Памятка водителю: как подписать ЭТрН в рейсе - пошагово, от погрузки до сдачи груза

Эта памятка водителю по ЭТрН поможет пройти рейс от погрузки до выдачи груза. Перед рейсом проверьте доступ к документу и способ подписи. На погрузке сверьте груз и внесите замечания до подтверждения Т2. На выгрузке проверьте сведения получателя в Т3 и подтвердите выдачу в Т4. Если данные расходятся или документ не приходит, сообщите ответственному за рейс: повторное нажатие кнопки не исправит ошибочный файл.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

MAXКанал «Цифровая логистика»TelegramЕсли привычнее Telegram

Чат в MAX

Самый большой чат перевозчиков

Обсуждаем ЭТрН и ЭПД, ставки, топливо, водителей и заказчиков.

Войти в чат

Что подписывает водитель в ЭТрН и почему это не мелочь

Коротко: водитель участвует в подтверждении приема груза перевозчиком - Т2 - и его выдачи - Т4. Он проверяет факты на месте. При схеме с ПЭП водителя файл затем подписывается усиленной подписью перевозчика; эта последовательность должна быть настроена до рейса.

В базовом обмене ЭТрН четыре обязательных файла: Т1 со стороны грузоотправителя, Т2 перевозчика о приеме, Т3 грузополучателя и Т4 перевозчика о выдаче. Подробности по всем участникам - в матрице титулов ЭТрН. Названия кнопок в приложениях различаются, поэтому уточните у своей компании, какое действие подписывает файл, а какое только сохраняет черновик.

Подпись подтверждает сведения, а ответственность за сохранность груза связана с фактической приемкой и выдачей. По статье 796 ГК РФ перевозчик отвечает за несохранность после принятия груза к перевозке и до выдачи, если не докажет предусмотренные законом освобождающие обстоятельства. Нельзя сводить этот период к моменту нажатия кнопки или статусу на экране.

Как подписать ЭТрН в рейсе - 5 шагов от погрузки до сдачи груза

Коротко: проверьте данные рейса, примите груз с замечаниями при необходимости, обеспечьте доступ к документу в пути, дождитесь файла получателя и подтвердите выдачу. Подписывайте сведения о фактических действиях, не заполняйте время и результат будущей приемки заранее.

1. Шаг 1. Проверить данные в приложении до выезда на погрузку

   Откройте задание или черновик документа: сверьте адрес, машину, свои данные и описание груза. Проверьте вход в приложение и способ подписи. Т1 содержит в том числе фактические сведения о погрузке, поэтому заранее подготовленный черновик и окончательно подписанный файл - разные стадии. Если документ еще готовят, уточните, кто передаст его перевозчику после погрузки.

2. Шаг 2. Свериться с грузом и подписать титул Т2 на погрузке

   Сверьте доступное для проверки количество мест, маркировку, упаковку и тару; массу сопоставьте с документами и результатами взвешивания, если оно проводилось. Внесите обнаруженные расхождения и замечания до подписания. По пункту 11 приложения № 1 к Правилам № 931 Т2 формируют после получения Т1. Если вы подписываете ПЭП или УНЭП водителя, проверьте, что далее предусмотрена усиленная подпись перевозчика.

3. Шаг 3. Держать документ под рукой в пути

   Заранее выясните, как открыть документ при дорожной проверке и что доступно без связи. Пункт 2.1.1 ПДД допускает предъявление оформленных электронно перевозочных документов в электронном виде или в виде бумажной копии. Не рассчитывайте, что QR-код и весь документ автоматически сохраняются офлайн в любом приложении. Порядок на случай отсутствия сети разобран в инструкции как подписать ЭТрН без интернета.

4. Шаг 4. Дождаться подписи Т3 от грузополучателя

   Грузополучатель по факту приемки формирует Т3: в нем может быть полная или частичная приемка либо отказ. Проверьте сведения и замечания, относящиеся к сдаче груза. Если Т3 не поступает, сразу сообщите ответственному за рейс и выясните причину - спор по грузу, отсутствие подписанта или техническую ошибку. Порядок действий при отказе разобран ниже.

