) лице, оформившем путевой лист; 3) транспортном средстве; 4) водителе (водителях) транспортного средства; 5) виде перевозки; 6) виде сообщения.»

• Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, consultant.ru

Оформлять путевой лист можно и на один рейс, и на более длительный период: если документ действует больше одного календарного дня, в нем указывают даты начала и окончания этого периода.

Нужен ли отдельный договор, если оформлена заявка на перевозку?

Коротко: заявка на перевозку заменяет отдельный договор только тогда, когда между сторонами уже есть рамочный договор об организации перевозок грузов. Без такого рамочного договора роль заявки выполняет заказ, принятый перевозчиком к исполнению, - и именно эта конструкция, а не заявка сама по себе, закрывает разовую перевозку без отдельного договора.

Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) разрешает заключать договор перевозки груза через принятие перевозчиком заказа, а при наличии договора об организации перевозок грузов - через заявку грузоотправителя. То есть заявка работает как замена отдельного договора именно при действующем рамочном договоре между сторонами; для разовой перевозки без такого рамочного договора нужен заказ.

Заключение самого договора перевозки груза при этом подтверждается транспортной накладной - так прямо сказано в уставе автомобильного транспорта. Поэтому без транспортной накладной доказать сам факт заключения договора перевозки будет крайне сложно: если конфликт с перевозчиком дойдет до суда, именно накладная, а не переписка в мессенджере, станет главным доказательством.

Какие документы закрывают рейс после доставки?

Коротко: закрывающие документы - это акт оказанных услуг и счет-фактура, либо универсальный передаточный документ (УПД) вместо них двоих, а также сама транспортная накладная - именно она подтверждает затраты на услуги перевозки, если груз вез привлеченный перевозчик, а не собственный транспорт компании.

После того как груз доставлен, пакет документов не заканчивается на транспортной накладной - без закрывающих документов нельзя признать доходы и расходы в учете и принять НДС к вычету. Для услуги перевозки типовой набор такой: акт оказанных услуг, счет-фактура, если исполнитель платит НДС, либо УПД вместо них обоих, и сама транспортная накладная - именно она подтверждает затраты на услуги перевозки, если груз вез привлеченный перевозчик.

Счет-фактуру нужно выставить не позднее 5 календарных дней со дня оказания услуги - это прямо установлено пунктом 3 статьи 168 Налогового кодекса. Сам по себе счет-фактура не самостоятельное доказательство сделки, а дополнение к накладной или акту. УПД в этом смысле удобнее: он объединяет счет-фактуру и сведения об отгрузке в одном документе.

Кто в компании отвечает за какие документы на рейсе?

Коротко: водитель физически везет с собой в кабине путевой лист и экземпляр транспортной накладной перевозчика, логист или диспетчер контролирует, что вся цепочка документов дошла до нужного адресата, а бухгалтерия получает закрывающие документы уже после того, как рейс закрыт. Сама транспортная накладная на бумаге при этом существует в нескольких экземплярах - по одному на каждую сторону сделки.

На практике роли распределяются так: водитель везет с собой в кабине путевой лист и свой экземпляр транспортной накладной. Логист или диспетчер отвечает за то, чтобы вся цепочка документов дошла до нужного адресата, а бухгалтерия получает закрывающие документы уже после того, как рейс закрыт. Разрыв обычно происходит именно на стыке этих ролей - когда бумажный экземпляр застрял у водителя, а бухгалтерии для проводки уже нужен акт.

Сама транспортная накладная на бумаге по умолчанию существует в трех экземплярах - для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика; так распределение закрепляют Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). Четвертый экземпляр нужен, только если накладную используют еще и как первичный учетный документ для бухгалтерии, - и он тоже остается у грузоотправителя, а не уходит к заказчику перевозки, как иногда ошибочно считают.

Как выстроить документооборот так, чтобы каждая роль видела свою часть пакета без обзвона по цепочке, - отдельная тема, разобранная в материале про автоматизацию документооборота в транспортной компании.

Что меняется с переходом на ЭТрН и ГИС ЭПД с 1 сентября 2026 года?

Коротко: с 1 сентября 2026 года оформление электронных перевозочных документов - в том числе электронной транспортной накладной (ЭТрН) при автомобильных перевозках - становится обязательным для всех участников перевозки. Сами документы должны направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), а не просто храниться у компании.

Обязательность электронных перевозочных документов закреплена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внес изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности. Форматы самой ЭТрН, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда утверждены приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, а формат электронного путевого листа - отдельным приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.

На практике переход уже идет: по данным пресс-центра Минтранса от 20 июля 2026 года, большинство крупных операторов информационных систем электронных перевозочных документов уже настроили роуминг по всем документам. То есть партнер, подключенный к другому оператору, все равно получает документы и может их подписать. Дополнительно ведется пилотное тестирование механизма черновиков.

Важно. Минтранс отдельно разъяснил: удаление части груза из транспортной накладной действующим законодательством не предусмотрено, и при перевозке груза в разные точки разгрузки нужно оформлять отдельные транспортные накладные на каждую точку.

Подробный пошаговый разбор перехода - от выбора оператора электронного документооборота (ЭДО) до первой отправленной ЭТрН - есть в материале «Как перейти на ЭТрН и ЭПД: 8 шагов для перевозчика».

