Путевой лист грузового автомобиля: образец заполнения

Путевой лист грузового автомобиля можно составить по собственной форме. Образец заполнения ниже поможет сверить поля: срок действия, данные оформителя, машины и водителя, вид перевозки и сообщения. Отдельно разберем старые формы 4-С и 4-П, подписи, печать и оформление многодневного рейса.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

MAXКанал «Цифровая логистика»TelegramЕсли привычнее Telegram

Чат в MAX

Самый большой чат перевозчиков

Обсуждаем ЭТрН и ЭПД, ставки, топливо, водителей и заказчиков.

Войти в чат

Какие поля обязательны в путевом листе грузового автомобиля?

Коротко: приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 устанавливает шесть групп обязательных сведений: о сроке действия документа, его оформителе, транспортном средстве, водителе, виде перевозки и виде сообщения. Единого обязательного бланка приказ не устанавливает. Своя форма должна содержать все сведения, предусмотренные для конкретной перевозки.

Приказ действует с 1 марта 2023 года и определяет состав сведений, перечисленных в части 3 статьи 6 Устава автомобильного транспорта - федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Требования к составу сведений распространяются на бумажный и электронный документ.

Медосмотр и технический контроль входят в эти же шесть групп: отметки об осмотре относятся к водителю, о контроле - к машине. В образце они вынесены отдельными строками, чтобы их было проще проверить.

Кому нужен документ и чем он отличается от ЭТрН, объяснили в статье про электронный путевой лист 2026. Здесь разберем, как заполнить путевой лист и проверить свой бланк.

Единого образца нет: что это значит на практике

Коротко: Используйте форму компании, бланк оператора электронного документооборота (ЭДО) или доработанную форму Госкомстата. Перед применением сверьте ее с приказом № 390. Старые унифицированные бланки с 2013 года необязательны, а собственная форма допустима при соблюдении требований к составу сведений.

Начните с бланка, которым уже пользуется компания. Проверьте, предусмотрены ли в нем все нужные поля, включая вид перевозки, вид сообщения и данные прицепа. Если поля нет в форме, сотрудник может пропустить его при заполнении. Таблица ниже поможет заметить такие пробелы.

Можно ли использовать старую форму № 4-С или № 4-П?

Коротко: Формы № 4-С для сдельной оплаты и № 4-П для повременной можно взять за основу. С 1 января 2013 года они необязательны. Перед использованием проверьте каждую группу сведений по приказу № 390 и добавьте недостающие поля. То же правило действует для других старых бланков, включая форму № 3.

Право организации определять формы первичных учетных документов закреплено в статье 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для путевых листов нужно также соблюдать специальные требования Минтранса. Поэтому подпись «форма 4-С» на скачанном файле сама по себе не подтверждает, что бланк подходит для сегодняшних рейсов.

Особенно проверьте поля «вид перевозки» и «вид сообщения». Они должны присутствовать отдельно: запись маршрута их не заменяет.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля: разбор по блокам

Коротко: Сверяйте свой бланк по группам сведений из таблицы. В правой колонке показаны отдельные записи с условными данными; реквизиты, подписи и остальные сведения нужно заполнить для своего рейса. Такая сверка подходит и для бумажного документа, и для формы в системе ЭДО.

Название компании, имя водителя, номер машины и пробег в примере вымышлены. Таблица объясняет заполнение полей; она не заменяет оформленный документ с полными реквизитами и подписями ответственных лиц.

Если грузовой автомобиль работает с прицепом или полуприцепом, укажите его марку, модель и регистрационный номер. Для этих данных нужны отдельные поля. Записи только о тягаче недостаточно: сведения о прицепе входят в пункт 5 приказа № 390.

Показания одометра и время возвращения дополняют после рейса. Когда на одну машину оформляют несколько бумажных путевых листов для разных водителей, пункт 5 приказа также требует показания при передаче машины следующему водителю. Порядок работы с электронным документом разобран в статье про электронный путевой лист 2026.

Чтобы сопоставлять пробег с расходами по рейсу, нужны также данные о машине, водителе и заявке. CARGO.RUN START ведет их в одной системе и собирает отчеты по пробегу и рентабельности рейсов.

Нужна ли печать на путевом листе?

Коротко: Печать организации или ИП не входит в обязательный состав сведений по приказу № 390. Подписи ответственных лиц при этом нужны. Отметку о медосмотре заверяет проводивший его медработник; для технического контроля и сведений о выпуске предусмотрены свои правила заверения.