5. Шаг 5. Подписать Т4 и закрыть рейс

   После получения Т3 перевозчик формирует Т4 о выдаче груза. Проверьте фактические сведения и оговорки, затем подпишите в согласованном порядке. При схеме с подписью водителя нужна последующая усиленная подпись перевозчика. Уточните, что файл отправлен и обработан без ошибки. Т4 завершает основной обмен по выдаче, но после него могут оформляться предусмотренные форматом финансовые файлы и исправления; весь документооборот не исчезает со сменой статуса рейса.

Последовательность приема и выдачи, включая подписи водителя, установлена приложением № 1 к Правилам № 931. Возможность предъявить электронный документ или бумажную копию закреплена в пункте 2.1.1 ПДД.

Какой подписью водитель подписывает ЭТрН

Коротко: Правила № 931 допускают ПЭП или УНЭП водителя с последующим подписанием Т2 и Т4 УКЭП либо допустимой УНЭП перевозчика. Если водитель сам выступает уполномоченным подписантом перевозчика, проверяют его усиленную подпись и полномочия. Отдельный диспетчер для этой схемы законом не назначен обязательным участником.

ПЭП - тоже электронная подпись. Это не просто произвольная отметка «согласен»: порядок ее использования и идентификация водителя должны быть предусмотрены системой обмена. Пункт 11 приложения № 1 к Правилам № 931 разрешает этот вариант после сверки груза и внесения замечаний при приеме; пункт 20 - после внесения замечаний при выдаче. В обоих случаях нужна последующая усиленная подпись перевозчика.

За перевозчика может подписывать руководитель или уполномоченный представитель, в том числе водитель. Для сотрудника, использующего свою УКЭП от имени компании, проверяют доверенность в установленном порядке, обычно МЧД. При этом статья 18.1 Устава автомобильного транспорта допускает и определенную УНЭП физического лица, создаваемую с использованием государственной инфраструктуры. Это не означает, что подойдет любая УНЭП из любого сервиса.

Возможность работы через «Госключ», вид выпускаемого сертификата и поддержку сценария вашим оператором проверьте до рейса. Для ИП, который сам выступает перевозчиком и подписывает своей квалифицированной подписью ИП, доверенность на себя не нужна. Выбор и получение подписи разобраны в инструкции КЭП для перевозчика.

Что делать, если данные о грузе не совпадают при погрузке

Коротко: остановите подписание и сообщите о расхождении представителю отправителя и ответственному за рейс. Ошибку в Т1 исправляет соответствующая сторона, а замечания перевозчика к фактически предъявленному грузу вносят при приемке. Не подтверждайте заведомо неверные сведения ради быстрого выезда.

Различайте ошибку в документе и замечание к грузу. Неверный номер машины или описание требуют проверки исходных данных. Поврежденная упаковка, недостача мест или другие расхождения требуют фиксации того, что перевозчик фактически принимает.

Если парный Т2 еще не сформирован, пункт 9 приложения № 1 к Правилам № 931 предусматривает уведомление об уточнении и новый Т1 с новой идентификацией. Для исправления Т1 в уже сложившейся паре файлов предусмотрен новый исправленный Т1 и парный Т2 со ссылкой на него. Конкретный маршрут в приложении согласуйте с ответственным за документы; новый файл должен соответствовать стадии обмена.

Можно ли исправить ЭТрН, если водитель ошибся при подписании

Коротко: часть сведений исправляют по установленной процедуре с формированием новых файлов. Но пункт 10 Правил № 931 исключает из исправлений сведения о передаче груза при приеме перевозчиком, замечания перевозчика при приеме, сведения о приеме грузополучателем и замечания перевозчика при выдаче. Это ограничение конкретных сведений, а не запрет любых изменений во всех Т2 и Т4.

Подписанный файл нельзя незаметно заменить отредактированным текстом. Для допустимых исправлений сохраняют связь с исходным документом и соблюдают очередность файлов. Например, после исправленного Т1 формируют новый парный Т2 с идентификатором исправленного файла.

