Расходы на топливо в транспортной компании: как контролировать и на чем реально экономить

Топливо - крупнейшая статья расходов на рейс, и в 2026 году она растет быстрее ставок: к концу июня средняя розничная цена дизеля дошла до 82,93 руб/л, плюс 8,59% с начала года, а в десятках регионов продажи на АЗС еще и ограничили. Про сами цены мы писали в разборе топливного рынка. Эта статья - про то, что с этим делать перевозчику: как выстроить контроль топлива от норм списания до выбора заправок и по каким цифрам понять, что меры работают.

Коротко: экономия на топливе складывается из четырех слоев - честный учет расхода (нормы, датчики, путевые листы), защита от сливов и приписок, скидки по топливным картам и управление тем, где именно заправляются машины. Последний слой чаще всего недооценивают: разница в несколько рублей на литре между АЗС при сотнях тысяч литров в месяц дает больший эффект, чем борьба за проценты расхода. Проверяется все это тремя метриками: средневзвешенная цена литра, доля дорогих заправок и экономия на литр к базовому периоду.

Разбираем ЭПД, цифровизацию перевозок и учёт автопарка — коротко и по делу. Подпишитесь на канал, чтобы не пропустить.

TelegramКанал «Цифровая логистика»MAXЕсли Telegram не открывается

Из чего складываются затраты на топливо?

Коротко: затраты = литры умножить на цену этих литров. Компании годами работают с первым множителем и почти не трогают второй.

Затраты на топливо раскладываются на четыре составляющие, и у каждой свой инструмент:

Две транспортные компании с похожими парками и почти одинаковым расходом на сотню километров могут иметь заметно разные итоговые затраты. Причина обычно не в литрах: одна заправляется где придется, вторая управляет структурой заправок. К этому вернемся ниже - сначала про базу.

Как списывать топливо по путевым листам?

Коротко: основа учета - нормы расхода и путевой лист. Списывать топливо «по чекам» без привязки к пробегу опасно и для экономики, и для налогов.

Отправная точка - нормативный расход. Ориентир для расчетов - распоряжение Минтранса № АМ-23-р: базовые нормы по маркам техники плюс поправочные коэффициенты на зиму, горную местность, город, возраст машины. Документ носит рекомендательный характер для коммерческих компаний, но налоговая практика складывается так, что обоснованные нормы - самый надежный способ подтвердить расходы на ГСМ.

Механика списания привязана к путевому листу: пробег за смену умножается на норму с коэффициентами, результат сравнивается с фактическими заправками. Если компания списывает «сколько заправили», расхождения между купленным и реально сожженным топливом не видны в принципе - в этой щели живут и перерасход, и сливы.

Рабочий цикл учета выглядит так:

1. Утвердить приказом нормы расхода по каждой марке техники - на базе АМ-23-р или замеров.
2. Фиксировать пробег и заправки в путевом листе каждый рейс.
3. Раз в неделю сверять нормативный расход с фактическим по каждой машине.
4. Разбирать отклонения больше 5-7%: маршрут, погода, техника или водитель.

Как поймать сливы и заправки мимо бака?

Коротко: датчик уровня топлива показывает, сколько топлива реально попало в бак и когда оно из него уходило. Без него контроль держится на честном слове.

Классические схемы потерь - слив из бака, заправка канистры по карте компании, чек с АЗС на большее количество литров, чем попало в бак. Ловятся они одним способом: сверкой данных датчика уровня топлива (ДУТ) с чеками и транзакциями по топливным картам. Датчик фиксирует время и объем каждой заправки и каждого резкого падения уровня - остается сопоставить это с документами.

Здесь важна регулярность. Если сверка происходит раз в месяц при закрытии периода, деньги уже потрачены, а виноватого ищут по памяти. Работающая схема - автоматическая сверка по каждому рейсу: расхождение всплывает на следующий день, пока событие свежее и его можно разобрать с водителем предметно.

Отдельная строка - стиль вождения. Резкие разгоны и торможения добавляют к расходу заметный процент и ускоряют износ техники; как это выглядит на данных, мы показывали в видео о контроле стиля вождения.

Учет расхода, сверка заправок и путевые листы - это та рутина, которую имеет смысл вести в одной системе, а не в трех таблицах. CARGO.RUN START собирает данные по машинам, рейсам и заправкам в одном месте - расхождения видны сразу, без ручной сверки в конце месяца.

Топливные карты: скидка не равна экономии

Коротко: карта дает скидку и чистые закрывающие документы, но не решает, где заправляться. Выгода зависит от того, чьи АЗС стоят на ваших маршрутах.

Топливные карты для грузоперевозок решают три задачи: безналичная оплата без подотчетных денег, скидка от розницы и автоматические закрывающие документы для бухгалтерии. На этом их роль заканчивается - карта не выбирает заправку за водителя.

