Тендеры на грузоперевозки: как перевозчику участвовать и не уйти в минус

Коротко: тендер на грузоперевозку - это конкурс на контракт, где грузовладелец заранее собирает заявки нескольких перевозчиков и выбирает победителя по цене и условиям. Это не биржа с разовыми откликами на груз, а более длинная и более формальная процедура: с документами, обеспечением заявки и часто с многомесячным контрактом на объём. Ниже - как отличить государственный тендер от коммерческого, какие документы готовить и как посчитать ставку, чтобы контракт не увёл рейсы в минус.

Дальше по шагам - как выбрать тип тендера, какие документы подготовить заранее и как посчитать ставку, чтобы не продешевить. Разбираем такие рабочие вопросы перевозчика каждую неделю - подпишитесь, чтобы не пропустить разбор.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

MAXКанал «Цифровая логистика»TelegramЕсли привычнее Telegram

Чат в MAX

Самый большой чат перевозчиков

Обсуждаем ЭТрН и ЭПД, ставки, топливо, водителей и заказчиков.

Войти в чат

Что такое тендер на грузоперевозки и чем он отличается от биржи?

Коротко: тендер - это заранее объявленный конкурс на контракт (постоянный объём перевозок или крупная разовая партия), где заказчик собирает заявки нескольких перевозчиков и выбирает победителя по цене и другим критериям. Биржа грузоперевозок - открытая площадка, где перевозчик откликается на конкретный груз здесь и сейчас.

На бирже перевозчик видит объявление о конкретном рейсе и решает за минуты, брать его или нет - о них и о других каналах постоянной загрузки парка мы отдельно писали в материале про биржу грузоперевозок и обратную загрузку. Тендер устроен иначе: заказчик публикует условия закупки (маршруты, объём, срок контракта, требования к транспорту), собирает заявки в течение нескольких дней или недель, а затем выбирает подрядчика - иногда одного на весь объём, иногда нескольких по разным лотам.

Тендеры бывают двух принципиально разных типов: государственные и муниципальные закупки, которые регулирует закон, и коммерческие закупки, которые грузовладелец организует по своим правилам. Дальше - в чём разница.

Какими бывают тендеры на грузоперевозки: государственные закупки и коммерческие аукционы?

Коротко: транспортные услуги для государственных и муниципальных заказчиков закупаются по 44-ФЗ, для компаний с государственным участием - по 223-ФЗ (правила закупки там устанавливает сам заказчик в своём Положении о закупке). Коммерческие тендеры организуют сами грузовладельцы на собственных или сторонних электронных площадках - без привязки к этим двум законам.

Формально закон не ограничивает организационно-правовую форму участника: индивидуальный предприниматель вправе участвовать в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ наравне с ООО. Практическое ограничение другое - деньги: часть суммы контракта придётся временно заморозить на обеспечение, и для ИП с небольшим оборотным капиталом это заметнее, чем для крупной компании.

Какие документы нужны перевозчику для участия в тендере на грузоперевозки?

Коротко: типовой пакет - учредительные документы и выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, бухгалтерская отчётность за последние периоды, сведения о собственном или привлечённом транспорте и водителях, действующие страховые полисы и подтверждение опыта аналогичных перевозок.

Конкретный список каждый заказчик указывает в документации закупки, но набор обычно устойчивый:

• учредительные документы компании или ИП, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП не старше нескольких месяцев;
• бухгалтерская отчётность за один-два последних отчётных периода - заказчик так проверяет финансовую устойчивость подрядчика;
• список транспортных средств с указанием грузоподъёмности, года выпуска и формы владения (в собственности, в лизинге, привлечённый);
• сведения о водителях: категории прав, стаж, при перевозке опасных или специфических грузов - дополнительные допуски;
• полисы страхования (ОСАГО обязательно почти для всех транспортных средств, кроме нескольких исключений из закона - например техники, не предназначенной для дорог общего пользования; отдельно может потребоваться страхование ответственности перевозчика или груза, если это условие конкретного тендера);
• рекомендательные письма или акты выполненных работ, подтверждающие опыт аналогичных перевозок.

Если тендер выигран, отношения с заказчиком в итоге оформляются тем же договором-заявкой на перевозку, что и при обычной работе с постоянным клиентом - разбирали его обязательные пункты и дали готовый шаблон в статье про договор-заявку на перевозку груза. Стоит свериться с ним заранее: часть требований тендерной документации по факту дублирует то, что и так должно быть в договоре-заявке.