Если ошибка затрагивает сведения, которые Правила запрещают исправлять, не пытайтесь обойти запрет созданием фиктивной новой перевозки. Передайте обстоятельства ответственному за документы, чтобы он определил допустимый способ оформления и фиксации ошибки. Подробности - в разборе корректировки ЭТрН.

Что делать, если грузополучатель не подписывает документ на выгрузке

Коротко: сообщите ответственному за рейс, выясните причину и зафиксируйте фактические обстоятельства передачи или отказа. По Правилам № 931 Т4 формируется после получения Т3, поэтому отсутствие файла получателя мешает обычному завершению обмена. Но ответственность за груз нельзя определять только по статусу приложения.

Если получатель не согласен с количеством или состоянием груза, замечания и результат приемки отражаются в Т3. Если проблема техническая, нужны ответственный подписант и поддержка оператора. Передайте диспетчеру номер документа, время прибытия, сведения о контакте на площадке и описание проблемы; сохраните доступные подтверждения по принятому у компании порядку.

Не подписывайте за получателя и не отмечайте выдачу, которой не было. Дальнейшие действия с грузом и выезд согласуйте с уполномоченным представителем перевозчика. Фактическую передачу, отказ и обстоятельства задержки нужно документировать: отсутствие Т3 само по себе не заменяет оценку этих событий по договору и статье 796 ГК РФ.

Водитель и диспетчер: кто что подписывает на каждом этапе рейса

Коротко: водитель проверяет груз при приеме и выдаче; уполномоченный подписант перевозчика обеспечивает подписание файлов в предусмотренном порядке. Эти функции могут выполнять разные люди или одно уполномоченное лицо. Т1 и Т3 относятся к другим сторонам перевозки.

Роли отправителя, получателя и остальных участников собраны в полной матрице титулов ЭТрН.

Частые ошибки водителей при подписании ЭТрН

Коротко: не подписывайте будущие действия, не пропускайте замечания к грузу и не считайте сохраненный черновик отправленным документом. При расхождениях сначала разберитесь с данными и стадией обмена.

• Подписать до проверки. Количество доступных для осмотра мест и состояние упаковки проверяют на площадке; сведения о массе сверяют по доступным документам и измерениям, а не «на глаз».
• Пропустить замечания. Оговорки при приеме и выдаче относятся к сведениям, для которых пункт 10 Правил № 931 ограничивает исправления. Не откладывайте их на конец рейса.
• Перепутать свою роль. Водитель перевозчика не становится подписантом отправителя или получателя только потому, что ему прислали ссылку на документ.
• Считать нажатие кнопки завершением обмена. Проверьте, подписан ли файл, нужна ли еще подпись перевозчика и нет ли сообщения об ошибке отправки.
• Подписывать чужие действия задним числом. При смене водителя не подтверждайте первоначальную приемку, в которой не участвовали, лишь для закрытия статуса.

Что делать при замене водителя в середине рейса

Коротко: формат предусматривает отдельный файл сведений о замене водителя или транспортного средства в рамках существующей ЭТрН. Сам по себе факт замены не требует начинать накладную заново. Оформление этого файла - задача перевозчика.

По пунктам 5 и 17 приложения № 1 к Правилам № 931 перевозчик оформляет файл о заменах. В нем сохраняется связь с этой перевозкой; для замены в пути предусмотрено направление после Т2 или файла переадресовки и до файла грузополучателя. В приложении файл может иметь свое обозначение, поэтому ориентируйтесь на название операции, а не только на номер «Т8» из сторонней памятки.

Новому водителю нужны доступ к документу, корректные сведения о нем и предусмотренные схемой полномочия. Он подтверждает действия, в которых участвует, например фактическую сдачу груза. Уже состоявшуюся приемку прежним водителем не следует переподписывать как собственную. Если замена произошла еще до приема груза, сначала приведите исходные сведения в соответствие с фактическим рейсом.

Для учета рейсов и документов можно попробовать CARGO.RUN START - 14 дней бесплатно.