Общую обязанность хозяйственных обществ иметь печать отменил закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Требования к конкретному путевому листу проверяют по действующему приказу № 390.

В порядке оформления отдельно описано, кто вносит и заверяет сведения о медосмотре, техническом контроле, выпуске и возвращении машины. Оттиск печати не заменяет эти подписи.

На какой срок выписывают путевой лист грузового автомобиля?

Коротко: Срок выбирают с учетом рейса и смены водителя. Приказ № 390 допускает один документ на рейс длиннее смены или на несколько рейсов в течение смены. На одну машину также можно оформить отдельные бумажные путевые листы для разных водителей. Предельный срок в днях приказ не устанавливает.

При многодневном рейсе укажите даты начала и окончания действия документа. Открывать новый лист из-за каждой ночевки не требуется. При городских развозках несколько рейсов за смену можно включить в один документ. Основание этих вариантов - пункт 11 приказа № 390.

Что грозит за путевой лист с ошибками или без отметок?

Коротко: Последствия зависят от нарушения. Отсутствие обязательного документа у водителя, нарушение требований к медосмотру и техконтролю рассматривают по разным статьям КоАП РФ. Отдельно возникает налоговый риск, если имеющихся документов недостаточно для подтверждения расходов. Любая ошибка в бланке не означает автоматического назначения всех этих санкций.

За отсутствие путевого листа при себе, когда он обязателен, отвечает водитель по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Нарушения требований к медицинскому осмотру и техническому контролю предусмотрены ч. 2 и 3 ст. 12.31.1. Суммы и условия применения разобраны в статье про штраф за отсутствие путевого листа.

Для налогового учета важно подтвердить расходы и их связь с деятельностью. Статья 252 НК РФ допускает разные подтверждающие документы. Пробелы в путевом листе могут осложнить обоснование топлива и ремонта, но не означают автоматического отказа по всем затратам.

Частые ошибки, из-за которых путевой лист не пройдёт проверку

Коротко: При проверке бланка пройдите по полям, которые легко пропустить: вид перевозки и сообщения, сведения о прицепе, одометр и подписи ответственных лиц. Затем сопоставьте срок действия документа с графиком работы. Ниже перечислены ошибки, которые можно обнаружить до выезда или при закрытии рейса.

• Вместо вида перевозки и вида сообщения указан только маршрут. Это разные сведения; в форме нужны отдельные поля.
• После рейса не внесены показания одометра при возвращении. Одного значения на выезде недостаточно.
• Подпись оформителя поставлена вместо подписей под медосмотром или техническим контролем. У каждой отметки свой ответственный.
• Заполнены данные тягача, а марка, модель и номер прицепа пропущены.
• Лист выписан на месяц для отдельных ежедневных смен без учета вариантов оформления по пункту 11 приказа № 390.

Путевой лист для ИП: свой образец нужен?

Коротко: Для ИП действует тот же состав сведений, что и для организации. В данных оформителя указывают Ф.И.О., адрес регистрации, телефон и ОГРНИП. Если предприниматель сам водит машину, это не отменяет обязательные процедуры и правила заверения записей. Совмещение ролей само по себе не сокращает перечень нужных отметок.

Сверяйте каждую подпись с ролью человека, который внес запись. Вопросы оформления для ИП и самозанятых разобраны в разделе про электронный путевой лист для ИП.

Что проверить перед тем, как выпустить машину на линию

Коротко: Перед выездом проверьте сведения, которые должны быть внесены к выпуску машины: срок действия, данные оформителя, транспортного средства и водителя, вид перевозки и сообщения, обязательные отметки и подписи. Показания одометра и время возвращения вносят позднее. Форма бланка не заменяет проверку его содержания.

Удобно проверять документ в порядке заполнения:

1. Сведения о компании или ИП, водителе, машине и прицепе.
2. Срок действия, вид перевозки и вид сообщения.
3. Отметки о медицинском осмотре и техническом контроле, необходимые для этой перевозки, с надлежащим заверением.
4. Дату и время выпуска, показания одометра при выезде.
5. После возвращения - время и пробег, а также остальные сведения, предусмотренные для завершения рейса.

Сверьте используемую форму с таблицей и дополните недостающие поля до следующего рейса. Данные о машинах, водителях и рейсах можно вести в CARGO.RUN START.