При выборе эмитента считать нужно не заявленный размер скидки, а покрытие ваших маршрутов. Скидка 3% в сети, которой нет на вашем плече, стоит ноль. Практичный способ: выгрузить фактические точки заправок за последние два-три месяца и наложить на карту покрытия эмитента - станет видно, какая доля литров реально попадет под скидку.

Где заправляться, чтобы литр обходился дешевле?

Коротко: разница между соседними АЗС на трассе доходит до нескольких рублей за литр. На объемах парка выбор заправки влияет на итог сильнее, чем проценты экономии расхода.

Цена литра на разных АЗС по одному и тому же маршруту отличается на несколько рублей - из-за региона, сети, придорожного формата. Для легковой машины это мелочь. Для парка, который покупает десятки и сотни тысяч литров в месяц, структура заправок - где и по какой цене куплен каждый литр - становится самостоятельным рычагом экономики.

Управляют этим планированием заправок на маршруте: система строит план исходя из цен на АЗС по пути, остатка в баке и расхода, а водитель получает конкретные точки вместо «заправься где-нибудь». Побочный эффект такого планирования - исчезают заправки на «удобных», но дорогих станциях по привычке.

Насколько это работает в деньгах, видно по кейсу ТК «Аякс»: парк из 65 машин перешел на плановые заправки по выгодным АЗС и получил среднюю экономию 2,12 ₽ с литра, а в лучший месяц - 587 700 ₽. Внедрение окупилось меньше чем за два месяца.

Как понять, что экономия настоящая?

Коротко: следить нужно за средневзвешенной ценой литра, долей литров с дорогих АЗС и экономией на литр к базовому периоду. Просто «затраты на топливо за месяц» не показывают ничего.

Общая сумма затрат за месяц - плохой индикатор: она растет и падает вместе с пробегом и рыночной ценой, и эффект ваших мер в ней тонет. Рабочий набор метрик:

1. Средневзвешенная цена литра по парку. Сумма затрат, деленная на литры. Сравнивается с рыночной динамикой: если рынок вырос на 3 рубля, а ваша цена - на полтора, меры работают.
2. Структура заправок по ценовым диапазонам. Какая доля литров куплена на дешевых, средних и дорогих АЗС и как эта доля меняется от недели к неделе.
3. Экономия на литр к базовому периоду. Фактическая цена литра против цены при старой структуре заправок. Метрика очищена от рыночных колебаний: даже когда солярка дорожает, видно, сколько сэкономлено относительно сценария «ничего не делали».

Эти же три цифры удобно смотреть еженедельно, а не в конце квартала: структура заправок разъезжается быстро, стоит водителям вернуться к привычным станциям.

Частые ошибки: где экономия на топливе ломается

Коротко: типовые провалы - контроль без последствий, экономия на литре ценой крюка в 50 км и нормы, не пересмотренные годами.

• Данные есть, решений нет. Датчики стоят, отчеты приходят, но за перерасходом не следует разбор - через пару месяцев водители это понимают, и цифры возвращаются к старым.
• Крюк за дешевым литром. Заезд 50 км ради АЗС на два рубля дешевле съедает выгоду расходом и временем. План заправок должен считать полную стоимость крюка, длину маршрута и остаток в баке.
• Нормы из прошлой жизни. Парк обновился, плечи изменились, а нормы расхода остались от старых машин - и «перерасход» на бумаге ловит не воров, а погрешность нормы.
• Экономия без учета лимитов. В 2026 году в части регионов продажи топлива на АЗС ограничивали - план заправок, который не учитывает доступность станций, разваливается на первом же таком участке.
• Топливо отдельно от экономики рейса. Литры и рубли за топливо имеют смысл только в составе себестоимости километра: дешевое топливо на убыточном плече не спасает рейс.

Практические приемы ежедневной экономии мы собрали и в коротком видео о том, как экономить на топливе каждый день, а как топливо ложится в общую картину учета парка - в разборе ТМС-систем для малого перевозчика.

Статья - первый шаг. CARGO.RUN START ставит учёт автопарка, заявки и документы в одну систему и доводит до результата.

Попробовать бесплатно 14 дней →

Источники

• Росстат: о потребительских ценах на нефтепродукты с 16 по 22 июня 2026 года
• Ведомости: биржевая цена дизеля обновила исторический максимум (по данным СПбМТСБ)
• Коммерсантъ: хроника региональных ограничений на продажу топлива
• Правительство России: временный запрет на экспорт топлива до 31 июля 2026 года (постановление № 78)
• Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р - нормы расхода топлив и смазочных материалов
• Интерфакс: Росстат о недельном росте цен на топливо