Когда можно оформить бумажную накладную вместо электронной?

Коротко: приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 устанавливает 8 случаев, когда транспортную накладную, заказ и заявку по-прежнему можно оформить на бумаге, а не через электронную транспортную накладную (ЭТрН). Отдельный перечень - приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115 - касается только экспедиторских документов, а не транспортной накладной.

Приказ вступает в силу вместе с обязательным переходом на ЭТрН - 1 сентября 2026 года - и будет действовать до 1 сентября 2032 года. Восемь случаев, когда бумага остается законной:

1. Перевозка грузов военного назначения, где Минобороны выступает грузоотправителем или грузополучателем.
2. Грузоотправитель или грузополучатель - иностранное юридическое лицо, не включенное в государственный реестр аккредитованных представительств.
3. Каботажные перевозки, которые выполняет иностранный перевозчик, зарегистрированный в одном из государств ЕАЭС.
4. Перевозка для личных, семейных или бытовых нужд физического лица, не связанных с предпринимательской деятельностью.
5. Технический сбой информационной инфраструктуры участников или операторов государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), зафиксированный государственной системой обнаружения компьютерных атак.
6. Отсутствие доступа к интернету, в том числе в населенных пунктах из отдельного перечня Правительства.
7. Грузоотправитель и грузополучатель - одно и то же лицо.
8. Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

«Настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2026 г. и действует до 1 сентября 2032 г.»

• Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262, garant.ru

Для экспедиторских документов - в отличие от транспортной накладной, заказа и заявки - действует отдельный перечень бумажных исключений: приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115. В него входят, в частности, случаи форс-мажора у экспедитора или его клиента и работа с иностранным юрлицом или физлицом.

Что грозит за отсутствие или ошибки в документах на рейс?

Коротко: за отсутствие у водителя путевого листа или товарно-транспортных документов при проверке предусмотрено предупреждение или штраф 500 рублей на водителя. Отдельная и куда более чувствительная зона риска - для компаний, которые оказывают экспедиторские услуги: штраф за работу без регистрации в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности доходит до 1 000 000 рублей.

Основание - часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ: управление транспортным средством без документов, которые в отдельных случаях обязан иметь при себе водитель, включая путевой лист или товарно-транспортные документы, влечет предупреждение или штраф 500 рублей.

Более серьезная ответственность касается не столько самого пакета документов на рейс, сколько отдельной обязанности экспедитора по Федеральному закону от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» - зарегистрироваться в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности до начала работы. По части 3 статьи 11.14.3 КоАП РФ штраф для ИП и организаций за работу без такой регистрации - от 100 000 до 300 000 рублей, а при повторном нарушении по части 4 той же статьи - от 500 000 до 1 000 000 рублей.

Отдельно стоит помнить про налоговую сторону: сама по себе нехватка транспортной накладной или ТТН - не универсальное основание для отказа в вычете НДС. Судебная практика, которую обобщает КонсультантПлюс, поддерживает налоговые органы только тогда, когда отсутствие документов - один из признаков того, что реальной поставки или перевозки вообще не было. Если доставку выполнял сам поставщик и это подтверждается иначе, одного лишь отсутствия ТТН недостаточно для отказа в вычете.

Разобраться, на каком рейсе документы регулярно теряются или задерживаются, проще, если весь цикл виден в одном месте, а не в переписке между тремя людьми - об этом подробнее в материале про то, как контролировать рейсы в логистике.

Как пройти переходный период, если контрагент еще не подключен к ЭДО?

Коротко: до 1 сентября 2026 года с контрагентом, у которого нет электронного документооборота, можно спокойно работать по бумаге. А сразу после этой даты Минтранс предложил и добился поддержки на уровне правительства смягченного режима: полгода, до 1 марта 2027 года, за использование бумаги вместо электронного документа предусмотрено только устное замечание, без штрафа.

Если грузополучатель или грузоотправитель пока не подключен к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) или не умеет работать в системе, до 1 сентября 2026 года можно продолжать работать по бумажным документам без каких-либо рисков. Отдельная практическая сложность возникает, когда стороны подключены к разным операторам электронного документооборота (ЭДО) - для этого между операторами настроен роуминг, о готовности которого Минтранс отчитался в июле 2026 года: документ доходит и его можно подписать независимо от того, каким оператором пользуется партнер.

Инициативу смягчить старт обязательного перехода предложил Минтранс, и она получила поддержку на совещании с президентом: первые полгода после 1 сентября 2026 года, то есть до 1 марта 2027 года, за использование бумаги вместо электронного документа инспекторы должны ограничиться устным замечанием без штрафа. Смысл в том, чтобы у добросовестного бизнеса было время адаптироваться, а не подстраиваться под систему за один день.

Что дальше

Пакет документов на рейс - это не один документ, а связка из нескольких, каждый из которых закрывает свою задачу: одна бумага доказывает перевозку, другая - выпуск машины, третья - расчеты с бюджетом. Разобраться с этим один раз и свести все в понятный процесс проще, чем каждый раз вспоминать, какой документ нужен именно для этого рейса - тем более когда в течение ближайшего года часть бумаги перейдет в электронный вид. CARGO.RUN START собирает заявку, рейс и документы в одном сервисе, чтобы вести пакет по каждому рейсу без пересборки вручную.