Хотите не собирать сведения о парке заново под каждый новый тендер? CARGO.RUN START хранит справочники по машинам, водителям и контрагентам в одном месте - данные о парке не приходится каждый раз искать по разным файлам.

Как перевозчику получить доступ к тендерам по 44-ФЗ?

Коротко: нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), регистрация в Единой информационной системе на zakupki.gov.ru - после неё площадки обязаны зарегистрировать участника в течение одного рабочего дня и открыть доступ к закупкам сразу на нескольких федеральных электронных площадках.

Порядок такой:

1. Оформить УКЭП для руководителя компании или ИП в удостоверяющем центре - без неё ни подать заявку, ни подписать контракт электронно не получится.
2. Зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) на портале zakupki.gov.ru через личный кабинет.
3. Дождаться регистрации на федеральных электронных площадках - она происходит автоматически после регистрации в ЕИС, площадка обязана обработать данные и открыть доступ участнику в течение одного рабочего дня.
4. Открыть спецсчёт в уполномоченном банке для внесения обеспечения заявок - без него деньги для обеспечения вносить будет не с чего.

Закрытый перечень операторов федеральных электронных площадок утверждён распоряжением Правительства РФ - в него входят, среди прочих, Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, ЕЭТП «Росэлторг» и ТЭК-Торг. Для закупок по 223-ФЗ обязательная аккредитация через ЕИС по правилам 44-ФЗ действует только в конкурентных электронных закупках, где участвовать вправе исключительно субъекты малого и среднего предпринимательства (МСП). В остальных закупках по 223-ФЗ заказчик сам выбирает площадку, а порядок аккредитации на ней устанавливает уже оператор этой площадки.

Сколько денег нужно заморозить на обеспечение заявки и исполнения контракта?

Коротко: обеспечение заявки на участие в закупке по 44-ФЗ обычно составляет от 0,5 до 5% начальной цены контракта, обеспечение исполнения самого контракта - от 0,5 до 30%. Деньги можно заморозить на спецсчёте, а можно заменить независимой гарантией (в обиходе - банковской).

Оба вида обеспечения защищают заказчика: обеспечение заявки - от того, что участник откажется от контракта после победы, обеспечение исполнения - от срыва самого контракта. Есть два способа предоставить обеспечение:

Банковскую гарантию выгоднее оформлять, если оборотных средств немного или если компания планирует участвовать не в одном, а в нескольких тендерах параллельно - замораживать на каждый живые деньги невыгодно. Для коммерческих (негосударственных) тендеров конкретные условия обеспечения каждая площадка или каждый грузовладелец устанавливает сам - универсальной ставки в процентах здесь нет, это стоит уточнять до подачи заявки.

Как рассчитать ставку для тендерного предложения, чтобы не уйти в минус?

Коротко: ставка = полная себестоимость километра (топливо, амортизация, зарплата водителя, платные дороги, налоги, порожний пробег на обратном плече) плюс осознанная маржа, а не цена, которую называет конкурент на бирже или в предыдущем тендере.

Тендерная ставка - это цена, которую компания называет на месяцы вперёд, а не на один рейс. Если в неё не заложить всю структуру расходов, а не только топливо, контракт может оказаться убыточным задолго до его окончания - и разорвать его без штрафа обычно уже нельзя. Подробная методика расчёта себестоимости и формула перехода к ставке - в статье калькулятор стоимости грузоперевозки и формула ставки; для тендерного предложения к той же формуле добавляется два момента:

• Порожний пробег на обратном плече. Тендерный маршрут редко даёт обратную загрузку заранее - если её нет, себестоимость километра нужно считать не по гружёному, а по полному кругу туда-обратно.
• Целевая маржа поверх себестоимости. В расчёт закладывают не только покрытие расходов, но и осознанную прибыль - иначе долгий контракт по фиксированной цене превращается в работу в ноль, если топливо или другие статьи расходов подорожают за время его действия.

Какие ошибки чаще всего допускают перевозчики при первом участии в тендере?

Коротко: главные ошибки - демпинг ради победы в надежде отбить убыток будущими заказами, забытый порожний пробег на обратном плече и долгий контракт по фиксированной цене без права пересмотра при росте рынка.

• Демпинг ради победы. Часть участников сознательно занижает цену, рассчитывая, что убыток по этому контракту компенсируют будущие заказы того же заказчика. На практике так теряют деньги на всём сроке контракта, а не только на первых рейсах.
• Забытый порожний пробег. Расчёт по гружёному плечу без учёта обратного хода занижает реальную себестоимость километра - и ставка, которая казалась выгодной на бумаге, в рейсе не окупается.
• Фиксированная цена на долгий срок без индексации. Тендерный контракт нередко заключают на несколько месяцев вперёд по одной ставке. Если топливо или другие статьи расходов вырастут за это время, а условие пересмотра цены в договоре не прописано, часть парка будет возить в убыток до конца контракта.
• Договор читают по диагонали. Условия оплаты, штрафы, порядок подтверждения объёма - всё это в тексте документации закупки, а не в устной договорённости с менеджером заказчика.

Чем перевозчик рискует после победы в тендере: сроки оплаты и штрафы за срыв рейса?

Коротко: для контрактов по 44-ФЗ закон по общему правилу ограничивает срок оплаты после приёмки семью рабочими днями (дольше - только в отдельных исключительных случаях). Штраф 20% от провозной платы по Уставу автомобильного транспорта (259-ФЗ) грозит перевозчику за невывоз груза по своей вине; за несвоевременную подачу транспорта под погрузку предусмотрен другой штраф - почасовой, в процентах от провозной платы.

По коммерческим тендерам конкретные сроки оплаты каждый организатор закупки устанавливает сам - в документации это может быть оплата по факту рейса или отсрочка на несколько недель. Прежде чем подавать заявку, стоит явно свериться с этим условием: контракт на большой объём с отсрочкой платежа означает, что компании нужен запас оборотных средств на весь этот период, а не только на топливо и зарплату водителей.

Штраф за неисполнение обязательств по Уставу автомобильного транспорта (259-ФЗ) двусторонний. Если груз не вывезен по вине перевозчика - перевозчик платит грузоотправителю 20% провозной платы, если иное не согласовано договором. Если транспорт подан с опозданием - за это отдельный, почасовой штраф: 5% провозной платы за каждый полный час просрочки при перевозке в городском или пригородном сообщении, 1% среднесуточной провозной платы - при перевозке в междугородном сообщении. Симметрично: если грузоотправитель не предъявил груз к перевозке, предусмотренной договором, он платит перевозчику те же 20% провозной платы, если иное не согласовано договором - это защита перевозчика от ситуации, когда заказчик отменяет рейс в последний момент.

На каких площадках перевозчику искать тендеры на грузоперевозки?

Коротко: у каждого типа тендера - свой набор площадок: федеральные ЭТП для 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческие электронные площадки для закупок производственных и торговых компаний, собственные закупочные порталы у части крупных грузовладельцев.

Кроме тендеров на объём, у перевозчика остаются обычные каналы разовой и постоянной загрузки - биржа, диспетчеры и прямые грузовладельцы без формальной закупочной процедуры. Мы разбирали их отдельно в материале про биржу грузоперевозок и поиск обратной загрузки: для срочного рейса или разовой обратной загрузки тендер обычно избыточен по срокам, а вот для стабильного объёма на несколько месяцев вперёд - наоборот, предпочтительнее биржи.

Как тендерные контракты меняются после перехода на ЭТрН с 1 сентября 2026 года?

Коротко: обязанность оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года зависит от того, что перед нами договор перевозки, а не от того, кто заказчик - государство или частная компания. Если по итогам тендера подписан именно договор перевозки груза, на такую перевозку по общему правилу нужна ЭТрН, кроме нескольких случаев, которые приказ Минтранса прямо оставил на бумаге.

Практическое следствие для тендерного контракта: если он оформлен как договор перевозки (перевозчик обязуется доставить груз, заказчик - оплатить провозную плату), с 1 сентября 2026 года по умолчанию каждый рейс по этому контракту сопровождается электронной транспортной накладной, а не бумажной. Исключения перечислены в приказе Минтранса от 1 июня 2026 года № 262. Среди них - перевозки грузов военного назначения, где грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны; перевозки, где грузоотправителем или грузополучателем выступает иностранное юрлицо без записи в госреестре аккредитованных филиалов и представительств; сбой программно-аппаратных комплексов, зафиксированный ГосСОПКА; и отсутствие доступа к интернету. Тендерный контракт под эти исключения подпадает редко, но документацию закупки стоит заранее проверить на этот счёт. Стоит также заранее уточнить, какой электронный документооборот использует заказчик, и подключиться к нему до первого рейса по контракту, а не в процессе его исполнения. Пошаговый порядок перехода - в статье как перейти на ЭТрН и ЭПД за 8 шагов.

Статья - первый шаг. CARGO.RUN START ставит заявки, закрывающие документы по ним (счёт, акт, договор-заявка) и отчёты по рентабельности перевозок в одну систему: начать бесплатно.